Allgemeine Vorzimmertätigkeiten (u.a. Besucherinnen/Besucher koordinieren und betreuen, Termine vereinbaren und überwachen, zentraler Telefondienst, Terminverwaltung für die Amtsleitung in Outlook), Abwicklung des gesamten Postein- und Auslaufes, Vorbereitung und Koordinierung von Sitzungen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Beschlüssen für diverse Gremien im Programm Session (Vorlagenmanagement), Schreiben von Briefen und Verfügungen für die Amtsleitung, Erstellung und Verteilung von Sitzungsprotokollen, Organisation und Ablage des Amtsschriftverkehrs, Erfassung, Weiterleitung und Nachverfolgung von internen und externen Anfragen

Personalrechtliche Betreuung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften aus den Fakultäten und zentralen Einrichtungen, von der Einstellung bis zur Beendigung der Beschäftigung, Erteilung von Lehraufträgen und Abschluss von Dozierendenverträgen nach formaler Prüfung sowie Erstellung von Sonderverträgen (z. B. Honorar- und Werkverträge), Beratung der Fachvorgesetzten sowie der Fakultäten zu der Beschäftigung von Hilfskräften und der Erteilung von Aufträgen an die Lehrenden, Pflege und Aktualisierung der Inhalte auf den Internet- und Intranetseiten, Aktive Teilnahme an abteilungsübergreifenden Projekten zur Förderung der Zusammenarbeit sowie zur Digitalisierung der Personalakten

Unterstützung der Teamleitung und des Fachteams in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Verantwortung für das Reisemanagement und Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Vertretung sowie Unterstützung im Bereich der Projektkoordination, Organisation von internen und externen Team- und Mitarbeitermeetings, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Allgemeine Hilfsarbeiten (Recherche, Dokumentenmanagement, Fristen- und Wiedervorlagemanagement)

Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten, Unterstützung bei der Buchhaltung, Unterstützung bei Personalmanagement, Büromanagement

Unterstützung des Projektleiters bei der Projektabwicklung sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Aufbau von neuen Strukturen und Prozessen, Allgemeine Büroorganisation und Terminübersicht, Reise und Hotelorganisation, Erarbeitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen, Ausarbeitung und Erstellung von Statistiken und Präsentationen, Mitarbeit / Übernahme von Projekten und Sonderthemen, Unterstützung bei der Optimierung bestehender Abläufe und Strukturen, Unterstützung bei Tätigkeiten im Bereich Fuhrpark und Lagerverwaltung, Unterstützung bei der Einsatzplanung der Montagefachkräfte, Allgemeine administrative Aufgaben

Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten und Klassenbüchern, Bearbeitung von Bücher- sowie Materialbestellungen, Pflege und Recherche von Stellenangeboten, Allgemeine administrative Unterstützung

Administration des Büros, Verwaltung der Prüf- und Zertifizierungsstelle, Erstellen und Prüfen von Rechnungen, Einkauf, Mahnwesen, Reisekostenabrechnung, Dokumentenvorbereitung z.B. von Kundenverträgen, Beauftragung externer Auditoren, Auftragsbestätigungen, Organisation von Ortsterminen und Reisen, Organisation von Veranstaltungen, Organisation von Dokumenten, Nachverfolgung von Terminen, Kommunikation mit der Akkreditierungsstelle, Kommunikation mit Behörden auf organisatorischer Ebene

Unterstützung der Fachrichtung Bank bei der Vor- und Nachbereitung von Lehrveranstaltungen, Klausuren und Prüfungen, Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Lehrmaterialien, Übernahme von wissenschaftlichen Recherchetätigkeiten, Beschaffung von Literatur für Forschungszwecke

Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten und Klassenbüchern, Bearbeitung von Bücher- sowie Materialbestellungen, Pflege und Recherche von Stellenangeboten, Allgemeine administrative Unterstützung

Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten und Klassenbüchern, Bearbeitung von Bücher- sowie Materialbestellungen, Pflege und Recherche von Stellenangeboten, Allgemeine administrative Unterstützung

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit

Empfang von Besucher*innen, Betreuung der Telefonzentrale, Bearbeitung von Bestellungen sowie der täglichen Ein- und Ausgangspost, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs, Verantwortung für Kassenführung und vorbereitende Buchhaltung, Pflege und Aktualisierung von Bewohnerstammdaten, Organisation von Ablage und Archivierung

