Entwicklung und Umsetzung von Neubauprojekten und komplexen Sanierungen mit bis zu 75 Mio. EU Bauvolumen im Kontext unseres Klimapfads, Verantwortung für die Realisierungen ab der Planung über die Ausführung bis zur Objektübergabe in den Funktionen als Bauleitung, Oberbauleitung und Projektleitung, Bevollmächtigte Vertretung der Bauherrenschaft gegenüber allen unseren am Bau beteiligten Partnern, Fachliche Leitung des internen Projektteams, Koordinierung der externen Beteiligten, Ausschreibung, Vorbereitung der Vergabe, Verhandlung der Angebote und Erstellen von Vergabeempfehlungen sämtlicher Planungs- und Bauleistungen, Überwachung der Bauausführung, Kostenverfolgung, Qualitätssicherung und Zeitplankontrolle, Vorbereitung und Abnahme von Bauleistungen sowie Übergabe des fertiggestellten Objektes an unser Property-Management

Absicherung von Leitungs- und Wegerechten durch den Abschluss von Gestattungsverträgen sowie die anschließende grundbuchliche Sicherung., Management unserer Versicherungsangelegenheiten, inklusive Überprüfung des Versicherungsumfangs und Risikobewertung., Management der Miet- und Pachtangelegenheiten, inklusive Abstimmung mit dem Vorstand und den Fachbereichen, Erstellung von Vertragsentwürfen, Korrespondenz mit Vertragspartnern, Pflege der Stammdaten im Vertragsmanagementsystem sowie Überwachung der Vertragspflichten und Anpassung der entsprechenden Verträge., Sonstige allgemeine Verwaltungs- oder Rechtsangelegenheiten

Beratung von Zimmer- und Wohnungssuchenden, Abschluss von Mietverträgen, Führung der Mietakten/Ablage, Auskünfte an Mieter, Mahnwesen, Abrechnungen, Rechnungsprüfungen, Schriftverkehr, Abrechnung von Schäden und Kautionen, Mitarbeit im Sekretariat, Mitarbeit bei der Zimmer- und Wohnungsvermittlung

Führung und Auswertung der Kaufpreissammlung, Kaufpreisanalyse, Ableitung von wertermittlungsrelevanten Daten, Strukturierung von Bodenrichtwertzonen, Vorbereitung eines Grundstücksmarktberichts, Analyse des örtlichen Immobilienmarktes, statistische Auswertungen

Neufestsetzung von Förderkonditionen bei öffentlichen Baudarlehen, Bearbeitung von Anfragen zu Forward-Konditionen bzw. zu sofortigen Konditionsanpassungen und Prolongationen bei KfW-Weiterleitungs- und IFB-Darlehen, Bearbeitung von Sicherheitenanpassungen und Vorgängen mit schuldrechtlicher Relevanz (z.B. Eigentums- und Schuldnerwechsel), inkl. Neubewertung der Sicherheiten und Tragbarkeitsprüfung, Bestätigung und Beachtung von Rückgewähransprüchen Dritter, Bearbeitung von planmäßigen und vorzeitigen Rückzahlungen sowie Verzichten auf weitere Zahlungen aus Aufwendungsdarlehen sowie Erstellung von (Teil-)Widerrufsbescheiden, Einkommensprüfungen zur Ermittlung der Subventionsberechtigung von geförderten Mietwohnungen und genossenschaftlichen Wohnprojekten

Kreditorenbuchhaltung: Dienstleistungsvertragserfassung, Rechnungseingangskontrolle, Kontierung, Überwachung der Zahlungstermine, Debitorenbuchhaltung inklusive Rechnungsstellung und Mahnwesen, Vorbereitung, Durchführung und Überwachungen von Zahlungen, Unterstützung bei Jahresabschlüssen unserer Kundschaft, Unterstützung bei Monats- und Quartalsreportings, sowie Unterstützung der Property Manager (m/w/d) im betriebswirtschaftlichen Innendienst, Zusammenarbeit mit externen Steuerberatenden und Buchhaltenden im Rahmen der unterschiedlichen Mandate

Durchführung allgemeiner Büroarbeiten, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben, Unterstützung der Führungskraft und des Teams im täglichen Geschäft, Sicherstellung reibungsloser interner und externer Kommunikation, Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten, Planung und Überwachung von Terminen, Unterstützung bei der Beantwortung von Anfragen, Koordination von Aufträgen, Organisation und Koordination von Terminen, Begleitung von Besprechungen und Workshops, Bewirtung von Gästen, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollführung), Gelegentliche Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung

Durchführung von Grundstücksangelegenheiten und Rechtsregelungen hinsichtlich Erwerbs, Tausch, Veräußerung, Bewertung sowie Belastung bebauter und unbebauter Grundstücke, Verhandlungsführung und Erarbeitung von Vertragsentwürfen, Vereinbarungen und Gestattungsverträgen, Baumaßnahmenbedingte Beschaffung von Ersatzobjekten, Enteignungsverfahren und Zwangsrechte, Anpachtung von Arbeitsgeländen und Lagerplätzen, Verhandlungen und Durchführungen von Entschädigungsregelungen

Organisation des allgemeinen Büroablaufs (Telefon, Büromaterial, Meetings vor- und nachbereiten, Postein- und -ausgang, Terminvereinbarung etc.), Verwaltung von Kundenverträgen im Rahmen unserer Maklertätigkeit, Leitung, Führung und Unterstützung der Mitarbeitenden im Innendienst

Zentrale Ansprechperson für Fördermittelmanagement, Beratung und Unterstützung der Projektverantwortlichen bei der Identifikation geeigneter Fördermittel, Eigenverantwortliche Beantragung und Abrechnung von öffentlichen Fördermitteln, Zusammenarbeit mit Projektverantwortlichen zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit der Projekte, Verantwortung für den fristgerechten Abruf von Fördermitteln und die zugehörige Dokumentation, Erstellung von Reports zur internen Berichterstattung, Überprüfung von Änderungen in Förderprogrammen und Monitoring der Förderlandschaft, Aktive Vernetzung mit Fördermittelgebern und Fördernetzwerken sowie interne Vernetzung

Kontenpflege und Kontenklärung durchführen, Salden- und Kontenabstimmung durchführen, Formale und rechnerische Rechnungsprüfung durchführen, Bearbeitung von Eingangsmahnungen durchführen, Zahlungsvorschlagslisten überwachen, Mahnvorschlagslisten bearbeiten, Sachkonten bearbeiten, Nachbearbeitung von Kontoauszügen durchführen, Kontierung aller Ein- und Ausgangsrechnungen durchführen, Vorerfassen und buchen der Belege, Dauerbuchungen anlegen, Hauptbuchvorgänge buchen, Bearbeitung der offenen Posten vornehmen, Umbuchungen durchführen, Bearbeitung elektronischer Belege durchführen, Schriftverkehr mit Lieferanten führen

Umfassendes Bewerbermanagement (Verwaltung von Bewerberdokumenten, Kommunikation mit Bewerbern sowie interne Abstimmungsprozesse), Bearbeitung von Eintritts- und Austrittsprozessen, Pflege von Personalakten, Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Überwachen der Zeitkonten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Vorbereitende Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei den Themen betriebliches Gesundheitswesen sowie der betrieblichen Altersvorsorge, Erledigung anfallender Korrespondenz im Rahmen des Personalwesens

Unterstützung der technischen Leitung beim Thema Instandhaltung und Mieterwechsel, Lieferscheinkontrollen, Unterstützung des Qualitätsmanagements sowie des Beschwerdemanagements, Einteilung von Unterhaltsreinigungen, Pflege der Sicherheitsdatenblätter, Koordinierung bei Krankheits- und Urlaubsvertretung innerhalb des Teams, Verwaltung des Reinigungsmaterials, Abnahme von Sonderreinigungen, Einholen von Angeboten für Reinigungsleistungen, Vorbereitung von Aufträgen an Fremdfirmen, Schriftverkehr an Bewohner, Vorbereitung und Zusammenführung von Quartalsbestellungen, Dokumentation monatlicher Daten wie z.B. Zählerstände

Koordination von verschiedenen Gewerken zur Instandsetzung und Modernisierung, Koordination der handwerklichen Kolleg*innen, Organisation und Überwachung der Wartungverträge (Technische Anlagen, Feuerlöscher etc.), Rechnungen prüfen und freigeben, Fuhrpark- und Schließanlagenmanagement, Energie- und Entsorgungsmanagement, Programmpflege des Immobilienverwaltungsprogramms (Domus)

