Vertragsmanagement: Monitoring und Pflege von Verträgen, Zentrale Telefonannahme als erster Ansprechpartner, Erledigung von zentralen IT-Angelegenheiten, Digitalisierung und Ablage wichtiger Dokumente, Korrespondenz mit Behörden, Steuerberatern und Kunden, Zentrale Anmeldung und Koordination von Seminaren, Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung, Organisation und Koordination von täglichen Aufgaben, Büroorganisation und Strukturierung des Back-Office

Allgemeines Office-Management, Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter vor Ort, Sicherstellung eines professionellen Umfelds im Büro, Überwachung von Sauberkeit und Ordnung, Empfang von Kunden, Dienstleistern und Besuchern, Einbringen neuer Ideen für strukturierte Prozesse und Workflows, Unterstützung der Führungskräfte bei der Koordination von Besprechungen, Sachliche Rechnungsprüfungen, Planung und Umsetzung betriebsinterner Events, Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter, Verantwortung für die Fahrzeugflotte

Unterstützung des Office Management-Teams bei allgemeinen administrativen & organisatorischen Aufgaben, Vor- & Nachbereitung von Meetings, Verwaltung des Büromaterials und -equipments, Dokumentenmanagement, Getränke- und Lebensmittelbestellungen, Gästebetreuung, Unterstützung bei der Durchführung von internen Events, Mitwirkung an übergreifenden internen Projekten, Eigenverantwortliche Aufgaben übernehmen und neue Inhalte erarbeiten, Optimierung bestehender Arbeitsprozesse

Sicherstellen, dass im Büro alles reibungslos funktioniert, Ansprechpartner:in für alle Belange rund um das Büro für Mitarbeiter:innen und externe Dienstleister:innen, Enges Zusammenarbeiten mit der Head of People & Culture, Unterstützung bei Events, Onboarding und Feelgood-Management, Entgegennahme aller Bewerbungen und teilweise Terminkoordination

Ansprechperson für telefonische Anfragen und Besucher*innen, Betreuung der Besprechungsräume, Einkauf von Bewirtungs- und Büromaterial, Administration des VBB-Firmentickets, Betreuung des Fuhrparks, Schadensfallbearbeitung in Zusammenarbeit mit Versicherungen

Ansprechperson für alle in- und externen telefonischen Anfragen sowie für Besucher*innen, Betreuung der Besprechungsräume inklusive Bewirtungen und Technik-Checks, Einkauf von Bewirtungs- und Büromaterial sowie Prüfung der Rechnungen, Administration des VBB-Firmentickets und Schnittstelle zum Bereich Personal, Betreuung des Fuhrparks von Kindergärten City, einschließlich Bußgeldbescheide und Wartungs-Management, Schadensfallbearbeitung in Zusammenarbeit mit Versicherungen

Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Prüfen von Arbeitsverträgen, Terminmanagement, Organisatorische Tätigkeiten im Zusammenhang mit Besprechungen, Entgegennahme von Telefongesprächen und Auskunftserteilung, Ansprechpartner*in für alle büroorganisatorischen Belange der Mitarbeitenden, Beschaffungsmanagement, Teamübergreifende Projektarbeiten, Sachbearbeitungsaufgaben mit SAP/HR

Koordination von Dienstleistern (Handwerker, Reinigungsfirma etc.), Überwachung der Bestände an Lebensmitteln, Bürobedarf und Möbeln, Implementierung eines neuen Travel-Tools und Verwaltung der Zugriffsrechte, Verteilung und Versand der Post im Münchner Büro, Sicherstellung der Sauberkeit im Büro und respektvoller Umgang mit Gemeinschaftsräumen

Bearbeitung der laufenden Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Rechnungssortierung und Ablage sowie die Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Bearbeitung und Vorkontierung von Buchhaltungsunterlagen sowie Abstimmung mit unserem Steuerbüro zur finalen Verbuchung, Kontenabstimmung und -pflege: Sicherstellung der ordnungsgemäßen Kontenführung in enger Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro, Kostenstellenmanagement: Pflege und Überwachung von Kostenstellen zur Sicherstellung einer genauen Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen, Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen, Unterstützung bei der Lohnbuchhaltung in enger Abstimmung mit unserem Steuerbüro, Unterstützung des Controllings und der Geschäftsleitung bei der Erstellung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Berichten