Mitarbeit in der Koordination der Deutschkurse für Austauschstudierende, Unterstützung der Studierenden bei Fragen zu den Deutschkursen, Mitarbeit bei der Vorbereitung der Anreise der Austauschstudierenden und Unterstützung bei der Unterkunftssuche, Mitarbeit bei der Pflege der Webseiten; Erstellung und Aktualisieren von Infomaterial, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Exkursionen, Begleitung der Exkursionen

Selbstständige Budgetkontrolle, Haushalts- und Drittmittelüberwachung, administrative Projektbegleitung/ Projektcontrolling aller Drittmittelprojekte, Koordination und Vorbereitung von Personalvorgängen, Administrative Begleitung aller am Lehrstuhl anfallenden Aufgaben in der Lehre, Teamassistenz, z.B. internationale Kommunikation und Korrespondenz, Bestellungen und Beschaffungen, Gästebetreuung, Dienstreisen

Übernahme, selbstständige Planung und Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Vorsitzende des Vorstandes, umfassende Gewährleistung des Informationsflusses zwischen Vorstand und den Geschäftsbereichsleitungen, Planung, Organisation und Nachbereitung von internen sowie externen Besprechungen und Veranstaltungen, Erstellung von Präsentations- und Informationsunterlagen für die Vorsitzende des Vorstandes, Erledigung der anfallenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon, Verwaltung), Durchführung der Reiseplanung und –abrechnung, Postmanagement für den Vorstandsbereich (u.a. revisionssicheres Erfassen der Korrespondenz), Unterstützung der Fachbereichsleitung des Vorstandsreferates bei der Organisation und Durchführung von Gremiensitzungen, Recherchearbeit und Pflege der Kontaktdaten für die Gremienarbeit

Zusammenarbeit und Service mit und für die Leitung Reinigungspool und die Bereichsleitung Hilfen in sozialen Notlagen (SoNo), Mitwirkung der Erstellung von Dateien und Entwicklung von Statistiken für den SoNo-Bereich, Zentrale Annahme, Prüfung und Bearbeitung von Sachspendenanfragen sowie der Organisation der Logistik, Bearbeitung der Reportings der Einrichtungen des SoNo-Bereiches, Arbeits-/Reparaturaufträge entnehmen und an interne und externe Firmen weiterleiten, Nachhalten und Überprüfung der Erledigung von an Dritte erteilte Aufträge, Erfassung und Pflege von Daten, Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben und Disposition, Allgemeine Bürotätigkeiten wie Organisation der Ablage und Bearbeitung/Überwachung des Postein-/ausgangs, Erstellung von Statistiken zum Materialverbrauch der einzelnen Einrichtungen, Vorbereitung für die Entscheidungsfindung für Beschaffungen, Einholen von Angeboten, rechnerische Prüfung und Kontierung von Lieferantenrechnungen, Führung einer Barkasse, Bevorratung, Bestellung, Prüfung von Lieferscheinen, eigenverantwortliches und selbstständiges Reklamieren bei Fehllieferung oder Beschädigung der Ware, Enge Zusammenarbeit mit der Leitung des Reinigungspools, Lager, Wäscherei und der zentralen Buchhaltung, Organisation, Vorbereitung und Durchführung der Inventur in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden des Zentrallagers, Vertretung von Kolleg:innen im Verwaltungsbereich SoNo sowie Mitwirkung an Sonderaufgaben und Projekten auf Anforderung

Gebührenabrechnung für Betreuungen nach Fallpauschalen, Stammdatenpflege, Aktenführung, Ablagewesen, Vorbereitende Buchhaltungsarbeiten, Büroorganisation, allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatstätigkeiten

Administrative Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit dem Projektteam und der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch, Buchung und Koordination komplexer Dienstreisen, Planung und Begleitung interner und externer Veranstaltungen, Koordination der termingerechten Veröffentlichung von Pressemitteilungen, Planung und Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und Reports, Sorgfältige Dokumentenverwaltung und Ablage, Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern, Unterstützung bei der Durchführung und Überwachung von Projekten