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Effiziente und strukturierte Gestaltung des Büroalltags, Übernahme der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, Unterstützung der Leitung der Geschäftsstelle bei administrativen Aufgaben, Koordination von Terminen und Reisen, Planung interner sowie externer Meetings, Erstellung fundierter Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für die Kommunikation mit der Geschäftsstellenleitung am Standort Berlin, Unterstützung der Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Anliegen

Administrative und organisatorische Aufgaben (z.B. Abwicklung von Bestellungen), Unterstützung bei der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen, Vorbereitung von Einstellungen wissenschaftlicher Hilfskräfte und Praktikanten, Vorbereitung wissenschaftlicher Studien, Verwaltungsaufgaben im Bereich Lehre, Empfang der Studienteilnehmenden und ihren Familien

Effiziente und strukturierte Gestaltung des Büroalltags, Übernahme der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, Unterstützung der Leitung der Geschäftsstelle bei administrativen Aufgaben, Koordination von Terminen und Reisen, Planung interner sowie externer Meetings, Erstellung fundierter Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für die Kommunikation mit der Geschäftsstellenleitung am Standort Berlin, Unterstützung der Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Anliegen

Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie Termin- und Reiseplanung, Aktualisierung und Pflege des Dokumentenverwaltungssystems, Bearbeitung von vertraulichen Informationen und Dokumenten, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei verschiedenen Projekten z.B. Veranstaltungen, Tagungen

Die Führung des Sekretariats und die Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, Die Unterstützung bei der Vorbereitung und die Protokollierung der monatlichen Leitungssitzungen, Arbeiten zur Zusammenstellung von Berichten, Die Kontrolle von Datenbankinhalten und Erstellung von Statistiken, Das Bearbeiten von Texten im Berichtswesen des Instituts und im Bereich des Webauftritts des Instituts, Die Mitwirkung bei der Organisation von Gremiensitzungen und (kleinerer) wissenschaftlicher Veranstaltungen, Die administrative Unterstützung im Bereich wissenschaftlicher Gäste am Institut

Unterstützung des Vorstandsbüros in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Bearbeitung und Vorbereitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, einschließlich Protokollführung, Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen, Allgemeine Büroorganisation, -verwaltung und Dokumentenmanagement

Durchführung allgemeiner Assistenzaufgaben für den Referatsleiter und das Admin-Team, Unterstützung von Arbeitskreisen, Gremien und Projekten, Vertragsmanagement, Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Mitarbeit an Themen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement

Sicherstellung eines einladenden und professionellen Empfangsbereichs, Verantwortung für eine angenehme Welcome- und Feelgood-Atmosphäre, Freundlicher und kompetenter Erstkontakt für Gäste und Besucher, Koordination und Betreuung von Meetings, Terminen und Besuchern, Effiziente und fehlerfreie Bearbeitung von Rechnungen, Verantwortung für das Post- und Paketmanagement, Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Abläufen, Verwaltung und Bestellung von Verbrauchsmaterialien und Bürobedarf, Sicherstellung der Einsatzbereitschaft von IT-Zubehör und Büroressourcen, Qualitätskontrolle sowie proaktive Optimierung interner Abläufe, Planung und Betreuung von internen und externen Veranstaltungen, Organisation von Media Setups für Meetings und Präsentationen, Koordination des Caterings für Events und Meetings

Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit des Außenbezirks, Telefonvermittlung, Bearbeiten des Posteingangs und -ausgangs, Bearbeiten von Kranken- und Urlaubsangelegenheiten, Herstellen und Verwalten von Schriftgut, Sachbearbeitung allgemeine Umläufe, Beschaffung einschließlich Rechnungsbearbeitung, Eingabe der Lohnabrechnung in SAP, Führen des Handvorschusses

Führen DV-gestützter Textverarbeitung, Anschriftenpflege und Datenvervollständigungen, Erfassen und Korrigieren von Daten sowie Prüfung auf Richtigkeit, Unterstützen bei Telefonaktionen, Erledigen einfacher Verwaltungsarbeiten, wie Vorbereitungen zur Aktendigitalisierung, Aktenzeichen klären, Listenpflege und -abarbeitung, Verwalten und Organisieren von Bereichsarchiven.

Allgemeine Assistenz- und Organisationsaufgaben; Führen sämtlicher Korrespondenzen intern und extern in Wort und Schrift., Abstimmungen und Führen von Gesprächen bzw. Verhandlungen mit anderen Abteilungen, externen Firmen und Dienstleistern., Koordinierungs- und Unterstützungsaufgaben für die Führungskräfte der Abteilung; Erstellen von unterschriftsreifen Vorlagen und Mitteilungen intern und extern., Unterlagen für Sitzungen, Termine und Besprechungen inhaltlich prüfen und aufbereiten., Koordinierung der Bewerbungsverfahren., Pflege und Aktualisierung der Personaldaten., Nachbestellung von Büromaterial sowie Rechnungsbearbeitung., Betreuung von Auszubildenden und Praktikanten*innen., Dienstreiseplanung und Abrechnung für die Abteilungsleitung.

