20 Organisationstalent Jobs Berlin

Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen wichtigen Dokumenten, Terminplanung, Koordination und effiziente Reiseorganisation, Vorbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei der Budgetplanung und -kontrolle, Verwaltung von Verträgen und wichtigen Dokumenten, Betreuung und Pflege der Social Media Kanäle des Unternehmens, Entwicklung kreativer Ideen für digitale Kommunikation und Marketingstrategien

Eigenverantwortliche und effiziente Büroorganisation, Allgemeine Sekretariatsarbeiten, Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kunden und Mitarbeitern, Reisedisposition, vorbereitende Buchhaltung

Professionelle und freundliche Betreuung für Besucher:innen und Kommunikationsschnittstelle für Kund:innen und Mitarbeiter:innen, Planung, Organisation, Koordinierung sowie Nachbereitung interner und externer Termine, zudem führen und pflegen Sie die Terminkalender der vorgesetzten Stellen, Protokollführung bei Teamsitzungen, Büroorganisation im Bereich und verwalten Büromaterial sowie Arbeitsmittel, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z. B. das Verwalten von Büromaterial, Archivierung, die Führung und Pflege von Akten sowie die Rechnungsbearbeitung und -kontrolle

Allgemeine Assistenzaufgaben und Terminkoordination für den Bereich der Sicherheitsberatung, Professionelle Unterstützen des Teams bei der Erstellung von Angeboten, Berichten, Protokollen und Präsentationsunterlagen., Mitwirkung beim Projektcontrolling und der Pflege der internen Systeme, Durchführen der Reiseplanung und -abrechnung, Souveräne Kommunikation mit internen und externen Gesprächspartnern im Rahmen der dargestellten Aufgaben

Konzeption neuern Prozesse sowie Evaluation und Neugestaltung bestehender Prozesse, Leitfäden und Vorlagen im Bereich der Geschäftsleitung, ggf. in Zusammenarbeit mit der Projektleitung Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement, Organisation und Entwürfe in den Bereichen Zuwendung und Berichtswesen (Entwerfen von Anträgen, Finanzierungsplänen, und Verwendungsnachweisen, Abstimmung mit den Teams, Weiterentwicklung der Prozesse und auch Koordination mit externen Dienstleister:innen wie Steuerbüro oder Wirtschaftsprüfung), Konzeption und Durchführung eines effizienten und umfassenden Berichtswesens gegenüber Aufsichtsrat, Zuwendungsgeber:innen und anderen Stellen, Unterstützung der Geschäftsleitung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen, Prüfung von Unterlagen und Erstellung sowie Abstimmung von Entwürfen für Rechtsgeschäfte im Bereich der Geschäftsleitung und Verwaltung (z. B. Versicherungen, Rahmenverträge mit Dienstleister:innen, Rechtsangelegenheiten und notarielle Angelegenheiten, Controlling der Verträge und Prozesse), Unterstützung bei Vergaben nach Bundeshaushaltsordnung im Bereich Geschäftsleitung oder Bearbeitung von Anfragen aus den Teams (Klärung der Verfahrensart, Vorbereitung von Unterlagen, Organisation der Ausschreibung/Angebotseinholung, Dokumentation in Form von Vergabevermerken, Vorbereitung Zuschlag und Vertragsunterlagen, wenn Standardvertrag, Abwicklung und Abrechnung), Verfassen von Protokollen und weiteren Schriftsätzen, Verantwortung des allgemeinen Büromanagements der Geschäftsleitung (Terminkoordination, Kontaktmanagement, Vorbereitung von Dienstreisen, kleine Beschaffungen), Vorbereitende Buchhaltung für die Geschäftsleitung (Kontierung von Rechnungen und Belegen, Abstimmung von Kostennachweisen etc.), Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Durchführung von Projekten in anderen Bereichen, Organisation von Klausuren, Workshops oder bereichsübergreifenden Veranstaltungen im Aufgabenbereich der Geschäftsleitung

Veranstaltungsmanagement (Vorbereitung, Umsetzung/Begleitung, Nachbereitung) von jährlich ca. elf Präsenzveranstaltungen zur Fortbildung und zum Austausch für die Energieberater:innen (in verschiedenen Regionen Deutschlands) und von ca. vier Präsenzveranstaltungen zur Einführung neuer Energieberater:innen in die Projektabläufe (in Berlin), dazu zählen u.a.: Einladungsmanagement sowie Kommunikation mit Teilnehmenden und Referierenden, Abstimmung mit den Tagungsstätten bzgl. der Buchungen (z.B. Zimmerstornierungen), Unterstützung bei Vergaben und Vertragsmanagement für Tagungsstätten, Bereitstellung von Veranstaltungsunterlagen und Teilnehmendenlisten, Organisatorische Begleitung der Veranstaltungen vor Ort, Bearbeitung von Abrechnungen und Rechnungen von Tagungsstätten und ggf. Dienstleistern, Erstellung und Versand von Teilnahme-Zertifikaten, Mitarbeit bei der Einführung eines CRM-Systems zur Optimierung der Veranstaltungsorganisation und des Qualitätsmanagements

