Recherche zu personalrelevanten Themen, Erstellung von Personalstatistiken, Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben, Mitwirkung bei der Ablage, digital und analog, Personaldatenpflege in der Personalmanagement-Software und analog, Mitarbeit am Empfang

Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen des Leitungsteams und der Leitung Verwaltung, Mitentwicklung von Schulungs- und Eingliederungsmaßnahmen sowie Workshopentwicklung, Erstellung von Projektplänen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Verwaltung von Stiftungen, Datenerfassung und -organisation, Aktenführung, Material- und Bewirtungsmanagement, Empfang und Ansprechperson für Gäste und Besucher

Büroorganisation und Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung und die Beschaffung von Büromaterialien, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit in- und externen Ansprechpersonen, Erstellung von Präsentationen, Erstellung von Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. Anpassung bestehender Materialien auf Basis von Datenanalysen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen, Organisation von Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops (physisch und digital), Impulse für den Bereich geben, klar und schlüssig kommunizieren und bereichsübergreifende Themen koordinieren, Aktive Mitarbeit an vielschichtigen Projekten, Umsetzung von Teilaufgaben und Protokollierung interner Sitzungen

Erfahrungen sammeln in der Administration, Unterstützung des Teams in täglichen Büroabläufen, Mitarbeit in Projekten, Management des Empfangs und Ansprechperson für Kund:innen

Allgemeine Sekretariats-, Organisations- und Verwaltungstätigkeiten (Schriftverkehr, Telefondienst, Ablage, Archivierung, Digitalisierung), Pflege und Erstellung von Dienstplänen sowie Teamkalender, Formelle Prüfung von Angeboten, Beauftragung und Überwachung von Bestellvorgängen sowie Reklamationsbearbeitung, Sachliche Kontrolle von Rechnungen, Erfassung und tabellarische Dokumentation von Energieverbrauchsdaten im Rahmen des Energie-Controllings, Organisation von Teambesprechungen und deren Protokollführung, Kommunikation und Pflege von Lieferanten, Unterstützende Tätigkeiten im Ticketsystems der Abteilung Technik

Begleitung des gesamten Einstellungsprozesses, Erstellung von Stellenausschreibungen, Veröffentlichung der Stellenausschreibungen auf der Website, Erstellung von Stellenanzeigen in Jobbörsen und Zeitungen, Kontaktpflege zu Hochschulen, Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Koordination der Vorstellungsgespräche, Betreuung neuer Mitarbeiter nach der Einstellung

Unterstützung der Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Priorisierung und Kanalisierung eingehender E-Mails, Unterstützung bei der Reiseplanung sowie Abwicklung von Buchungen und Reisekostenabrechnungen, Terminmanagement und Koordination von Meeting, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleistende in abteilungsbezogenen Fragestellungen, Koordinierende Tätigkeiten und Unterstützung der Teams der Unternehmensverwaltung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation des Office-Managements und die Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Meetings

Koordinierung, Planung und Überwachung von Terminen, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Postverteilung, Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Führungskräfte des Stabsbereich Personal, organisatorische Vorbereitung von Besprechungen, Führung von Abwesenheits- und Urlaubslisten, Formulierung und Gestaltung von einfachen Texten, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Veröffentlichung von Informationen im Intranet, Krankheits- und Urlaubsverwaltung im Personalinformationssystem, Berechnung und Überwachung von Fristen

Selbständige Verwaltung und Koordination administrativer Aufgaben, einschließlich Postbearbeitung, E-Mail-Management und Telefonkommunikation, Terminplanung, -organisation und -nachverfolgung für die Sektion, inklusive Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Eigenständige Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung von Informationen und Unterlagen für Entscheidungsprozesse, Erstellung von Auswertungen, Protokollen und Schriftverkehr sowie Datenpflege und -kontrolle, Organisation und Führung des digitalen Ablagesystems der Sektionsleitung, Unterstützung bei Projekten und allgemeine Assistenztätigkeiten für die Sektionsleitung

Beantragung von Wohngeld für Leistungsberechtigte, Datenerfassung und Datenpflege, Telefondienste (v.a. nachmittags), Tätigkeiten für die Arbeitsbereichsleitung, Terminverwaltung und Führen von Übersichten, Büroorganisation, Ablagetätigkeiten und Aktenpflege, Zuarbeiten für die Sachbearbeitung, Scannen und Kopieren von Unterlagen