Führung des Sekretariats, Korrespondenz und Erstbearbeitung des Posteingangs, Terminorganisation und -planung mit Vor- und Nachbereitung und Organisation von Dienstreisen, Erstellung von Vorlagen wie Präsentationen oder Übersichten, Verwaltung von Verträgen und Mitgliedschaften, Rechnungsbearbeitung, Monitoring der politischen Agenda in Bundestag und Bundesrat und Erstellung von Berichten, Pflege und Weiterentwicklung des politischen Kontaktmanagements, Auswertung eingehender Newsletter und Pressemeldungen aus dem politischen Raum, Mitwirkung bei der Organisation politischer Veranstaltungen, Inhaltliche Recherchen und thematische Ausarbeitungen

Ensure a well-organized and welcoming office environment, Manage office logistics and coordinate with service providers, Order necessary office supplies, Open, scan, and sort incoming mail, Collect and organize invoices and match them with bank statements, Arrange travel for the Leadership and Sales Team, Coordinate participation in industry events and fairs, Organize workshops and team events, Celebrate birthdays and team events, Keep snack supplies fresh and create a comfortable office atmosphere, Plan and manage logistics for the annual team retreat

alle Sekretariatsaufgaben im Abteilungssekretariat (z. B. Schreibarbeiten, Schriftgutverwaltung, Kopieraufgaben, Erledigung von Korrespondenzen, Wiedervorlagen, Telefonservice, Terminverwaltung), Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost sowie anderweitiger Aufgaben in der E-Akte BW, Unterstützung bei der Organisation, Planung und Durchführung von Sitzungen und anderen Veranstaltungen (inkl. Bewirtung und Raumbuchungen (intern und extern)), Buchung von Verkehrsmitteln, Hotels, etc. mit IT-gestützten Programmen, Besucherempfang

Unterstützung der Geschäftsführung durch administrative, kommunikative und organisatorische Tätigkeiten, Fungieren als Kommunikationsschnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Stakeholdern, Recherchen und inhaltliches Aufbereiten von technischen und kaufmännischen Sachverhalten, Vorbereitung von Entscheidungen/Weisungen/Beschlüssen der Geschäftsführung, Zentrale Schnittstelle zwischen operativem Geschäft und externer Personalabteilung, Übernahme von Aufgaben im Bereich Personal, z.B. On-boarding neuer Kollegen, Vor- und Nachbereiten von Terminen und Besprechungen, Eigenständige Bearbeitung bereichsübergreifender Aufgaben und Projekte, Erarbeiten von Ansprachen und Präsentationsunterlagen für die Geschäftsführung, Erstellung und Pflege von Statistiken und Präsentationen, Planung und Koordination von Terminen und Feierlichkeiten

Organisatorische und administrative Unterstützung der technischen Abteilung im Bereich Wohnungsverwaltung, Erstellung und Aufbereitung von Projektunterlagen und Präsentationen, Terminmanagement und Organisation sämtlicher Datenbanken, Postbearbeitung und digital Archivierung von Dokumenten, Selbständige Erstellung von Antwortschreiben, sicherer Umgang mit Excel-Tabellen, Mitarbeit in der Angebotserstellung und eigenständige Rechnungsverfolgung

Rechnungslegung, Überwachung des Rechnungsstatus sowie Mahnwesens, Übernahme der wichtigen Schnittstellenfunktion zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Kunden, Verwaltung der Korrespondenz der Geschäftsleitung, einschließlich E-Mail-Kommunikation und Telefonie, Zuarbeit zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung, Erstellung und Bearbeitung von Geschäftsdokumenten, Berichten und Präsentationen, Unterstützung in der Personaladministration

Führen DV-gestützter Textverarbeitung, Anschriftenpflege und Datenvervollständigungen, Erfassen und Korrigieren von Daten sowie Prüfung auf Richtigkeit, Unterstützen bei Telefonaktionen, Erledigen einfacher Verwaltungsarbeiten, wie Vorbereitungen zur Aktendigitalisierung, Aktenzeichen klären, Listenpflege und -abarbeitung, Verwalten und Organisieren von Bereichsarchiven.

Organisation der Bücherei: Verwaltung der Ausleihe von Fachliteratur, Unterstützung bei der Literaturrecherche, Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Anfragen, Durchführung von Bestellungen, Pflege der Stammdaten., Online-Datenbankverwaltung: Verwaltung und Pflege juristischer Online-Datenbanken, Einrichtung von Zugriffsrechten, Organisation von Schulungen., Informationsmanagement: Bearbeitung eingehender Publikationen, Verteilung an zuständige Sachgebiete, Organisation des internen Umlaufs von Fachzeitschriften, Sicherstellung des termingerechten Versands, Verfassen von Korrespondenz gemäß Standards und Richtlinien., Beschaffungsmanagement: Bearbeitung von Bestellanforderungen, Verwaltung von Bestellvorgängen im SAP-System, Überwachung von Lieferterminen, Überprüfung der Qualität der gelieferten Waren und Dienstleistungen., Rechnungsbearbeitung: Erfassung und Verbuchung eingehender Rechnungen im SAP, Führung des Kassenbuchs, Vorbereitung der monatlichen Abrechnungen, Erstellung von Finanzberichten.