Steuerung beauftragter Reinigungsunternehmen in unseren Liegenschaften, Durchführung der Qualitätskontrollen extern erbrachter Dienstleistungen, Bearbeitung von Beschwerden und Mängelberichten aus den Unterkünften, Ermittlung und Pflege der Daten zum Reinigungsaufkommen in den Unterkünften, Überwachung und ggf. Anpassung der Leistungsumfänge von Fremdfirmen, Vertragskontrollen, Rechnungsprüfungen und Ausschreibungsvorbereitungen, Fachliche Beratung unserer Unterkünfte in Fragen der Reinigungsarbeiten, Erarbeitung und regelmäßige Pflege von Prozessbeschreibungen

Develop and implement strategic procurement plans for technical components and materials, Manage and expand a high-performing portfolio of national and international suppliers, Lead complex contract negotiations to secure optimal terms and conditions, Evaluate supplier performance based on quality, cost-effectiveness, and sustainability, Collaborate closely with cross-functional teams to define technical procurement needs, Ensure supply continuity and proactively mitigate risks in procurement operations, Stay up to date with market trends, emerging technologies, and industry best practices, Optimize procurement processes and introduce innovative sourcing strategies, Ensure compliance with legal and regulatory requirements in procurement, Promote sustainable procurement and drive ESG initiatives within the supply chain, Work with leadership to develop and potentially lead the future Procurement organization as we scale the company

Compliance-Beauftragtenfunktion für den Stadtwerkeverbund übernehmen, Risiken identifizieren und verbundübergreifende Grundsätze und Strukturen weiterentwickeln, Richtlinien erstellen und Compliance-Prozesse aufsetzen, Präventive Kontrollmechanismen für Geschäftsabläufe implementieren, Geschäftsführung und Fachbereiche in Compliance-Fragen beraten, Schulungen durchführen, um das Bewusstsein für regelkonformes Handeln zu stärken, Eng mit der Konzernrevision zusammenarbeiten, Externe Partner:innen wie Datenschutzbeauftragte und Ombudspersonen koordinieren, Internes Hinweisgebersystem weiterentwickeln, Meldungen konsequent nachgehen und interne Untersuchungen bei möglichen Verstößen durchführen, Interdisziplinäres Team aus vier engagierten Kolleg:innen aus den Bereichen Datenschutz und Compliance führen

Pflege und Verwaltung von Planstellen in SAP, Abbildung der aufgabenbezogenen, funktionalen und hierarchischen Organisationsstruktur in SAP, Analyse, Weiterentwicklung und Implementierung von Veränderungsprozessen der Organisationsstruktur in Zusammenarbeit mit dem Personalmanagement, Aufbau einer digitalen Berichtsstruktur zur Abbildung der Aufbauorganisation, Proaktive Beschaffung relevanter Informationen zur Pflege und zum Abgleich des Stellenplans, inklusive Vakanzen-Management und Kostenstellenänderungen, Analyse und Erweiterung der Grundlagendaten des SAP Organisationsmanagements zur Durchführung der Personalbedarfs- und Personalkostenplanungen, Zusammenarbeit als SAP HCM Key User:in mit dem IT-Management, um Prozesse im Personalmanagement zu analysieren und zu optimieren, Systematische Durchführung von Tests bei Systemaktualisierungen

Verantwortung für die strategische Führung und innovative Weiterentwicklung der Abteilung als Teil des Geschäftsleitungsteams für ein Team von rund 11 Mitarbeitenden, Zusammenarbeit mit der Leitung der Universitäts-IT, den internen Abteilungen und externen Partner*innen, Weiterentwicklung des Kommunikations- und Öffentlichkeitsmanagements und des effektiven Reportings, Budgetplanung und Ressourcenmanagement, Professionelles Management sowie Weiterentwicklung der Prozesse und Standards, Aufbau und Weiterentwicklung des Employer Brandings der Universitäts-IT, Entwicklung innovativer Recruitingstrategien auch unter Einsatz von KI-Systemen, Unterstützung und organisatorische Begleitung der Ausbildungskoordination

Führungsverantwortung für die Mitarbeitenden unter aktiver Gestaltung von Veränderungsprozessen, Weiterentwicklung, Digitalisierung und Betreuung der Personalentwicklung, Führungskräfte-Entwicklung und des Talentmanagements, Konzeption und Umsetzung von Programmen zur Förderung der physischen und psychischen Gesundheit unserer Mitarbeitenden, Verantwortung für die Einhaltung aller relevanten Arbeitsschutzrichtlinien und -gesetze sowie die Entwicklung präventiver Maßnahmen zur Gewährleistung eines sicheren Arbeitsumfelds, Steuerung und Weiterentwicklung des Ausbildungsprogramms, inklusive der Betreuung und Förderung von Auszubildenden, Dual Studierenden und Trainees, Begleitung und Unterstützung von Veränderungsprozessen innerhalb des Unternehmens, insbesondere bei der Implementierung neuer Arbeitsweisen und Prozesse, Enge Zusammenarbeit mit der Vorstandsebene bei der aktiven Gestaltung der Personalstrategie

