Unterstützung der Geschäftsführung durch administrative, kommunikative und organisatorische Tätigkeiten, Fungieren als Kommunikationsschnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Stakeholdern, Recherchen und inhaltliches Aufbereiten von technischen und kaufmännischen Sachverhalten, Vorbereitung von Entscheidungen/Weisungen/Beschlüssen der Geschäftsführung, Zentrale Schnittstelle zwischen operativem Geschäft und externer Personalabteilung, Übernahme von Aufgaben im Bereich Personal, z.B. On-boarding neuer Kollegen, Vor- und Nachbereiten von Terminen und Besprechungen, Eigenständige Bearbeitung bereichsübergreifender Aufgaben und Projekte, Erarbeiten von Ansprachen und Präsentationsunterlagen für die Geschäftsführung, Erstellung und Pflege von Statistiken und Präsentationen, Planung und Koordination von Terminen und Feierlichkeiten

Administrative Sachbearbeitung und Schriftverkehr im Personalbereich, Arbeitszeiterfassung und Zuarbeit in Hinblick auf eine fristgerechte Lohnabrechnung, Allgemeine Sachbearbeitung und Schriftverkehr im Bereich Facility Management, Vorbereitung der Abrechnungsunterlagen für den Monatsabschluss, Pflege des Berichtswesens und der Dokumentationsunterlagen, Unterstützung der operativen Mitarbeitenden im täglichen Geschäft (Objekt- und Bereichsleitung) und Kundengesprächen, Terminüberwachung sowie Terminkoordination

Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen, Kommunikation mit anderen Fachbereichen, um relevante Finanzdaten zu sammeln und zu analysieren, Mitwirkung an Projekten zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung, Allgemeine Sachbearbeitung und Schriftverkehr, Unterstützung der operativen Mitarbeitenden im täglichen Geschäft (Objekt- und Bereichsleitung) und Kundengesprächen, Terminüberwachung sowie Terminkoordination

Unterstützung der operativen Mitarbeitenden im täglichen Geschäft (Objekt- und Bereichsleitung), Mitarbeit bei der Arbeitszeiterfassung und Zuarbeit in Hinblick auf fristgerechte Lohnabrechnung, Vorbereitung der Rechnungslegung und des Monatsabschlusses, Unterstützung der Objekt- und Bereichsleitung bei der Materialbestellung, Personalschulung und -einstellung, Umsetzung des Managementsystems sowie bei internen und externen Auditierungen, Pflege des Berichtswesens und der Dokumentationsunterlagen, Ansprechpartner für Kunden, Planung und Vorbereitung von Meetings

Unterstützung der operativen Mitarbeitenden im täglichen Geschäft (Objekt- und Bereichsleitung), Koordination der Nachunternehmer sowie die Ticketbearbeitung vom System 'RED', Mitarbeit bei der Arbeitszeiterfassung und Zuarbeit in Hinblick auf fristgerechte Lohnabrechnung, Vorbereitung der Rechnungslegung und des Monatsabschlusses, Unterstützung der Objekt- und Bereichsleitung bei der Materialbestellung, Personalschulung und -einstellung, Umsetzung des Managementsystems sowie bei internen und externen Auditierungen, Pflege des Berichtswesens und der Dokumentationsunterlagen, Ansprechpartner für Kunden, Planung und Vorbereitung von Meetings

Abwicklung allgemeiner Assistenzaufgaben (Terminplanung, Reisen, Reisekostenabrechnung, Bewirtung, usw.), Vorbereitende Buchhaltung, Planung, Vorbereitung und Organisation von internen und externen Meetings und Veranstaltungen, Vorbereitung von Präsentationen und Geschäftsunterlagen, Bearbeitung der Korrespondenz oder administrativer Aufgaben, Selbstständiges Bearbeiten von Teil-Projekten, Projektunterstützung und Koordination, Vor- und Nachbereitung von internen sowie externen Besprechungen, Koordination und Management interner und externer Schnittstellen, Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Dienstleistern, Enge Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung im Team

Organisatorische und administrative Unterstützung der technischen Abteilung im Bereich Wohnungsverwaltung, Erstellung und Aufbereitung von Projektunterlagen und Präsentationen, Terminmanagement und Organisation sämtlicher Datenbanken, Postbearbeitung und digital Archivierung von Dokumenten, Selbständige Erstellung von Antwortschreiben, sicherer Umgang mit Excel-Tabellen, Mitarbeit in der Angebotserstellung und eigenständige Rechnungsverfolgung

Rechnungslegung, Überwachung des Rechnungsstatus sowie Mahnwesens, Übernahme der wichtigen Schnittstellenfunktion zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Kunden, Verwaltung der Korrespondenz der Geschäftsleitung, einschließlich E-Mail-Kommunikation und Telefonie, Zuarbeit zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung, Erstellung und Bearbeitung von Geschäftsdokumenten, Berichten und Präsentationen, Unterstützung in der Personaladministration

Prüfung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Buchung von Dienst- bzw. Fortbildungsreisen aufgrund von Angaben der Antragsstellenden, Zusammenarbeit mit einem Reisebüro, Unterstützung von Beschäftigten bei Fragen zur Organisation von Dienst- bzw. Fortbildungsreisen, Vorbereitung der Reisekostenabrechnung, Einfaches Vertragsmanagement (Betreuung der Datenbank Spider), Allgemeine Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Organisation der Bücherei: Verwaltung der Ausleihe von Fachliteratur, Unterstützung bei der Literaturrecherche, Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Anfragen, Durchführung von Bestellungen, Pflege der Stammdaten., Online-Datenbankverwaltung: Verwaltung und Pflege juristischer Online-Datenbanken, Einrichtung von Zugriffsrechten, Organisation von Schulungen., Informationsmanagement: Bearbeitung eingehender Publikationen, Verteilung an zuständige Sachgebiete, Organisation des internen Umlaufs von Fachzeitschriften, Sicherstellung des termingerechten Versands, Verfassen von Korrespondenz gemäß Standards und Richtlinien., Beschaffungsmanagement: Bearbeitung von Bestellanforderungen, Verwaltung von Bestellvorgängen im SAP-System, Überwachung von Lieferterminen, Überprüfung der Qualität der gelieferten Waren und Dienstleistungen., Rechnungsbearbeitung: Erfassung und Verbuchung eingehender Rechnungen im SAP, Führung des Kassenbuchs, Vorbereitung der monatlichen Abrechnungen, Erstellung von Finanzberichten.

