44 Hilfskraft Jobs Berlin

Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Datenbanken und Dokumentationen, Kommunikation mit internen und externen Partnern

Unterstützung bei Presse- und Medienarbeit (Übersetzungen, Zuarbeit bei Erstellung von Artikeln und Blogs), Verfassen von Protokollen, Briefings und kleinen Concept Notes, Unterstützung bei Outreach-Aktivitäten (Nachbereitung von Treffen mit Stakeholdern), Mitarbeit bei Strategieprozessen, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Workshops, Erstellung von Kontaktlisten, Allgemeine Unterstützung der Arbeit der Geschäftsführung, Weitere analytische und operative Aufgaben

Büroprozesse managen (Postbearbeitung, Telefon- und Terminmanagement, Schriftverkehr, Ablagemanagement), Protokolle führen und Datenbanken pflegen, Unterstützung bei der Erstellung von Excel-Auswertungen und Rundschreiben, Büromaterialien beschaffen und verwalten, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Lektorats- und Layoutarbeiten übernehmen, PowerPoint-Präsentationen und Excel-Tabellen erstellen, Korrespondenz und Besucherempfang sowie Eindecken von Beratungsräumen, Dienstreisen organisieren

aktive und unabhängige Koordination und Unterstützung im EU-Projekt H2POWRD, Verwaltung von Drittmitteln und Forschungsfonds (Unterstützung bei der Erstellung von Projektberichten, Kommunikation mit internationalen Projektpartnern und der Förderstelle, Dokumentation), Unterstützung der internationalen Projektpartner bei Stellenanzeigen, Unterstützung für internationale Gäste, Organisation von Meetings und Konferenzen, Öffentlichkeitsarbeit, Pflege der Homepage, Termin- und Reiseplanung, Korrespondenz (Deutsch und Englisch)

Vorbereiten und Durchführen von Stellenbesetzungsverfahren, Formulierung von Stellenausschreibungen, Bearbeiten von Arbeitnehmerüberlassungen, Erstellen von Verträgen und Nachträgen für Praktika und Hospitanzen, Mitarbeit bei der Erstellung von Anforderungsprofilen, Mitarbeit in der Personalentwicklung, Koordination von Terminen, Überwachung von Fristen, Vorbereitung von Besprechungen, Anfertigung von Protokollen, Erledigung allgemeinen Schriftverkehrs, Büromanagement

Vorbereiten und Durchführen von Stellenbesetzungsverfahren, Formulierung von Stellenausschreibungen, Bearbeiten von Arbeitnehmerüberlassungen, Erstellen von Verträgen und Nachträgen für Praktika und Hospitanzen, Mitarbeit bei der Erstellung von Anforderungsprofilen, Mitarbeit in der Personalentwicklung, Koordination von Terminen, Überwachung von Fristen, Vorbereitung von Besprechungen, Anfertigung von Protokollen, Erledigung allgemeinen Schriftverkehrs, Büromanagement

Übernahme einer Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Referenten und Mitgliedern, Betreuung von Gästen bei hochkarätigen Veranstaltungen aus Wirtschaft und Politik sowie Unterstützung bei der Vorbereitung, Pflege der Adressdatenbank und Erstellung von Dokumentenvorlagen, Auswertungen von Videokonferenzen sowie Versand und Auf- und Nachbereitung der Highlights, Allgemeine Büroorganisation und Assistenzaufgaben (u.a. Termin- und Videokonferenzplanung, interne Koordination und Übernahme einzelner Projektmanagement-Aufgaben), Allgemeine organisatorische Unterstützung der Landesgeschäftsführung

Assistenz- und andere Bürotätigkeiten für das Team und die Geschäftsführung, Mitarbeit bei Organisation und Durchführung von On- und Offline-Veranstaltungen, Interne und externe Kommunikation über die Veranstaltung sowie deren logistischer Vorbereitung, Unterstützung bei der Kontrolle und Aktualisierung von Beauftragungen und Abrechnungen, Vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung

Unterstützung des Vorstandes bei der Betreuung der Bewerber, Stipendiaten und Alumnis, Umsetzung des ideellen Förderangebots, Aufbau des Alumni-Angebots, Gestaltung und Organisation von Veranstaltungen, Organisation des jährlichen Auswahlprozesses, Maßnahmen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit sowie die Pflege der Website und Social-Media-Profile, administrative Tätigkeiten

