Sie erledigen laufende Sekretariatsaufgaben, wie z. B. Postein­gänge und -ausgänge., Sie koordinieren Termine und organisieren Besprechungen., Sie helfen bei der Vor- und Nachbereitung von Prüfungen mit., Sie wirken bei der Schülerauf­nahme mit und erfassen die Daten im Schul­verwaltungs­programm.

Kunden- und Besucherempfang, Telefondienst und Terminvergabe, Postbearbeitung, Büromaterialverwaltung, Mitwirkung bei statistischen Erfassungen/Datenpflege, Aktenführung und -ablage

Selbstständige Betreuung von Ladenbauprojekten und GU-Projekten: Du verantwortest die gesamte Projektabwicklung von der Konzeption bis hin zur Inbetriebnahme, Planung des Projektablaufs sowie Ressourcen- und Kostenplanung: Dabei bringst Du Deine Kenntnisse als Innenarchitekt*in ein, um innovative und kundenspezifische Designlösungen zu entwickeln, Eigenständige Kommunikation mit Kunden: Du stehst im direkten Austausch mit unseren Auftraggeber*innen, präsentierst Design- und Konzeptideen und stimmst technische Details ab, Führen und Steuern der Projektaktivitäten und der Sublieferanten: Du koordinierst Monteur-Einsätze und sorgst dafür, dass die Montagen reibungslos verlaufen, Sicherstellung des Projektabschlusses: Dazu gehören die Dokumentation, die Projektabrechnung im EDV-System und das Reporting an alle Stakeholder, Übergabe an den Kunden: Du übergibst ein perfekt umgesetztes Projekt und sorgst für einen nachhaltigen, professionellen Eindruck

Koordination und Support: Schnittstellenmanagement zwischen Bauleitung, Fachingenieuren und Kundenteams sowie Unterstützung bei Ausschreibungen und technischen Anfragen, Kosten- und Auftragsmanagement: Prüfung von Angeboten, Erteilen von Aufträgen, Kontrolle und Freigabe von Rechnungen sowie Kontrolle von Budgets, Wartungsmanagement: Überwachung der Wartungstermine, Steuerung der Wartungsfirmen und Facility Manager, Erstellung und Prüfung von Wartungsverträgen, Kundenkontakt und -Service: Entgegennahme und schnelle Bearbeitung von Kundenanfragen und Reparaturmeldungen, inklusive Ad-hoc-Service für kurzfristige Anforderungen und Rückmeldung an die Kunden, Projektarbeit: Mitwirkung an strategischen Projekten und Unterstützung bei technischen Projekten wie z.B. Strangsanierungen, Heizungsoptimierung und Photovoltaikanlagen

allgemeine Büroaufgaben im kaufmännischen Bereich, Unterstützung bei der Erstellung QM-Relevanter Unterlagen, Schriftliche und telefonische Kundenkorrespondenz, Datenpflege

Projektportfoliocontrolling/-reporting: Du schaffst Transparenz und steuerst das Projektportfolio durch regelmäßigen Austausch mit Projektverantwortlichen und Management. Dabei erfasst du kontinuierlich Projektfortschritte und stellst die Qualität und Aktualität der Projektdaten sicher. Deine PMO-Berichte und Analysen unterstützen den Vorstand und andere Stakeholder bei ihren strategischen Entscheidungen., Professionalisierung des Projektmanagements & PM-Tools: Du etablierst und entwickelst standardisierte Prozesse und Strukturen für das Projektmanagement weiter. Die Einhaltung und Wirksamkeit dieser Standards überprüfst du regelmäßig und identifizierst Verbesserungspotenziale. Ein wichtiger Schwerpunkt deiner Tätigkeit liegt auf der Administration und dem Support der PM-Tools in der NEW Gruppe (vor allem JIRA)., Strategische Portfolioausrichtung & Projektbewertung: Du stimmst das Projektportfolio mit der Unternehmensstrategie ab und bewertest Projekte nach ihrem strategischen Nutzen., Beratung und Coaching: Du unterstützt Projektverantwortliche bei der Initiierung, Planung und Durchführung von Projekten. Dies umfasst u.a. die Erstellung von Business Cases, die Organisation von Schulungen und die Bereitstellung eines "Werkzeugkastens" entlang der Phasen des Projektmanagements. Zudem förderst du den Wissensaustausch und Wissenstransfer und unterstützt bei Bedarf auch operativ in Projekten.

Eigenständige Verantwortung für das Orderhandling im Rahmen des "Order-To-Cash"-Prozesses unter Berücksichtigung des Wunschlieferdatums und der maximalen Produktverfügbarkeit., Reklamationsbearbeitung, Erstellung von Statistiken und Reports, Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb und Kunden, Absatzplanung sowie Produktion, Regelmäßiger Kontakt zur Vertriebslogistik im niederländischen Distributionslager

Unterstützung des Facility Managements bei unterschiedlichen Aufgaben (z. B. Auffüllen des Getränkebestandes, Bestandspflege der Kopier- und Materialräume, Dokumentenentsorgung sowie bei kleineren handwerklichen Reparaturarbeiten), Unterstützung bei Tätigkeiten im Assistenzbereich und Übernahme von Kopier-, Scan-, Binde- und Ablageaufträgen, aktive Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von After-Work-Veranstaltungen, Übernahme von Botengängen zu externen Stellen, Vertretung der Empfangsmitarbeiter:innen im Konferenzbereich und der Telefonzentrale bei Bedarf

Übernahme allgemeiner Verwaltungstätigkeiten wie zentrale Annahme und Weiterleitung von Telefonaten und Schriftverkehr in Form von Mailings, Durchführung von Bestellungen von Büromaterialien, Lebensmitteln und Hygieneartikeln, Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Koordination von Terminen und Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Suche nach passenden Unterkünften und An- und Abreisemöglichkeiten für Mitarbeitende und Kund:innen, Koordination des internen Facilitymanagements und Verwaltung von Möbelbeschaffungen, Reparaturen und Fenster-Reinigungen

Sicherstellung aller personalrelevanten Prozesse vom Ein- bis zum Austritt, inkl. der Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen, usw., Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Planung, Organisation sowie Nachbereitung von Terminen, Geschäftsreisen und Veranstaltungen, inkl. Flug-/Hotelbuchungen und Visabeschaffung, Korrespondenz mit Ämtern, Geschäftspartnern und Kunden

Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung, Schwerpunkt Vertrieb, Erstellen von Angeboten und Präsentationen für Kundentermine, Recruiting: Erstellen und Schalten von Stellenanzeigen, Auswahl der Bewerber, Projektunterstützung sowie die mögliche Übernahme eigener kleinerer Projekte, Organisation, Vorbereitung und Nachbearbeitung von internen und externen Meetings, Kommunikation mit Kunden und Lieferanten

Entgegennahme der Kundenanrufe und Erfassung der Reklamations- und Servicevorgänge, Unterstützung des Teams zur Erreichung höchster Kundenzufriedenheit, Erstellung und Prüfung von Auftragsdokumenten und Weiterleitung an die Fachabteilung, Erarbeitung von Statistiken zu internen Kennzahlen und Leistungsindikatoren, Erstellung von Präsentationen zur Unterstützung der Abteilungsleitung, Bearbeitung allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben

Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten, Erstellung von Angeboten, Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Bestellungen und Anfragen, Zentrale interne und externe Anlaufstelle mit entsprechender Weiterleitung, Auftragswesen, Allgemeine Bürotätigkeiten

Gehobene Sachbearbeitung sowie eigene Projektaufgaben übernehmen, Ein- und Ausgangspost bearbeiten und digitalisieren in DATEV, Belege für die Buchhaltung nach Typen sortieren und digitalisieren, Rechnungsschreibung durchführen, Anlage und Pflege von Stammdaten, Erstellung von Vollmachten und Verfolgung der Rücksendungen, Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben und Sonderprojekten, Schreiben von Briefen, Organisation von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungsräumen, Freundliche Anlaufstelle für Mandanten am Empfang und am Telefon sein, Überwachung des Einkaufs sämtlicher Materialien und Sicherstellung der Ausstattung der Kanzlei

Unterstützung im Asset Management: Mitwirkung bei der Entwicklung und Umsetzung von Optimierungsstrategien für Wohn- und Gewerbeimmobilien., Kaufmännische und technische Betreuung der Objekte in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern., Koordination und Steuerung von Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen., Unterstützung im Vermietungsprozess, z. B. Vorbereitung von Mietverträgen und Organisation von Besichtigungsterminen., Prüfung und Überwachung von Dienstleistungsverträgen und deren Leistungserbringung., Mitarbeit bei der Akquisition und Integration neuer Immobilienbestände., Vorbereitende Buchhaltung und Zusammenarbeit mit unserem internen Team sowie externen Partnern.

Unterstützung des Standortleiters im operativen Tagesgeschäft, Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben für den Standort Ostfildern, Ansprechperson für alle Belange der Mitarbeitenden vor Ort, Organisation und Vorbereitung von Terminen, Veranstaltungen und Besprechungen, Erstellung von Protokollen, Berichten und anderen Dokumenten, Betreuung und Koordination externer Besuche am Standort, Ansprechperson für HR-Themen vor Ort, Zusammenarbeit mit der zentralen HR-Abteilung in den Themen Zeitwirtschaft, Stammdatenpflege, Recruiting, Onboarding und Weiterbildungskoordination

Zuverlässige Annahme von Mängel- und Störmeldungen und Organisation deren Nachverfolgung und Bearbeitung, Bearbeitung von Post- und Auftragswesen, Verantwortung der Telefonzentrale, Betreuung der Kunden, Mieter und Nachunternehmer, Sorgfältige Rechnungsprüfung

Organisieren des (digitalen) Büroablaufs in der Einrichtung, Zuständig für die Buchhaltung und selbstständiges Buchen aller relevanten wirtschaftlichen Vorgänge, Pflegen des Kontakts zum öffentlichen Kostenträger unter Berücksichtigung der Eigenbeteiligung der Bewohner/innen, Verwalten der Treuhandkonten der Bewohner/innen und regelmäßige Auszahlung des Eigengeldes, Unterstützen der Einrichtungsleitung in organisatorischen Themen, Unterstützen bei der Durchführung von Korrespondenz und im Protokollwesen

Klassische Sekretariatsaufgaben, Fuhrparkmanagement, Einkauf allg. Dienstleistungen und Büroartikel, Schulung und Unterstützung der Kollegen bei der Nutzung von Office-Anwendungen sowie Hardware, Unterstützung der Kollegen und Niederlassungsleiter, insbesondere beim Arbeitsschutz, Übernahme der Funktion als Sicherheitsbeauftragte, Weiterentwicklung der Digitalisierung und des Einsatzes von KI Tools

Leitung von Großprojekten und Programmen aus dem Geschäftsführungsbereich Produktion Deutschland unter Einhaltung der Zeit-, Kosten- und Qualitätsziele, Bewertung, Priorisierung, Planung, Durchführung und Monitoring von strategischen und bereichsübergreifenden Großprojekten und Programmen, Koordination, Durchführung, Moderation und Nachbereitung von Terminen, Lenkungskreisen sowie Austausch- und Wissensformaten, Kontinuierliche Mitarbeit an der Verbesserung von Programm- und Projektmanagementprozessen sowie Weiterentwicklung von Methodenkompetenzen, Unterstützung von Schnittstellen bei Planung und Tracking von (Teil-)Projekten und Maßnahmen