Beratung und Unterstützung der kfm. Geschäftsführung in allen operativen und strategisch personalrelevanten Themen, Führung eines HR-Teams von derzeit vier Kolleginnen am Standort Bonn und einer Kollegin am Standort Hamburg, Personalbetreuung an den beiden Standorten Bonn und Hamburg durch die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Bearbeitung aller Personalprozesse von der Einstellung bis zum Austritt, Recruiting für die Standorte Bonn und Hamburg, Unterstützung des Fachkollegiums bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen, Personalentwicklungsplanung sowie Personalfort-  und -weiterbildung, Förderung der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit dem Personalrat, der Gleichstellung sowie der Schwerbehindertenvertretung, Erstellung von Personalstatistiken, Weiterführung der Digitalisierung von Abläufen in der Personaladministration und der Erarbeitung und Umsetzung der entsprechenden Prozesse, Vorbereitung der Gehaltszahlungen in Koordination mit einem externen Entgeltdienstleiter

Unterstützung des Vorstandsbüros in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Bearbeitung und Vorbereitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, einschließlich Protokollführung, Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen, Allgemeine Büroorganisation, -verwaltung und Dokumentenmanagement

Unterstützung des Vorstands bei organisatorischen und strategischen Aufgaben, Unterstützung im Geschäftsfeld Soziales sowie im Blick auf die diakonische Kulturentwicklung des gesamten Unternehmens, Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Erstellung von Präsentationen und Textentwürfen, Unterstützung bei Projekten, Beteiligung an der Entwicklung und Gestaltung innovativer, bedarfs- und zukunftsorientierter Konzepte und Strukturen, Kommunikation mit anderen Fachabteilungen und externen Geschäftspartnern, Unterstützung des Vorstandes in Gremien

Fix most burning topics: Collaborate directly with our CEO and leadership team setting priorities, and make progress most pressing projects, Lead High-Impact Projects: Take charge of key projects that propel VARM’s growth, coordinating seamlessly across our dedicated teams., Streamline Communication & Processes: Serve as the crucial link between leadership and team members,ensuring clear messaging while continuously refining our workflows., Executive Support: Act as a trusted advisor to the CEO by turning complex challenges into clear, actionable strategies and tracking the progress of key initiatives., Stakeholder Engagement: Serve as VARM’s ambassador in internal and external meetings, embodying our values and strategic priorities while building strong relationships., Develop Strategic Partnerships: Cultivate long-lasting, high-impact alliances that directly contribute to VARM's ambitious growth objectives.

Du erfüllst verschiedenste administrative Aufgaben im Sekretariat der Geschäftsführung, Du kümmerst Dich um die Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz und bist Ansprechpartner für interne und externe Anfragen an die Geschäftsleitung, Du bereitest Sitzungen und Besprechungen vor und führst bei Bedarf Protokoll, Das Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen und Berichten gehört zu Deinen Aufgaben sowie die Unterstützung bei ausgewählten Projekten

Eigenständige Büroorganisation im Stabsbereich (Terminplanung, -koordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen inkl. Unterlagenvorbereitung und Protokollierung), Aktive Mitwirkung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen für die Stabsbereichsleitungen, sukzessive für den Vorstand und Organisation unternehmensweite Konzepte, Sachliche und rechnerische Prüfung eingehender Rechnungen sowie Zuständigkeit für die Kontierung, Pflege der Verzeichnisstruktur bzw. der zukünftigen digitalen Tools zur Dokumentation zur Optimierung der Bereichsorganisation

Zusammenarbeit mit dem Management, um die strategische Ausrichtung zu definieren und entsprechend Themen zu priorisieren, Weiterentwicklung und Unterstützung im Rahmen der Umsetzung strategischer Initiativen und damit verbundener KPIs, um sicherzustellen, dass wir unsere Vision und langfristigen Ziele erreichen, Durchführung detaillierter Analysen, um eine fundierte strategische Entscheidungsfindung sicherzustellen, Bewertung der Auswirkungen strategischer Initiativen, Überwachung der Fortschritte und Ableitung von Handlungsempfehlungen, um optimale Ergebnisse zu erzielen, Unterstützung der Durchführung von Unternehmensprojekten und strategischen Initiativen, durch Entwicklung und Monitoring von Leistungskennzahlen, die ein Tracking des Fortschritts und gezielte Ableitung weiterer Maßnahmen ermöglichen, Analyse von Leistungsdaten, um Trends zu identifizieren, Diskrepanzen zu beheben und Verbesserungspotenzialen aufzuzeigen, Enge Zusammenarbeit mit unseren Führungskräften im Rahmen der Erstellung und Umsetzung von Plänen zur Performance-Steigerung, Entwicklung und Einsatz von Performance Management Tools, um die Organisationsstruktur LEAN zu gestalten und zu erhalten, Fachliche und disziplinarische Führung unseres PMO-Teams sowie Befähigung und Weiterentwicklung der Teammitglieder, Anleitung und Führung funktionsübergreifender Teams im Rahmen von Unternehmensprojekten und strategischen Initiativen, Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Performance Excellence in der gesamten Organisation, Schnittstelle zwischen Management und operativen Teams, um strategische Ziele und deren Umsetzung aufeinander abzustimmen, Zusammenarbeit mit externen Interessengruppen, einschließlich Partnern, Anbietern und Beratern, je nach Bedarf

