Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben in den Diensten Inklusionsassistenz / Schulassistenz und Essen auf Rädern, Korrespondenz mit Sozialleistungsträgern, Kundinnen und Kunden, Unterstützung bei der Abrechnung und der vorbereitenden Buchhaltung, Beantwortung von Anfragen schriftlich und telefonisch, Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben, z.B. Einsatzplanung

Aktive Mitarbeit in kleinen Teams mit vielseitigen, abwechslungsreichen Aufgaben

Eintauchen in alle kaufmännischen Bereiche des Unternehmens, Erarbeiten und Umsetzen eigener Projekte mit anderen Auszubildenden, Erhalten von Einblicken in das Tagesgeschäft und Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge, Lernen der Büroorganisation von A bis Z, Vermittlung der wesentlichen Grundlagen in der Berufsschule

Organisatorische und administrative Unterstützung der technischen Abteilung im Bereich Wohnungsverwaltung, Erstellung und Aufbereitung von Projektunterlagen und Präsentationen, Terminmanagement und Organisation sämtlicher Datenbanken, Postbearbeitung und digital Archivierung von Dokumenten, Selbständige Erstellung von Antwortschreiben, sicherer Umgang mit Excel-Tabellen, Mitarbeit in der Angebotserstellung und eigenständige Rechnungsverfolgung

Empfang und Begrüßung von Kunden, Koordination des Kundenverkehrs während der Mietersprechstunden, Annahme und Weitergabe von Telefonaten, Erteilung von Auskünften, Ablagebearbeitung, Aktenanlage (Registratur), Verteilung der Geschäftspost, Erstellung einfacher Schreiben nach Anweisung

Empfang und Begrüßung von Kunden, Koordination des Kundenverkehrs während der Mietersprechstunden, Annahme und Weitergabe von Telefonaten, Erteilung von Auskünften, Ablagebearbeitung, Aktenanlage (Registratur), Verteilung der Geschäftspost, Erstellung einfacher Schreiben nach Anweisung

Bürowirtschaftliche und projektbezogene Abläufe organisieren, koordinieren und durchführen, Internes und externes Rechnungswesen prüfen und bearbeiten, Informations-, Kommunikations- und Buchungssysteme anwenden, Bereichsbezogene kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten durchführen, Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch führen

Bürowirtschaftliche und projektbezogene Abläufe organisieren, koordinieren und durchführen, Sekretariats- und Assistenzaufgaben professionell bearbeiten, wie z. B. Termine koordinieren, Besprechungen vorbereiten, Schriftverkehr erstellen und Telefonzentrale betreuen, Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen sowie deren Verfolgung und Versendung, Investanträge und Bestellungen erstellen und abschließen, Vertragsanlage inklusive vollständiger Vertragsadministration, Abwicklung des Postein- und ausgangs, Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch führen

Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Verwaltungsdirektion, Geschäftsführung, Krankenhaus- und Bereichsleitungen, Unterstützung in der Verwaltungsorganisation und im Controlling, Verantwortung für das Vertragsmanagement, Koordination von Terminen und Organisation von Geschäftsreisen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erste Ansprechperson für interne und externe Partner

Zuarbeit bei allen Personalmaßnahmen anlässlich Einstellung, Eingruppierung, Versetzung, Austritt, Verwaltung der Zeiterfassungssoftware, Erstellung von personalrelevanten Statistiken, Übersichten, Dokumentationen, Beratung und Betreuung der Beschäftigten in allen personalwirtschaftlichen Angelegenheiten, Mitarbeit bei der Planung und Umsetzung von Personalentwicklungsmaßnahmen, Unterstützung bei der Weiterentwicklung des Personalbereiches

Rechnungslegung, Überwachung des Rechnungsstatus sowie Mahnwesens, Übernahme der wichtigen Schnittstellenfunktion zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Kunden, Verwaltung der Korrespondenz der Geschäftsleitung, einschließlich E-Mail-Kommunikation und Telefonie, Zuarbeit zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung, Erstellung und Bearbeitung von Geschäftsdokumenten, Berichten und Präsentationen, Unterstützung in der Personaladministration

Monats-, Quartals- und Jahresabschlussarbeiten, Mitwirken bei Haushaltsplänen, Patientenstammdatenpflege, Korrespondenz mit Kooperationspartnern (Krankenkasse, Arztpraxen, Krankenhaus, etc.), Bedienung des Telefons als erste Anlaufstelle für die Öffentlichkeit, Führen von Statistiken, Zuarbeiten für Einrichtungs- und Bereichsleitung und für die Kollegen/-innen

