Führung des Schriftverkehrs sowie Telefonate mit Behörden, Mandanten und Ämtern, Vorbereitung von Schriftsätzen und Vertragsentwürfen, Kontrolle und Verwaltung der Fristen und Wiedervorlagen, Kalenderplanung und Reisemanagement, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Vorträgen, Rechnungstellung, Fakturierung und Überwachung des Zahlungsverkehrs, Selbständiges Bearbeiten von Forderungsbeitreibungen, Aktenverwaltung

Selbständige Führung eines Sekretariats, Gewissenhafte Erledigung der Aufgaben einer Rechtsanwaltsfachangestellten, Terminkoordination, Abrechnungen nach dem RVG, Fristen- und Wiedervorlagenkontrolle

Betreuung von Gesellschaften in gesellschaftsrechtlichen und gewerberechtlichen Angelegenheiten, Erstellung von Gesellschafterbeschlüssen, Verträgen, Nachträgen, Satzungen und Geschäftsordnungen, Koordination von Rechtsstreitigkeiten und Mahnverfahren in Zusammenarbeit mit Kanzleien, Selbstständige Korrespondenz mit Notariaten, Behörden und Kanzleien, Führung, Prüfung und Verwaltung von Akten, Unterstützung der Rechtsanwälte in grundbuchrechtlichen Angelegenheiten, Ausfertigung verschiedener Schriftsätze und Serienbriefe, Erstellen von Korrespondenzen und Vertragsunterlagen, Vorbereitung von Rechnungen und Honorarvereinbarungen, Organisation von Terminen und Fristen, Prüfen von ein- und ausgehenden Pachtverträgen auf Richtigkeit

Aktenführung, Fristenkontrolle, Rechnungsstellung, Formale Optimierung von Schriftsätzen und Verträgen, Unterstützung bei der Durchführung der elektronischen anwaltlichen Kommunikation (beA), Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, Terminkoordination und Reiseorganisation

selbstständige Organisation des Sekretariats, sorgfältige Erstellung von Vertragsentwürfen, Schriftsätzen und vielfältiger Korrespondenz in deutscher Sprache, Überwachung von Fristen sowie die sorgfältige Führung der Akten und der Wiedervorlage, Verantwortung für die Termin- und Reiseplanung, Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Dokumentenmanagement und die Abrechnung der Mandate

Bearbeitung des Postein- und Ausgangs, Organisation und Pflege von Akten und Verträgen, Büroorganisation und Durchführung von Recherchearbeiten (z.B. Grundbuchabfragen), Vorbereitung von Vertrags- und Nachtragsentwürfen sowie Annahmeerklärungen, Vorbereitung und Bearbeitung von Dienstbarkeiten bis hin zur Überwachung der ranggerechten Grundbucheintragung, Abstimmung mit Notariaten und Behörden, Vorbereitung von Beurkundungen und notariellen Beglaubigungen, Formelle Prüfung von Verträgen und Grundbucheintragungen, Überwachung von Vertragspflichten und Fristen, Erstellung von Auszahlungsformularen und Rechnungsprüfung, Unterstützung bei der Pflege von Grundstücksübersichten, Zusammenstellung von Projektdokumentationen/ Originalurkunden, Erfassung vertragsspezifischer Daten in einer Softwarelösung

Ableistung eines mindestens dreijährigen Anwärterdienstes zur Vorbereitung auf das Amt des Notars, Mitarbeit bei Notarinnen und Notaren, Übernahme von Notarvertretungen, Notariatsverwaltungen und Notariatsabwicklungen, Teilnahme an Unterrichts- und Fortbildungsveranstaltungen, Vertiefung der theoretischen Ausbildungsinhalte im Rahmen selbstständigen Studiums und eigener Fortbildung, Bewerbung auf freiwerdende oder neugeschaffene Notarstellen in Baden-Württemberg nach Absolvierung des Anwärterdienstes