Bildung gestalten: Erschaffe neue Lernformate, bringe frische Ideen ein und setze Trends, Zukunftsthemen entdecken: Finde heraus, welche Entwicklungen die Immobilienbranche bewegen, und gestalte daraus praxisnahe Weiterbildungsangebote, Netzwerk erweitern & im Austausch bleiben: Treffe Fachleute, besuche Veranstaltungen und baue wertvolle Kontakte auf, Dialog mit der Zielgruppe: Höre genau hin, was Unternehmen und Teilnehmende brauchen, und entwickle passgenaue Angebote, Eigene Veranstaltungen von A bis Z betreuen – Von der Idee über die Planung bis zur Umsetzung: du bist dabei!, Moderne Lernmethoden nutzen: Digital, hybrid oder vor Ort? Du probierst aus, was wirklich funktioniert, Neugierig bleiben & Horizonte erweitern: Jede Begegnung bringt neue Impulse, die dich weiterbringen

Personalführung und fachliche Begleitung von derzeit 19 Mitarbeitenden, Vertretung der Fachbereichsleitung – innerhalb der Verwaltung und gegenüber externen Partner\*innen, Vertretung der Abteilung in politischen Gremien, Projektmanagementaufgaben in eigenen Entwicklungsprojekten sowie in Arbeitsgruppen und verwaltungsübergreifenden Projekten, Entwicklung von Qualitätsstandards und deren Erfolgskontrolle, Weiterentwicklung des strategischen Immobilienmanagements sowie des Portfoliomanagements städtischer Wohnungsgebäude, Führen von Verhandlungen mit Verkäufer\*innen und Grundstücksentwickler\*innen, Zielformulierung und Umsetzung der strategischen Bodenbevorratung

Planung von „Einfachen Baumaßnahmen“ und Bauprojekten (Bauprojekte nur auf Einzelzuweisung) gemäß RBBau, Teilnahme an Liegenschaftsbegehungen und Baubesprechungen; Erstellung von Baubedarfsdokumentationen, Beauftragung von Baumaßnahmen und Bauprojekten bei der Bauverwaltung oder externen Dienstleistern, Steuerung von Baumaßnahmen und Bauprojekten (Bauprojekte nur auf Einzelzuweisung), Ermittlung von Planungs- und Baukosten, Wahrnehmung der Eigentümerininteressen und der Bauherrinfunktion, Beratung im Rahmen der Eigentümerinfunktion im Hinblick auf die Kosten beim späteren Betrieb, Durchführung von Bauzustandserfassungen und ‑bewertungen mit der Softwareanwendung AiBATROS®

Kaufmännische Betreuung von Projektgesellschaften, Führung der Finanzbuchhaltungen, Erstellung von Monatsberichten für Investoren, Unterstützung des Teams / allgemeine Sekretariatsaufgaben

Identifikation potenzieller Flächen und Vorselektion geeigneter Standorte, Erstkontakt für Kunden sowie Bearbeitung von Kundenanfragen, Terminvereinbarung und Koordination für den Außendienst, Durchführung von Vorabgesprächen mit Gemeinden und Behörden, Organisation und Begleitung von Gemeinderatssitzungen und Bürgerinformationsveranstaltungen, Sicherstellung der korrekten Erfassung und Verwaltung von Aufträgen, Unterstützung des Außendienstes durch Bereitstellung relevanter Unterlagen und Informationen, Pflege und kontinuierliche Aktualisierung der Kundendaten im CRM-System, Betreuung freiberuflicher Vertriebspartner und Repräsentation des Unternehmens bei Vor-Ort-Terminen und Sitzungen, Unterstützung bei Akquise-Maßnahmen und Vertriebsaktionen, Koordination und Mitwirkung an Messen in enger Zusammenarbeit mit dem Marketing

Verantwortung für die Belegung des Wohnstifts, der stationären Pflege und der Tagespflege, Beratung der Interessenten zu Wohn- und Betreuungsangeboten, Bearbeitung von Interessentenanfragen, Erstellung von Verträgen und Begleitung des Ein- und Auszugsprozesses, Unterstützung und Koordination bei hausbezogenen Projekten (z.B. Kundenbefragungen, Audits, Renovierungen, Veranstaltungen), Pflege der Datenbank und Erstellung aussagekräftiger Statistiken, Pflege von Interessenten- und Bewohnerkontakten, Regelmäßige Kommunikation mit externen Dienstleistern, Enge Zusammenarbeit mit der Fachabteilung Kundenbetreuung / Marketing (z.B. bei der Produkt- und Prozessentwicklung), Präsentation des Wohnstifts auf Infotagen und Messen