Mündliche und schriftliche Kommunikation mit internen sowie externen Partnern für den Personalbereich, Allgemeine Assistenzaufgaben: Seminar- und Dienstreiseabwicklung (Planung, Buchung, Abrechnung), manuelle Postbearbeitung, Zeitbeauftragte/r für den Unternehmensbereich, Ablageorganisation (analog und digital), Prüfung der zu unterschreibenden Schriftstücke auf formale Richtigkeit, Vorsortierung des digitalen Posteinganges nach Dringlichkeit, ggf. Weiterleitung / Delegation / Terminüberwachung / Abarbeitung, Unterstützung der wirtschaftlichen Prozesse (u.a. Kassenführung, Bestellung Büromaterial, Rechnung kontieren, Wareneingänge buchen), Terminerstellung und Koordination für den Unternehmensbereich, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Bewirtungsmanagement, Teilnahme an und Protokollierung von Sitzungen, Erstellen von Präsentationen, Eigenverantwortliche Sachbearbeitung von Geschäfts- und Vertragsangelegenheiten, Organisation von Events (z.B. Jubilarfeiern, Weihnachtsfeiern, Workshops), Onboarding neuer Mitarbeitenden: Organisation der Abläufe u.a. Einarbeitungsplan, Materialbestellung inkl. Büromöbelbestellungen und Begleitung

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten (Postein- und Ausgang, Besucherempfang, Datenerfassung, Inventarisierung, Raumbuchung u.a.), Vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten (Digitalisierung, Rechnungseingang, Vorkontierung, Beschaffung u.a.)

Zuständigkeit für die Personaladministration, Personalsachbearbeitung, Administrative Unterstützung bei Veranstaltungen: Terminplanung und -koordination, Bewerbung, Korrespondenz, Administrative Koordination, Planung und Abwicklung von Messen (Ausstattung, Hotelbuchungen, Personaleinsatzplanung), Aufbereitung von Mitgliederinformationen mit Abstimmung der Beratung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen (Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Protokollen), Koordination von Förderprojekten inkl. Budgetverwaltung, Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen Belangen

Lernen der Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Umgang mit modernen Mitteln der Bürokommunikation und -organisation, Betreuung von Teilnehmenden im Rahmen eines digitalen Portfolios

Lernen der Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Umgang mit modernen Mitteln der Bürokommunikation und -organisation, Betreuung von Teilnehmenden im Rahmen eines digitalen Portfolios

Büromanagement: Beaufsichtige den täglichen Betrieb des Büros., Beschaffungsmanagement: Verwaltung des Lagerbestands und Bestellung der erforderlichen Artikel., Organisation von Veranstaltungen: Unterstützung bei der Organisation von Teamveranstaltungen und Aktivitäten., Dokumentation: Gewissenhafte Dokumentation und Organisation von Unterlagen., Kommunikation: Zentraler Ansprechpartner für interne und externe Office Kommunikation., Weiterentwicklung der Arbeitsumgebung: Erkenne Möglichkeiten zur Verbesserung und setze diese um.

Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten wie der Vorbereitung von Dokumenten, Dateneingabe und der Organisation von Unterlagen., Mithilfe im Bewerbungsprozess durch das Schalten von Stellenanzeigen, Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Kandidat*innen., Mitwirkung im Einkauf durch Pflege von Bestellungen, Beständen und Rechnungen., Kommunikation mit Lieferanten und Unterstützung bei der Angebotseinholung., Organisation von Meetings und Events, einschließlich der Vorbereitung von Materialien und Abstimmung von Terminen., Pflege und Aktualisierung interner Datenbanken und Systeme., Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von personalbezogenen Richtlinien, Vorlagen und Dokumentationen.

selbstständige Organisation der Büro- und Verwaltungstätigkeiten in den beiden Abteilungen, Verwaltung der Haushalts- und Drittmittel in SAP, Vorbereitung und Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Bearbeitung und Vorbereitung von Vertragsangelegenheiten, administrative Betreuung der Finanzmittel, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Abrechnung der Reisekosten, Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen und Bestellungen, eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Schnittstelle zwischen Universitätsverwaltung und Abteilungen

Erster Ansprechpartner für Besucher:innen und Mitarbeitende, Organisatorische Aufgaben wie Verwaltung von Büromaterial und Catering, Unterstützung des CTO bei Assistenzaufgaben wie Kontaktmanagement und Terminplanung, Administrative Unterstützung des HR-Teams in Augsburg, Mitarbeit an Projekten zur Optimierung interner Prozesse

Unterstützung des Office Management-Teams bei allgemeinen administrativen & organisatorischen Aufgaben, Vor- & Nachbereitung von Meetings, Verwaltung des Büromaterials und -equipments, Dokumentenmanagement, Getränke- und Lebensmittelbestellungen, Gästebetreuung, Unterstützung bei der Durchführung von internen Events, Mitwirkung an übergreifenden internen Projekten, Eigenverantwortliche Aufgaben übernehmen und neue Inhalte erarbeiten, Optimierung bestehender Arbeitsprozesse