Ansprechpartner*in für Serviceleistungen per E-Mail, Telefon oder persönlich, Organisation und Verwaltung der Ausstattung unserer Büros und Unterrichtsräume, Bestellwesen, Annahme von Lieferungen, Koordination von externen Dienstleistern, Raumplanung für Verwaltung und Unterricht inkl. Unterstützung bei Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten, Dokumentation in unserer Datenbank und Weiterleitung von Informationen, Unterstützung bei administrativen Aufgaben

Öffnen und Weiterleiten des Posteingangs, Selbständige Erledigung der Korrespondenz, Wiedervorlage- und Fristenmanagement, Projektmanagement, Führen- und Überwachung des Terminkalenders der Geschäftsleitung, Erstellen von Verträgen und Schreiben nach Vorgabe der Geschäftsleitung, Vor- und Nachbereiten von Mitgliederversammlungen und Besprechungen, eigenständiges Führen der Protokolle, Kommunikation mit Notaren, Gerichten, Behörden, Verbänden, Erstellen von Statistiken, Sachberichten und Verwendungsnachweisen nach Vorgaben der Geschäftsleitung (z.B. Jahresumfrage Bundesverband), Selbständiges Klären von Sachverhalten und Fragestellungen, Ablegen der Geschäftsvorgänge

Organisation der Mittagessensbestellungen und Sicherstellung der pünktlichen Aufbereitung des Essens, Verteilung von Obstkisten und Snacks im Büro, Organisation und Vorbereitung der Verpflegung für externe Gäste und Events, Durchführung von Bestellungen bei Lieferanten, Kontrolle dieser und Abholung bei lokalen Partnern mit dem Firmenwagen, Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben, wie z. B. Organisation interner Events oder Materialbestellungen

Allgemeine administrative Tätigkeiten inkl. Telefonbetreuung, Postbearbeitung, Terminkoordination, Personaldatenpflege, Vertragsmanagement: Verwaltung und Überwachung von Versicherungen, Lizenzen, Dienstleisterverträgen und Abonnements, Enger Zusammenarbeit mit den Schnittstellen People & Culture und Finance, Kommunikation mit Dienstleistern und Behörden z.B. Arbeitsagentur, Krankenkassen, Versicherungen, Betreuung der Bürostandorte, Organisation von Reisen, Onboardings und Veranstaltungen (z.B. Teambuilding-Maßnahmen, Workshops), Kontinuierliches Optimieren oder Einführen von Prozessen in einer wachsenden Organisation

Unterstützung der Abteilungsleitung und des IT-Managements bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation und Abwicklung des täglichen Sekretariatsablaufs inklusive Schrift-, E-Mail- und Telefonverkehr, Mitwirkung an der Erstellung und der abteilungsinternen Vorbereitung von Anweisungen und Vorlagen, Erstellung von Reportings und Statistiken sowie die Bearbeitung von Präsentationen, Mitwirkung bei der Erstellung von Auswertungen, Kennzahlen, Berichten und Jahresabschlüssen, Telefonischer und schriftlicher Kontakt zu Mitarbeitern, Kollegen und Drittfirmen

Empfang von Besuchern und Anrufe an der Rezeption, Verwaltung von Post und Paketen, Sicherstellung von ausreichend Büromaterial und technischem Zubehör, Organisation von Obst & Co. für die Kollegen, Pflege der Kontakt-Datenbank, Wartung von Drucker & Scanner, Ansprechperson für Handwerker & Dienstleister sowie für die Hausverwaltung, Reservierungen für Außer-Haus-Termine mit Kunden, Reisemanagement und Buchung weiterer Dienstleistungen, Allgemeine Büroarbeiten für die Geschäftsführung