Enge Zusammenarbeit und Absprache mit der geschäftsführenden Projektleitung und dem ehrenamtlich tätigen Vereinsvorstand, Administrative und fachliche Assistenz der projektbezogenen geschäftsführenden Leitung im Bereich Finanzmanagement, Mitwirkung bei der finanztechnischen Planung, Bewirtschaftung und Abrechnung aller projektbezogenen Zuwendungsmittel, Sicherstellung der rechtlich korrekten Buchhaltung, Fachbezogener Überblick der Projektfinanzen und der damit verbundenen Projektaufgaben, Koordinierung des Büro- und Empfangsbereiches des Weiterbildungs- und Beratungsprojektes, Erstkontakt, Informationsweitergabe und Empfang von Beratungskund*innen und Bildungsinteressierten, Posteingang und -ausgang, Terminvergabe für Beratungen, Entgegennahme von Anmeldungen, Führung von Anwesenheitslisten zu den Bildungsveranstaltungen, Kassierung von Teilnahmegebühren, Schriftverkehr, Dokumentenablage, Kopierarbeiten

Übernahme von organisatorischen und administrativen Tätigkeiten und Unterstützung des Projektteams bei der Durchführung von Projektträgerschaften, Verantwortung für die Zuarbeit für die Administration der Projektdatenbank, z.B. Datenerfassung und Datenbankauswertung, Zuständigkeit für Archivierungs-, Druck- und Kopierarbeiten sowie Ablagetätigkeiten, Mithilfe bei der Planung und Durchführung von internen Veranstaltungen, Unterstützung der Projektassistenzen bei administrativen Office-Tätigkeiten (z. B. Telefondienst, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost) und Übernahme von Botengängen

Mitarbeit in allen organisatorischen, administrativen und inhaltlichen Prozessen zur Umsetzung der Preise, Begleitung der Planungen und Durchführungen der Veranstaltungsproduktion (z.B. Artist Care, Travelmanagement) von zwei Preisverleihungen in wechselnden Städten, Durchführung von Recherchen und Erstellung von Präsentationen und Unterlagen (z.B. Statistiken zu Bewerber:innendaten), Unterstützung bei administrativen Vorgängen wie Ausschreibungsverfahren, Vertrags- und Rechnungsmanagement, Betreuung von Online-Tools (u.a. Bewerbungsportale, Zoom, Sharepoint), Koordination von Terminen und Betreuung von Meetings (z.B. Jurysitzungen), Schaffung von Synergieeffekten für das Awards-Team und Organisation interner Meet-Ups

Bearbeiten aller personalwirtschaftlichen Aufgaben, Kontaktperson für ein organisiertes und funktionierendes Betriebsbüro für ca. 130 Mitarbeitende am Standort, Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen sowie Reisekoordinator:in, Zeitbeauftragte:r: SAP Zeiterfassungen von Mitarbeitenden (z.B. Elternzeit, Schichtzulagen) mit Prüfung auf Plausiblität (Grundlage für spätere Gehaltsabrechnung), Erstellung, Bearbeitung und Prüfung der Urlaubspläne, Urlaubsanträge sowie Rufbereitschaftspläne, Durchführung der Rückstellungsbildung, Anfertigung von Unfallmeldungen, Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben, z.B. Ein-und Ausgangspost

Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln, Koordination und Organisation von Projekten, Erstellung von Kommunikationsmaterialien, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit

Umfassendes Kommunikations- und Informationsmanagement für die Leitung der Hauptabteilung, Tagesaktuelle Büroorganisation und Terminkoordination für die Leitung der Hauptabteilung, Abstimmung und Planung von Terminen, Besprechungen, Meetings sowie der aktuellen täglichen Verfügbarkeit, Selbstständige Administration der alltäglichen Themen sowie deren Vorbereitung, Vorbereitung von Dokumenten und Präsentationen sowie deren weiteren Ausarbeitung nach Rücksprache

Assistenz bei der Weiterbildung „Tranformationsmanager:in Nachhaltige Kultur“, inklusive Weiterentwicklung des Formats, Mitarbeit in Marketing und Kommunikation (Verfassen von Texten und Pflege unserer Website, Erstellung von Social Media-Content), Unterstützung bei der Planung und Durchführung von (Abschluss)-Events, Netzwerkpflege, Durchführung von Recherchen sowie Datenaufbereitung und -pflege, Betreuung von Online-Tools (u.a. Bewerbungsportalen, Zoom, Basecamp), Ggf. Projektassistenz bestehender und zukünftiger Projekte

Sekretariatsaufgaben und Zuarbeiten für die Geschäftsführung, Büroorganisation und interne Kommunikation, allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung, Personalsachbearbeitung, Datenpflege und Erstellen von Statistiken

Vermittlung und Auftragsabwicklung von Dolmetscheinsätzen, Kommunikation mit Kund*innen und Dolmetschenden, Dokumentation und Datenpflege von Dolmetscher*innen-, Kund*innen- und Einsatzdaten mit Hilfe einer Fachsoftware, Administrative Aufgaben und allgemeine Bürotätigkeiten

Pflege von Mitgliederdatenbanken und -datensätzen, Aktualisierung von Stammdaten in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Digitalisierung und Ablage von Belegen, Vorbereitende Zuarbeiten für die Finanzbuchhaltung, Beantwortung von Korrespondenz mit Mitgliedern und Interessierten, Empfang von Gästen und Unterstützung bei Veranstaltungen, Vorbereitung von Meetings