Sicherstellung und Prüfung des reibungslosen IT-Beschaffungsprozesses in Übereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Universitätsklinikums Heidelberg und dem Vergaberecht, Abwicklung und Betreuung kritischer Beschaffungsvorgänge, Gemeinsame Gestaltung und Weiterentwicklung von Prozessen des ZDI mit der Zusammenarbeit der verschiedenen Fachabteilungen (Konzerneinkauf / Controlling / Buchhaltung), Beratung und Unterstützung der Fachabteilungen im ZDI über die vergaberechtlichen Bestimmungen bei Ausschreibung und bei der Erstellung der Leistungs- und Vergabeunterlagen, Projektleitung auf Seiten des Fachbereichs für einzelne Ausschreibungen, Kennzahlenermittlung und Erstellung von Auswertungen in SAP

Sie kümmern sich selbstständig und eigenverantwortlich um sämtliche anfallende Aufgaben rund um unser Anwesen (Kindergarten, Schule und Heilpädagogische Tagesstätte) in München/Großhadern, Sie planen, koordinieren und steuern den Einsatz unserer drei Hausmeister/Haustechniker und diverser externer Dienstleister, Sie stimmen Ihre Entscheidungen mit den Leitungen der drei pädagogischen Einrichtungen und der Geschäftsführung ab, Sie gewährleisten eine reibungslose Beschaffung

Leitung der Verwaltungsabteilung mit dem Ziel, Abläufe effizient und zukunftsorientiert zu gestalten., Verantwortung für das Finanz- und Rechnungswesens, einschließlich der Liquiditätsplanung, Kostenkontrolle und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben., Erstellung und Monitoring von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen sowie der Budget- und Wirtschaftsplanung., Vorbereitung des Jahresabschlusses in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und externen Partnern., Führung und Entwicklung des Teams, inklusive gezielter Förderung von Kompetenzen und Potenzialen.

Leitung und Steuerung von Projekten im Bereich Dokumenten Management Services, insbesondere Organisations- und Digitalisierungsprojekte sowie Softwareeinführungen, Sicherstellung der termingerechten Abwicklung, Zielerreichung und Budgeteinhaltung von Projekten, Unterstützung bei der Optimierung der Geschäftsprozesse im Fachbereich zur Anpassung und Verbesserung der Serviceleistungen, Unterstützung bei der Bearbeitung des Posteingangs, der Digitalisierung und Dokumentenarchivierung

Inspirieren und befähigen Sie Ihr Team mit einer klaren Vision und agilen Methoden, Fördern Sie eine lernorientierte Kultur durch gezielte Weiterbildungen in Fachwissen und Soft Skills, Steuern Sie die disziplinarische und fachliche Weiterentwicklung Ihres Teams und optimieren Sie Arbeitsweisen nach strategischen Vorgaben, Verantwortung für die Zielerreichung in den Bereichen Kundenkommunikation, Beschwerdemanagement und Servicequalität, Kontinuierliche Analyse und Optimierung der Customer Experience (CX) durch datenbasierte Entscheidungen und moderne Servicekonzepte, Effiziente Eskalationsklärung und Weiterentwicklung von Best Practices für die Kundenbetreuung, Identifikation und Implementierung neuer Technologien und Methoden zur Effizienzsteigerung im Customer Care, Durchführung von Bereichsübergreifenden Projekten zur Optimierung von Abläufen und Kundenlösungen, Erstellung von Reports und Analysen in relevanten Systemen (z. B. BW, SAC, Genesys) und Ableitung proaktiver Maßnahmen, Enge Abstimmung mit Innen- und Außendienst zur Verbesserung der internen und externen Kommunikation, Förderung einer teamübergreifenden Zusammenarbeit zur Schaffung einer nahtlosen Customer Journey, Aktive Optimierung unserer Serviceprozesse sowie die Steigerung der Kundenzufriedenheit

Planung, Entwicklung und Realisierung von Geschäftsprozessen in den betriebswirtschaftlichen Systemen SAP S/4HANA (Schwerpunkte: MM, PM), SAP Ariba und d.velop (DMS) sowohl eigenverantwortlich als auch in Zusammenarbeit mit unseren Dienstleistern., Zusammenarbeit mit Key-Usern der Fachbereiche bei der Einführung neuer Funktionen und Weiterentwicklung des Gesamtsystems, ggf. im Rahmen von internen Projekten., Formulierung von Anforderungen für Entwicklung und Verantwortung deren Realisierung durch unsere Dienstleister., Enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und Weitergabe Ihres Wissens im Rahmen von Dokumentationen und Schulungen.

Erfassen und Bearbeiten von Bestellungen basierend auf Bedarfsmeldungen aus technischen und operativen Bereichen, Koordination und Überwachung von Lieferterminen und -fristen sowie erster Ansprechpartner für unsere Lieferanten und Dienstleister, Durchführung von Kontrollen bei Wareneingang und -ausgang zur Sicherstellung der Qualität und Quantität, Verantwortung für die Pflege und Aktualisierung der Daten in unserem ERP-System, Erstellung von Lager-, Transport- und Warendokumenten, Kontrolle von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen sowie Erstellung von Berichten und Auswertungen