Unterstützung des Teams bei Anmeldeverfahren von nationalen und internationalen Patenten, Designs und Marken sowie bei der Einhaltung von Fristen, Überwachung der Einzahlungen der Verlängerungs- und Jahresgebühren, Mitwirkung bei der Korrespondenz mit Anwälten, Behörden und anderen Unternehmenseinheiten, insbesondere aus dem asiatischen Raum, in Deutsch und Englisch, Überblick über administrative Aufgaben, Hilfe bei Aktenanlage, Datenpflege und Digitalisierung des Schriftverkehrs

Eigenverantwortliche Bearbeitung von allgemeinen Organisations- und Assistenztätigkeiten, Serviceorientierte Mandantenbetreuung und Unterstützung / Entlastung der Anwälte (w/m/d), Zuverlässige Bearbeitung der Korrespondenz in Deutsch und in Englisch, Koordination, Organisation und Pflege der digitalen Akten, Unterstützung des Teams bei der Bearbeitung von Vertragsdokumenten, Erstellung von Honorarvereinbarungen und Rechnungen, Koordination von Terminen und Reisen inklusive Reisekostenabrechnung

Unterstützung der Justiziar:innen bei der Aktenführung sowie beim Termin- und Fristenmanagement, Vorbereitung öffentlicher Zustellungen, Kostenfestsetzungsanträge im Rahmen des Klageverfahrens, Selbständige Durchführung von Mahnverfahren bis hin zum Vollstreckungsbescheid sowie der Zwangsvollstreckung, Federführende Korrespondenz mit externen Beteiligten, Fachbereichen und Insolvenzverwalter:innen, Prüfung eingehender Rechnungen, Freigabe und Anweisung zur Zahlung, Überwachung des Insolvenz- und Restschuldbefreiungsverfahrens sowie die Überwachung von Quotenzahlungen, Erarbeitung von Handlungsvorschlägen und Entscheidungsempfehlungen für die Justiziar:innen, Geschäfts- und Bereichsleitungen

Erfassen von Anträgen auf Erteilung von Approbationen und Berufserlaubnissen, Zusammenarbeit mit der Bezirksärztekammer im Rahmen der Durchführung von Kenntnisprüfungen, Anfertigen von Ladungen und Führen der Terminkontrolle, Bearbeiten von Antragsrücknahmen und Erlassen von Gebührenbescheiden, Erfassen von Warnmeldungen durch Behörden anderer Bundesländer, Allgemeine Aktenablage und Wiedervorlage, Anfertigen von Annahme- und Ausgabeanordnungen in Irm@, Führen der Korrespondenz jeglicher Art im Zuständigkeitsbereich, Übernehmen von Sekretariatstätigkeiten für die Abteilung am Standort Koblenz, wie z.B. Sichten und Verteilen der Abteilungspost, Vornehmen der Materialbestellungen sowie Ausüben der Vorzimmeraufgaben bei Anwesenheit der Abteilungsleitung (grds. einen Tag in der Woche)

Unterstützung des Akquise-Teams im Daily Business, Erstellung von Anschreiben an externe Geschäftskontakte und Übernahme der Koordination des Versands, Ausfertigung von Verträgen für Geschäftskontakte anhand der Informationen des Akquise-Teams, Verwaltung der Kontaktdaten der Landeigentümer in internen Tools

Digitale Erfassung von Postein- und -ausgängen inkl. Fristenerfassung über unser Dokumentenmanagementsystem, Erledigung des Schriftverkehrs, Empfang und erster Ansprechpartner für unsere Mandanten – persönlich vor Ort und telefonisch, Terminplanung, Pflege von Stammdaten und Datenbanken, Erstellung von Gebührenabrechnungen und vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung

Umfassendes Bewerbermanagement (Verwaltung von Bewerberdokumenten, Kommunikation mit Bewerbern sowie interne Abstimmungsprozesse), Bearbeitung von Eintritts- und Austrittsprozessen, Pflege von Personalakten, Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Überwachen der Zeitkonten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Vorbereitende Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei den Themen betriebliches Gesundheitswesen sowie der betrieblichen Altersvorsorge, Erledigung anfallender Korrespondenz im Rahmen des Personalwesens

(private und betriebliche) Steuererklärungen und Jahresabschlüsse, Optional: Lohnbuchhaltung (nicht zwingend erforderlich), Kommunikation mit Finanzämtern und anderen Behörden, Betreuung unserer Mandanten und Bearbeitung des Schriftverkehrs, Mitarbeit an spannenden Projekten

Erfassen von Anträgen auf Erteilung von Approbationen und Berufserlaubnissen, Zusammenarbeit mit der Bezirksärztekammer im Rahmen der Durchführung von Kenntnisprüfungen, Anfertigen von Ladungen und Führen der Terminkontrolle, Bearbeiten von Antragsrücknahmen und Erlassen von Gebührenbescheiden, Erfassen von Warnmeldungen durch Behörden anderer Bundesländer, Allgemeine Aktenablage und Wiedervorlage, Anfertigen von Annahme- und Ausgabeanordnungen in Irm@, Führen der Korrespondenz jeglicher Art im Zuständigkeitsbereich, Übernahme von Sekretariatstätigkeiten für die Abteilung am Standort Koblenz, wie z.B. Sichten und Verteilen der Abteilungspost, Vornehmen der Materialbestellungen sowie Ausüben der Vorzimmeraufgaben bei Anwesenheit der Abteilungsleitung

Bedienung der Telefonzentrale und der Empfang von Besuchern, Betreuung unserer allgemeinen E-Mail-Postfächer sowie Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung, wie z. B. Terminkoordination, Korrespondenz etc., Protokollführung bei Bürobesprechungen, Postbearbeitung, Führen der Bargeldkasse und Bestellungen (z. B. Büromaterialien) sowie die Verwaltung des Büroinventars, Neue Projekte anlegen, digital, analog und in unserer ERP-Software, Administrative Bearbeitung von Ein- und Austritten, Pflege der Personalakten sowie die Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Administrative Bearbeitung von Praktikanten, Werkstudenten u. Aushilfen, inkl. Erstellung der Arbeitsverträge etc., Pflege von Krankdaten inkl. Überwachung Entgeltfortzahlung, Veranlassung der monatlichen Gehaltsabrechnung als Schnittstelle zum Steuerbüro in Zusammenarbeit mit der Personalreferentin, inkl. aller Vor- und Nacharbeiten, Urlaubsvertretung der Personalreferentin

Kennenlernen der Büroorganisation, Vertrautmachen mit betrieblichen Abläufen sowie eingesetzten EDV-Programmen und sonstigen Arbeitshilfen, eigenständige Erarbeitung aktenbezogener Lösungen, Verfassen von Schriftsätzen an Gegner und Gericht, Erstellung von Rechtsgutachten, Führen von Mandantengesprächen, Wahrnehmung von Gerichtsterminen

Posteingang und im Vertretungsfall auch um den Postausgang sowohl in Papierform als auch digital, Generelle Registraturarbeiten wie z.B. die Datenerfassung und -pflege im elektronischen Aktenverwaltungsprogramm enaio, Aktenverwaltung, Codierung und Aktenvernichtung, Eingehende elektronische Rechnungen an die entsprechenden Fachbereiche weiterleiten, Bei den Gesamtaufgaben der Registratur mitarbeiten, z.B. Postverteilung in den Dienstgebäuden und in Vertretung auch Bestellung und Ausgabe von Papier und Briefumschlägen

Erstellung von Lohnabrechnungen und Mandantenbuchhaltungen für kleine und mittelständische Betriebe mithilfe DATEV, Eigenständige Erstellung von Jahresabschlüssen und dazugehörigen Steuererklärungen für kleine und mittelständische Betriebe, Kommunikation mit Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern, Kontenabstimmung und deren Pflege