Erledigung administrativer und organisatorischer Tätigkeiten im Bereich der Liegenschaftsverwaltung für die Dienstgebäude am Standort Darmstadt (incl. Wahrnehmung von Sonderprojekten), darunter fallen u. a.: Maßnahmen der Gebäudesicherheit, Raum- und Ausstattungsplanung und die Überwachung der Hausordnung, Sie setzen Maßnahmen des Betrieblichen Arbeitsschutzes, der betrieblichen Ersten-Hilfe und des vorbeugenden Brandschutzes um (z.B. Erstellen und Anpassen von Brandschutzordnungen und Evakuierungskonzepten), Sie entwickeln Gefährdungsbeurteilungen weiter und unterstützen bei Durchführungen von Befragungen der Mitarbeiter/innen

Abwicklung des Posteingangs und -ausgangs (intern/extern), Verwaltung und Bestellung postrelevanter Materialien, Dokumentenmanagement (Scannen, Verteilen und Archivieren eingehender Schreiben und Dokumente), Annahme und Versand von Paketen (inkl. Gefahrgutsendungen) mithilfe gängiger Programme der Paketdienstleister, dabei Prüfung von Lieferungen anhand der Lieferscheine sowie Weiterleitung an die entsprechenden Bedarfsstellen, Wahrnehmung des zentralen Telefondienstes (dt./engl.), Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben

Mitarbeit bei der Überprüfung und Überwachung der Wartungsverträge, Mitarbeit bei der Erstellung/Überarbeitung von Gefährdungsbeurteilungen, Mitarbeit bei der Erstellung und Einhaltung eines Schulungs- und Unterweisungsplanes, Mitarbeit bei der jährlichen Bestandsinventur, allgemeine Verwaltungsaufgaben, Mitarbeit bei Optimierungsprozessen, Mitarbeit bei der Festlegung, Überwachung und Kontrolle von Qualitätsstandards

organisatorische Betreuung von internen und externen Gästen, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Abstimmung von Terminen, Raumausstattung, Veranstaltungstechnik und Catering, Einholen von Angeboten und die Koordination mit Dienstleistenden, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Erstellung und Pflege von Übersichten zu An- und Abwesenheiten, Inventar und Weiterbildungen, Unterstützung bei der Erstellung von Jahresberichten und Publikationen, Telefondienst in deutscher und englischer Sprache, Verwaltung der Ablage, Beschaffung von Büromaterialien über das SAP-Bestellsystem, Bearbeitung administrative Anfragen, Urlaubsscheine und Krankmeldungen, Optimierung der Sekretariatsprozesse

Aktive Entlastung der Projektleitung und der Kolleginnen und Kollegen durch administrativ wiederkehrende Tätigkeiten (Rechnungsprüfung, Reiseabrechnung, Postverwaltung, Bestellungen), erster Ansprechpartner für externe Anfragen, Unterstützung in der Projektadministration (Erstellung von Anfragen und Ablage notwendiger Dokumente, Unterstützung im Besucherwesen und bei Anlässen, Protokollführung u. dgl.), eigenständige Weiterentwicklung der bisherigen Prozesse, eigenständige Umsetzung interner Kommunikationsflüsse, selbstständige Abwicklung kleinerer Projekte sowie div. Unterstützung bei HR-Abläufen in Zusammenarbeit mit dem Stammhaus.

Unterstützung des Teams in der Büroorganisation, Koordination von Abläufen, Erstellung wichtiger Dokumente, Unterstützung bei der Buchhaltung, Planung von Besprechungen, Präsentationen und internen Veranstaltungen, Kommunikation mit internen und externen Kontakten

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Allgemeine organisatorische Tätigkeiten und Korrespondenz, Bearbeitung des Online-Bewerber­portals, Planung von Dienstreisen, Unterstützung im Bestell­wesen, beim Waren­eingang und bei der Rechnungs­prüfung, Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Mitarbeit bei der Vorbereitung von Lehr­veranstaltungen (Raum­organisation, Ansprech­person für Studierende in Bezug auf Praktika und Prüfungs­termine), Aktualisierung der instituts­eigenen Webseiten

vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ, Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle, Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen, Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften, Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen, Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung, selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug, vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen, Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle