Übernahme, selbstständige Planung und Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Vorsitzende des Vorstandes, umfassende Gewährleistung des Informationsflusses zwischen Vorstand und den Geschäftsbereichsleitungen, Planung, Organisation und Nachbereitung von internen sowie externen Besprechungen und Veranstaltungen, Erstellung von Präsentations- und Informationsunterlagen für die Vorsitzende des Vorstandes, Erledigung der anfallenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon, Verwaltung), Durchführung der Reiseplanung und –abrechnung, Postmanagement für den Vorstandsbereich (u.a. revisionssicheres Erfassen der Korrespondenz), Unterstützung der Fachbereichsleitung des Vorstandsreferates bei der Organisation und Durchführung von Gremiensitzungen, Recherchearbeit und Pflege der Kontaktdaten für die Gremienarbeit

Eigenverantwortliche administrative Unterstützung, Organisation und Koordination von Terminen sowie die Bearbeitung der Patientenanfragen, Sicherstellung der Vernetzung und Kommunikation mit der Station und der Ambulanz, Erstellung und Bearbeitung von Patientenakten sowie die Verwaltung von Dokumentationen, Organisation und Koordination von Besprechungen und internen Meetings, Korrespondenz mit Ärzten, Therapeuten und externen Dienstleistern, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Abrechnungsunterlagen, Enge Zusammenarbeit mit dem medizinischen und therapeutischen Personal, Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs im administrativen Bereich der Tagesklinik

Begleitung von Fördervorhaben in allen Projektphasen (Prüfung, Monitoring, Endabrechnung), Befähigung und Unterstützung der Projektleitungen bei der Berücksichtigung von Fördermittel-relevanten Aspekten, Sicherstellung der Einhaltung zuwendungsrechtlicher Vorgaben, Ansprechpartner für alle Projektbeteiligten, Kommunikation mit Behörden zur optimalen Nutzung von Fördergeldern

Rechnungsbearbeitung, einschließlich Haushaltsüberwachung, Ausschreibungs-/Vergabewesen (Vorbereitung Ausschreibungsunterlagen, Mitwirkung bei der Angebotseröffnung, Vorbereitung Aufträge, Überwachen der Gewährleistungsfristen, Verwaltung der Urkalkulationen), Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Mitwirkung bei der Betreuung der Auszubildenden

Vermittlung von Rat und Hilfe für Menschen, die sich an die Geschäftsstelle wenden, Betreuung des Sekretariats der Bundesgeschäftsstelle und Kommunikation per E-Mail und Telefon, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen wie Messeauftritten, Seminaren und Gremiensitzungen, Unterstützung der Ehrenamtlichen z.B. in der Erstellung von Rundschreiben oder bei ihrer Haushaltsplanung, Aktualisierung der Datenbanken und Sicherstellung, dass die Buchhaltung Mitgliedsbeiträge und Abgaben in Rechnung stellen kann

Selbständiges Arbeiten in den Bereichen Veranstaltungsmanagement und -logistik sowie selbständige Organisation von eigenen und externen Veranstaltungen, in digitaler Form oder in Präsenz, inklusive Kontaktpflege., Selbständige Erledigung von Verwaltung und Dokumentation der zentralen Vertragsablage für den Bereich Veranstaltungen., Zuarbeit für Vorstand und Fachpersonal., Unterstützung der Kolleg:innen der Einheiten Forschung & Beratung, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie Engagement und Partnerschaften im Bereich Veranstaltungsplanung, umsetzung und -veröffentlichung

Terminkoordination für interne und externe Termine, Telefonische Kommunikation mit Patienten und Angehörigen, Erstellung von Rechnungen und allgemeine Verwaltungsaufgaben, Unterstützung und Vertretung an der Rezeption des benachbarten Therapiezentrums, Allgemeine Bürotätigkeiten, die den Praxisalltag erleichtern

Koordinierung, Planung und Überwachung von Terminen, Empfang von Besucherinnen und Besuchern, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Postverteilung, Fertigen von allgemeinen Schreiben für die Behördenstabsleitung nach Vorgabe bzw. Vorlage, Fertigen von Gesprächsnotizen und Sitzungsprotokollen, Formulierung und Gestaltung von Texten, Beschaffung von Büromaterial, Krankheits- und Urlaubsverwaltung im Personalinformationssystem

Digitale Erfassung von Postein- und -ausgängen inkl. Fristenerfassung über unser Dokumentenmanagementsystem, Erledigung des Schriftverkehrs, Empfang und erster Ansprechpartner für unsere Mandanten – persönlich vor Ort und telefonisch, Terminplanung, Pflege von Stammdaten und Datenbanken, Erstellung von Gebührenabrechnungen und vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung

Mitarbeit bei der Überprüfung und Überwachung der Wartungsverträge, Mitarbeit bei der Erstellung/Überarbeitung von Gefährdungsbeurteilungen, Mitarbeit bei der Erstellung und Einhaltung eines Schulungs- und Unterweisungsplanes, Mitarbeit bei der jährlichen Bestandsinventur, allgemeine Verwaltungsaufgaben, Mitarbeit bei Optimierungsprozessen, Mitarbeit bei der Festlegung, Überwachung und Kontrolle von Qualitätsstandards

Allgemeine Studien- und Projektorganisation (Bearbeitung von Anfragen, Post, Bestellungen, Ablage, Terminkoordination, etc.), Erste Ansprechperson für Anfragen der Projektpartner, Patienten und Studienpraxen (Ärzte, MFA), Unterstützung bei Rekrutierung von Patienten und hausärztlichen Praxen, Schulung der Praxisteams, ggf. in deren Praxisräumlichkeiten, Erhebung, Dokumentation und Pflege von Kontaktdaten und studienrelevanter Daten in hausärztlichen Praxen (Befragungen, ggf. Erhebung Vitalparameter), Koordination von Studienabläufen, Studienadministration und Unterstützung des Berichtswesens, Erstellen von Brief- und Mailvorlagen sowie Präsentationen, Begleitung bei Terminen und Besprechungen inkl. Protokollführung, Vor- und Nachbearbeiten sowie Ausrichten von Veranstaltungen und Fortbildungen, Pflege des Internetauftritts und Mithilfe bei der Öffentlichkeitsarbeit

Administrative Büro-, Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten im entsprechend zugewiesenen Verantwortungsbereich, Datenerfassung, –pflege, Bearbeiten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Vertrags- und Versicherungsangelegenheiten, Allgemeine Korrespondenz mit z.B. Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, Eigenverantwortliches Erstellen von Berichten, Präsentationen, Statistiken, Daten und Geschäftsunterlagen

Eigenverantwortliche Koordination von Begehungsterminen bei Eigentümerinnen und Eigentümern energieeffizienter Gebäude durch externe Fachprüfende, Sicherstellung, dass alle erforderlichen Unterlagen vor der Begehung vorliegen, Ansprechperson für Fachprüfende und Eigentümer bei Rückfragen rund um die Begehungstermine sowie die Dokumentation in den entsprechenden Tools, Sicherstellung, dass relevante Unterlagen und Informationen nach den Begehungen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung stehen, Datenerfassung und -pflege zu umgesetzten Bauvorhaben energieeffizienter Gebäude im Tool, Unterstützung des Teams bei der Optimierung aktueller Prozesse, Tools, Kommunikationsmittel und -wege sowie deren Dokumentation in Handbüchern

Sie unterstützen das Team der Bundesgeschäftsstelle im Bereich der Veranstaltungsorganisation . Dies umfasst unter anderem die Suche nach Veranstaltungsorten, die Verwaltung der Anmeldungen, das Vorbereiten des benötigten Materials und die Unterstützung in der Nachbereitung., Sie unterstützen das Team der Bundesgeschäftsstelle im Bereich der Administration. Dies umfasst unter anderem die Unterstützung im Bereich der Korrespondenz, des Telefons und der Antragsbearbeitung der Jugendgruppen., Sie übernehmen kleine Aufgabenbereiche und bearbeiten diese eigenständig.

Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung am Empfang, Informationsweitergabe an Kund*innen über die Angebote des Trägers, Vorbereitung und Pflege von Kursmappen und von Unterrichtsmaterialien, Vorbereitung von Veranstaltungen

Beratung und Unterstützung von Führungskräften und Dienstplaner:innen zu allen Fragen der Dienstplanung, Gestaltung und Optimierung von Urlaubs- und Arbeitszeitregelungen sowie konzeptionelle Weiterentwicklung der Dienstplanungsprozesse, Durchführung von Workshops zur Schulung von Führungskräften und Mitarbeitenden, Pflege und Management von Personalstammdaten im Zeiterfassungssystem X/Time (GFOS) sowie Verarbeitung von Arbeitszeiten, Überstunden, Abwesenheiten und Sonderregelungen, Datenpflege, -kontrolle und Optimierung der geplanten Dienste und erfassten Zeiten insbesondere hinsichtlich tariflicher und betrieblicher Regelungen, Enge Zusammenarbeit mit der Personalsachbearbeitung, um die korrekte Umsetzung der Gehaltsabrechnung sicherzustellen, Erstellung von Auswertungen im Rahmen des Arbeitszeitmanagements

Telefonische, schriftliche und persönliche Korrespondenz mit unseren Kundinnen und Kunden, Seminarvorbereitung – organisatorische Absprachen mit Dozentinnen und Dozenten, Raumplanung, Vorbereitung und Bereitstellung von notwendigen Materialien, sowie Planung der Verpflegung, Seminarbegleitung – Ansprechpartner zu organisatorischen und administrativen Fragen für alle kursteilnehmende Personen sowie Dozentinnen und Dozenten, Seminarnachbereitung – Seminarauswertung, Maßnahmenzertifizierung und Abrechnung, Konstante Pflege von Kundendaten im internen Verwaltungssystem, Einsatz von Seminaren zum Teil am Wochenende möglich

Allgemeine Personalsachbearbeitung entlang des Mitarbeitendenlebenszyklus, Erstellung von Vertragsunterlagen, Zeugnissen, Bescheinigungen und weitere personenbezogene Dokumente, Allgemeine Datenpflege in Personio, sowie die Ablage und Archivierung von Personalunterlagen, Unterstützung bei der vorbereitenden Lohnabrechnung, Digitalisierung der bereits bestehenden Prozesse, Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräften zu arbeitsrechtlichen Fragen, Korrespondenz mit externen Dienstleistern, wie z.B. Behörden

Administrative Tätigkeiten im Sekretariat des Fachbereichs, u.a. Terminabstimmungen, Raummanagement, Schriftverkehr, Vorbereitung der Einstellung von studentischen Hilfskräften, Mitwirkung bei Veranstaltungen, hochschulinterne Verwaltungsvorgänge, Auskunftserteilung und Beratung von Professores, Studierenden und Mitarbeiter*innen in Verwaltungsangelegenheiten, Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten und Mitwirkung bei der Verwaltung von Lehrnachweisen, Unterstützung bei der Bearbeitung der Haushaltsangelegenheiten des Fachbereichs

Verwaltung und Abrechnung von Haushalts- und Drittmitteln, einschließlich Buchungstätigkeiten im Verwaltungsbuchungssystem (HIS-FSV), Bearbeitung von Rechnungen und Unterstützung im Beschaffungsprozess, Durchführung der Anlagenbuchhaltung und Erfassung von Daten im Inventarsystem (RInv), Abrechnung der Firmenkreditkarten, Unterstützung bei der Budgetplanung von Drittmittelprojekten, beispielsweise Pflege und Verwaltung von Datenbanken, Durchführung von Mittelabrufen bei Drittmittelgebern sowie Unterstützung bei der Erstellung von Projektabrechnungen, Unterstützung im Eventmanagement, insbesondere bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen