Unterstützung des Office Management-Teams bei allgemeinen administrativen & organisatorischen Aufgaben, Vor- & Nachbereitung von Meetings, Verwaltung des Büromaterials und -equipments, Dokumentenmanagement, Getränke- und Lebensmittelbestellungen, Gästebetreuung, Unterstützung bei der Durchführung von internen Events, Mitwirkung an übergreifenden internen Projekten, Eigenverantwortliche Aufgaben übernehmen und neue Inhalte erarbeiten, Optimierung bestehender Arbeitsprozesse

Sicherstellen, dass im Büro alles reibungslos funktioniert, Ansprechpartner:in für alle Belange rund um das Büro für Mitarbeiter:innen und externe Dienstleister:innen, Enges Zusammenarbeiten mit der Head of People & Culture, Unterstützung bei Events, Onboarding und Feelgood-Management, Entgegennahme aller Bewerbungen und teilweise Terminkoordination

Lernen der Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Umgang mit modernen Mitteln der Bürokommunikation und -organisation, Betreuung von Teilnehmenden im Rahmen eines digitalen Portfolios, Unterstützung bei Anliegen rund um Bildungsangebote

Ansprechpartner für unseren externen Dienstleister für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von personellen Maßnahmen, Bearbeitung von personaladministrativen Vorgängen, Verwaltung des Zeiterfassungssystems, Dienstreisemanagement für Mitarbeitende, Führung der Barkasse, Mitarbeit in Projekten und Sonderaufgaben innerhalb der Verwaltung

Ansprechperson für telefonische Anfragen und Besucher*innen, Betreuung der Besprechungsräume, Einkauf von Bewirtungs- und Büromaterial, Administration des VBB-Firmentickets, Betreuung des Fuhrparks, Schadensfallbearbeitung in Zusammenarbeit mit Versicherungen

Empfang interner und externer Besucher:innen, Entgegennahme und Weiterleitung telefonischer Anfragen, Organisation von Meetings inkl. Raumplanung, Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume, Sicherstellung der Verfügbarkeit von Kaffee, Getränken und Snacks, Diverse administrative Aufgaben (z.B. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Reisemittelbestellung, Abrechnung), Unterstützung bei Sonderthemen und Zusammenarbeit mit Schnittstellen wie P&O oder Fincon

Zuverlässige Annahme von Mängel- und Störmeldungen und Organisation deren Nachverfolgung und Bearbeitung, Bearbeitung von Post- und Auftragswesen, Verantwortung der Telefonzentrale, Betreuung der Kunden, Mieter und Nachunternehmer, Sorgfältige Rechnungsprüfung

Organisieren des (digitalen) Büroablaufs in der Einrichtung, Zuständig für die Buchhaltung und selbstständiges Buchen aller relevanten wirtschaftlichen Vorgänge, Pflegen des Kontakts zum öffentlichen Kostenträger unter Berücksichtigung der Eigenbeteiligung der Bewohner/innen, Verwalten der Treuhandkonten der Bewohner/innen und regelmäßige Auszahlung des Eigengeldes, Unterstützen der Einrichtungsleitung in organisatorischen Themen, Unterstützen bei der Durchführung von Korrespondenz und im Protokollwesen

Organisieren des (digitalen) Büroablaufs in der Einrichtung, Zuständig für die Buchhaltung und selbstständiges Buchen aller relevanten wirtschaftlichen Vorgänge, Pflegen des Kontakts zum öffentlichen Kostenträger unter Berücksichtigung der Eigenbeteiligung der Bewohner/innen, Verwalten der Treuhandkonten der Bewohner/innen und regelmäßige Auszahlung des Eigengeldes, Unterstützen der Einrichtungsleitung in organisatorischen Themen, Unterstützen bei der Durchführung von Korrespondenz und im Protokollwesen

Unterstützung von Projekten und Vorhaben im Team Reha- und Teilhaberecht, Mitwirkung bei der Planung und Dokumentation, Bearbeitung anspruchsvoller Texte, Präsentationen und Dokumente, Durchführung vorbereitender inhaltlicher Recherchen, Erledigung allgemeiner Korrespondenz, Erstellung von Serienbriefen und Protokollen, Verwaltung der (digitalen) Dokumentenablage, Pflege der zentralen Kontaktdatenbank, Annahme von Telefonaten und Betreuung von Gästen, Koordination interner und externer Termine, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Planung und Organisation von Besprechungen, Sitzungen, Workshops und Fachtagungen

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Bearbeitung von E-Mails, Telefonanrufen und Post, Erstellen und Bearbeiten von Angeboten, Kundenauftragsbestätigungen und Rechnungen, Einkauf von Produktions- und Ersatzteilen, Ansprechpartner für alle administrativen Angelegenheiten

Planung von Terminen, Organisation von Reisen, Bearbeitung von E-Mails, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs von Besprechungen, Ansprechpartnerin für externe Partner wie Lieferanten, Behörden und Geschäftspartner, Beschaffung von Büromaterial und Arbeitskleidung, Bankbuchungen, Mahnwesen, Kontenabstimmung

Übernahme kaufmännischer, projekt- und sachbezogener Aufgaben in verschiedenen Unternehmensbereichen, Rechnungsstellung, Mahnwesen und Tätigkeiten im Zahlungsverkehr, Beschaffung von Equipment und Bürobedarf, Reiseorganisation der Kolleg ext{*}innen mit Prüfung der Reisekosten, Zeitenmanagement und Kontrolle, Organisatorische, administrative sowie operative Aufgaben in der Zuarbeit von Projekten, Ansprechpartner ext{*}in der Kommunikation mit Kund ext{*}innen und Kolleg ext{*}innen, Unterstützung im Fuhrparkmanagement, Eigenverantwortliche Teil-Projekte im HR, Recruiting- und PreOnboarding Prozesse, Organisation von Meetings und Events

Empfang und Betreuung der Patienten, Telefonische Beratungen und Terminabstimmungen, Elektronische Datenerfassung und Terminplanung mit dem Praxisprogramm THEORG, Bearbeitung der Heilmittelverordnungen gemäß Heilmittelkatalog, Abrechnungsvorbereitung gemäß Heilmittelkatalog, Verwaltung der Patientendaten, Allgemeine administrative Bürotätigkeiten

Begleitung der Neubauvorhaben vom Grundstücksankauf über Bebauung bis zur Kundenübergabe oder eigenen Bewirtschaftung, Sicherstellen einer effizienten Büro- und Projektorganisation, Selbständige Erledigung administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Unterstützung des Projektteams, Protokollierung und Fortführung von Projektunterlagen, Organisation der Projektdokumentation und Verwaltung der Planserver, Unterstützung bei Ausschreibungs- und Vergabeprozessen, Vorbereitung der Vertragsunterlagen und Vertragsanlagen, Bearbeitung der alltäglichen Korrespondenz mit Behörden, Kommunen, Geschäftspartnern und Kunden, Koordination und Überwachung von Terminen, Unterstützung des Projektcontrollings und Vorprüfung von Rechnungen und Nachträgen, Besucher- und Kundenbetreuung

Klassische Sekretariatsaufgaben, Fuhrparkmanagement, Einkauf allg. Dienstleistungen und Büroartikel, Schulung und Unterstützung der Kollegen bei der Nutzung von Office-Anwendungen sowie Hardware, Unterstützung der Kollegen und Niederlassungsleiter, insbesondere beim Arbeitsschutz, Übernahme der Funktion als Sicherheitsbeauftragte, Weiterentwicklung der Digitalisierung und des Einsatzes von KI Tools

Leitung von Großprojekten und Programmen aus dem Geschäftsführungsbereich Produktion Deutschland unter Einhaltung der Zeit-, Kosten- und Qualitätsziele, Bewertung, Priorisierung, Planung, Durchführung und Monitoring von strategischen und bereichsübergreifenden Großprojekten und Programmen, Koordination, Durchführung, Moderation und Nachbereitung von Terminen, Lenkungskreisen sowie Austausch- und Wissensformaten, Kontinuierliche Mitarbeit an der Verbesserung von Programm- und Projektmanagementprozessen sowie Weiterentwicklung von Methodenkompetenzen, Unterstützung von Schnittstellen bei Planung und Tracking von (Teil-)Projekten und Maßnahmen

Erster Ansprechpartner für Kollegen, Kunden, Besucher und Fremdfirmen, Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Organisation des Werksverkaufs und Verantwortung für die Warenpräsentation und Kasse, Ein- und Auswiegen der ankommenden LKWs, Prüfung der Eingangsrechnungen und Erfassung von Aufträgen im Warenwirtschaftssystem

Führung und Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung, Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Veranstaltungen, Verwaltung der Büroorganisation, Korrespondenz und Post, Erstellung von Präsentationen, Berichten und internen Dokumenten, Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Partnern, Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Leitung von Projekten zur Optimierung der Büroprozesse, Fachliche und disziplinarische Führung eines kleinen Sekretariatsteams

Fachliche und disziplinarische Führung der Bereiche Vertriebsinnendienst, Disposition, Lager, Führung und Weiterentwicklung des Teams, Enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen, insbesondere den Produktionswerken in Deutschland und externen Partnern, Optimierung der laufenden Prozesse und Systeme, Betreuung von Key-Account Kunden, Bearbeitung von Reklamationen, Kosten- und Budgetverantwortung für die zugeordneten Bereiche, Projekte und Sonderaufgaben, Direktes Reporting an die Geschäftsführung