Betreuung der Telefonzentrale und des E-Mailpostfachs von Mo-Fr von 9:00-17:30, Unterstützung der zentralen Mitgliederverwaltung und anderer Abteilungen bei der Datenpflege und Sachbearbeitung, Empfang und Betreuung von Gästen, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Sicherstellung der Ordnung im Büro und in den Besprechungsräumen, Unterstützung des Teams bei allgemeinen Büroarbeiten wie Bestellung und Verwaltung von Büromaterial

verwaltungstechnische Arbeiten im Rahmen des Europa-Profils, Mitarbeit an Antrags- und Projektabwicklung Erasmus+, Verwaltung, Rechnungsprüfung, Pflege von Datenbanken, Statistik, Korrespondenz, selbstständiges Erstellen von Vertragsunterlagen

Schriftverkehr & Telefonate, Bestellung und Bestandsverwaltung, Unterstützung in der Buchhaltung und Personalmanagement, Facility Management, Sekretariats- und Assistenztätigkeit

Erteilung von einfachen Auskünften, Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation, Unterstützung bei Datenerfassung/Datenpflege, Erledigung von Boten- und Dienstgängen, Unterstützung bei der Pflege von Material- und Produktbeständen und bei Archivierungsaufgaben, Vorbereitung von Bestellvorgängen, Kopierarbeiten, Unterstützung bei sonstigen Bürotätigkeiten

Proaktive und vorausschauende Unterstützung der Bereichsleitungen in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Organisation von tagesaktuellen Vorgängen, insbesondere auch stetige*r Ansprechpartner*in für die Teams, Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung für die Bereichsleitungen, Operative Aufgaben wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Bestellung von Fachliteratur, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern inkl. Protokollführung

Unterstützung bei der Datenerfassung, Ablage und Archivierung, Mitarbeit bei der Prüfung und Indexierung von Rechnungen, Mitwirkung bei Marktrecherchen zur Vorbereitung von Vergaben, Hilfe bei der Aufbereitung von Informationen für die Verbraucherzentralen und Energieberater:innen

Bearbeitung Postein- und ausgang, Bearbeitung der Verwaltung-Emails, Empfangsarbeit – Kontakt mit Boten, Bewerberinnen, Mitarbeitenden etc., Telefonarbeit, Archivarbeit, Nach gründlicher Einarbeitung: Übernahme von leichten Projektaufgaben, Übernahme weiterer Projektaufgaben – Kostenstellen abstimmen, Anträge stellen, Verwendungsnachweise, Kontakt mit Zuwendungsgebern, Zuarbeit der Geschäftsleitung, Zuarbeit der Projekte, Öffentlichkeitsarbeit, Statistiken führen

Büroorganisation, Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Terminplanung, -überwachung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen und Veranstaltungen, Beschaffung von Büromaterial, Textverarbeitung, -formulierung und -gestaltung, Bearbeitung eigener Projekte (im Rahmen der Wahlqualifikationen), kaufmännische Tätigkeiten im Bereich Rechnungswesen und Personalverwaltung

Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination, Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin, Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung, Koordination und Federführung beim Jahresbericht (erscheint alle 1,5 Jahre), Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial, -einrichtung sowie technischer Ausstattung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern, Betreuung der Website (u.a. Aktualisierung der Inhalte) und der Datenbank, Erstellen von Vorlagen sowie Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity, Erste*r Ansprechpartner*in bei externen Anfragen, d.h. Aufnahme der Anliegen sowie entsprechende Bearbeitung, Vorstellung des Instituts beim Erstkontakt (über Telefon), Gespräche mit Gästen, Redner*innen bei Veranstaltungen etc., Interne*r Ansprechpartner*in, d.h. IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung, Auswahl und Betreuung der Praktikant*innen, On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen, Bearbeitung des Posteingangs, Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Durchführung personaladministrativer Tätigkeiten im Rahmen der Personalbetreuung von der Einstellung bis zum Austritt, Durchführung der Gehaltsabrechnung, mit allen erforderlichen Vor- und Nacharbeiten, Melde- und Bescheinigungswesen sowie Korrespondenz, Beantragung von zuwendungsfinanzierten Projekten, Erstellung der Verwendungsnachweise, Erstellung von Haushaltsplänen für die Projekte, Kommunikation mit der öffentlichen Hand und den Projektleitungen

Selbstständige und verantwortungsbewusste Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Angelegenheiten: Terminkoordination, Dienstplan- und Reisemanagement sowie die Führung von digitalen und analogen Ablagestrukturen, Kommunikation mit Geschäftspartner:innen und Gästen sowie deren Empfang und Betreuung, Unterstützung im Officemanagement, Projektmanagement und Eventmanagement, Koordination des On- und Offboardings in enger Zusammenarbeit mit HR