Unterstützung bei der Planung, Koordination, Überwachung und Steuerung von IT-Projekten im Innen- und Außenverhältnis, Mitarbeit bei der Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen, Projektplänen sowie Statusberichten, Termin- und Veranstaltungsplanung, Unterstützung bei der Buchführung, Vertragsverwaltung und Dokumentenablage, Protokollführung, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten für die Leitungsebene der Stabsstelle Informationstechnik

Sprechstundenorganisation auf höchstem Niveau, Persönliche und telefonische Betreuung unserer Patienten, Telefonische Beratung zu unserem medizinischen Angebot, Neuanlage und Pflege der Patientenakten, Erfassung von interessierten Patienten, Erstellung von Kostenvoranschlägen und Honorarvereinbarungen, Unterstützung bei der Planung für Beratung, OP und Nachsorge

Betreuung der Mitarbeiter:innen, Übernahme bereichsübergreifender Aufgaben, Erledigung von Sekretariatsaufgaben wie Terminkoordination, Korrespondenz, Bestellungen, Rechnungsbearbeitung, Zeitaufschreibung, Pflege von Übersichten und Aufstellungen sowie Unterstützung bei Vertragsabwicklungen und -kontrollen, Organisation von Dienstleistungen, Betreuung von Besucher:innen in der Geschäftsstelle Regensburg, inklusive Organisation und Bewirtung, Verwaltung von Besprechungsräumen und Dienstfahrzeugen, einschließlich der Bestellung von Mietfahrzeugen, Organisation von Post- und Paketversand, Empfang von Handwerker:innen und Bestellungen (Möbel, Büromaterial, Fachbücher, etc.), Mitverantwortung für die Gemeinschaftspflege und reibungslose Organisation der Dienststelle

Unterstützung bei Kundenschulungen: Planung und Umsetzung von Schulungen zu den Wahlen, Anmeldeverwaltung: Bearbeitung von Anmeldungen für diverse Online- und Präsenzschulungen, Schulungen optimieren: Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Onlineschulungen, Materialien versenden: Organisation und Versand von Schulungsunterlagen, Feedback einholen: Versand und Auswertung von Bewertungslisten, Kunden-Feedback: Eingabe des Feedbacks in unser Verwaltungssystem, Zertifikate erstellen: Erstellen und Versenden von Teilnahmebescheinigungen, Vielfältige und abwechslungsreiche weitere Aufgaben

Kalendermanagement: Planung, Koordination und Überwachung der Termine der Vorstände, Travelmanagement: Organisation von Geschäftsreisen, Buchungen und Reiseplänen, Raumvor- und Nachbereitung: Vorbereitung und Nachbereitung von Konferenzräumen, Kommunikation: Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, Digitale Kollaboration: Organisation von Büroprozessen über M365, Dokumentenmanagement: Verwaltung, Erstellung, Prüfung und Archivierung von Dokumenten, Veranstaltungsorganisation: Planung und Organisation von Veranstaltungen und Events, Unterstützung des Teams: Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Vorbereitung von Präsentationen

Einblick in das Büromanagement verschiedener Abteilungen, Unterstützung in den Abteilungen Finanz- und Rechnungswesen, Personalabteilung, Assistenz, Einkauf, Lager und Logistik, Qualitätsmanagement, IT-Abteilung, Rezeption, Patientenverwaltung, Technische Abteilung, Durchführung kleinerer Projekte zur Einbringung eigener Ideen

Organisation und Koordination von Büro- und Geschäftsprozessen, Bearbeitung von kaufmännischen Vorgängen, wie z.B. Rechnungsstellung, Auftragsbearbeitung und Materialbeschaffung, Kundenkommunikation: Unterstützung im Kundenservice und Kontaktpflege zu externen Partnern, Veranstaltungsmanagement: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen und externen Events, Marketing- und Vertriebsaufgaben: Mitwirkung bei Marketingkampagnen und Pflege unserer Social-Media-Kanäle

Planen und Organisieren von Büroabläufen, Überblick im Papierdschungel behalten, Lernen der verschiedenen Verwaltungsbereiche, Besonderer Fokus auf Personal und Finanzbuchhaltung