Unterstützung des Geschäftsführers im Tagesgeschäft sowie bei der Umsetzung von operativen und konzeptionellen Aufgaben, Steuerung des internen und externen Kommunikationsflusses inkl. Telefonbetreuung sowie selbstständiges Bewerten und Bearbeiten von Post und E-Mails sowie Serienbrieferstellung, Korrespondenzführung in deutscher und englischer Sprache, Koordination und Durchführung von teamübergreifenden Projekten und Sonderaufgaben, Organisation von internen und externen Meetings sowie Beiratssitzungen und Gesellschafterversammlungen, Empfang und Betreuung von Geschäftspartnern, Anlegern und Mandanten, Pflege und Verwaltung von Mandantendaten im Onlineportal, Vorbereitung und Mitwirkung bei der Erstellung von Geschäftsberichten

Unterstützung der Bereichsleitung "Technology Transfer" im Projekt- und Tagesgeschäft, z.B. Terminkoordination mit internen und externen Stakeholdern, Erstellung von Präsentationen, Berichten, Analysen und Recherchen, Planung, Koordination und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen sowie Geschäftsreisen für die Bereichsleitung, Selbstständige und zuverlässige Erledigung anfallender organisatorischer sowie administrativer Aufgaben, z.B. Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen, Dokumenten- und Informationsmanagement, z.B. Archivierung und Wiedervorlage

Konzeptionelle, strukturelle, inhaltliche und redaktionelle Betreuung aller Social Media-Auftritte des Zentrums, Weiterentwicklung der strategischen Ausrichtung der Social Media-Kanäle, Entwicklung einer umfassenden Social Media-Strategie, die die Unternehmensziele und die Bedürfnisse der unterschiedlichen Zielgruppen berücksichtigt, Erstellung eines detaillierten Redaktionsplans unter Berücksichtigung der Plattformen und Zielgruppen, Verantwortung für Text- und Bilderstellung sowie Bearbeitung und redaktionelle Einbindung von Inhalten in die Social Media-Kanäle, Koordination und Erstellung von ansprechendem Content (Texte, Grafiken, Fotos, Videos) in Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, Berichterstattung von Terminen und aktuellen Ereignissen vor Ort mit Erstellung von Foto- und Filmaufnahmen und Sofortveröffentlichung auf den Social Media-Kanälen, Aktive und zeitnahe Interaktion mit der Community durch Beantwortung von Kommentaren, Nachrichten und Fragen, Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen der Corporate Communication zur Abstimmung der Kommunikationsmaßnahmen, Kontinuierliche Beobachtung von Trends und Entwicklungen in den sozialen Medien zur Optimierung der Strategie, Anpassung der Social Media-Strategie an neue Trends und Integration aktueller Themen in die Content-Strategie

Unterstützung der strategischen Agenda durch Übernahme von Projekten und Initiativen, Koordination übergreifender Themen, Ansprechpartner für den Head der Abteilung, Schnittstelle zum Management Team und Stakeholdern, Vertretung der Abteilung in Arbeitskreisen, Unterstützung des Head der Abteilung in administrativen, strategischen, prozessualen und operativen Belangen, Analyse von Informationen, Daten, Kennzahlen und Problemstellungen, Entwicklung von Lösungsansätzen, Ableitung von Entwicklungs- und Optimierungspotenzialen, Beratende Rolle bei bestehenden Prozessen, Implementierung von Best Practices, Schaffung von abteilungsübergreifenden Lösungen und Transparenz, Förderung von kontinuierlichem Lernen, Veränderung und Entwicklung

Leitung der Kirchenstiftungen rechtssicher als Träger der Pfarreien und Entwicklung wirtschaftlicher und organisatorischer Perspektiven für die Kirchenstiftungen bzw. den Haushaltsverbund, Verantwortung der kompletten wirtschaftlichen, organisatorischen, baulichen und personellen Themengebiete der Kirchenstiftungen, Erarbeitung von Vorschlägen, so dass Beschlüsse gefasst und die Aufgaben sachgerecht und rechtsverbindlich erledigt und umgesetzt werden können, Organisatorische Verbindung zur Seelsorge, der/den Kirchenverwaltung/en, staatlichen Einrichtungen und dem Erzbischöflichen Ordinariat (EOM) sowie der Erzbischöflichen Finanzkammer (EFK), Sicherstellung, dass die Kirchenverwaltung/en die kirchlichen und staatlichen Vorschriften zu einer gewissenhaften und wirtschaftlichen Verwaltung des Kirchenstiftungsvermögens, die Sorge für die Befriedigung der ortskirchlichen Bedürfnisse und die Erledigung der der Kirchenstiftung sonst zugewiesenen Aufgaben aus der Kirchenstiftungsordnung gerecht werden, Führen der unterstellten Mitarbeitenden im Haushaltsverbund sowie deren Personalplanung, -auswahl und -entwicklung, Steuerung des kirchlichen Bauens und des Immobilienmanagements vor Ort im Haushaltsverbund, Ansprechpartner:in für die Mitarbeitervertretung (MAV)

Konzeptionelle Organisation des Informationsaustausches und der Kommunikation innerhalb des Forschungsnetzwerks sowie nach außen, Inhaltliche Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Netzwerk- und Transferveranstaltungen mit unterschiedlichen Zielgruppen u.a. Bildungspolitisches Forum, Wissenschaftliche Jahrestagung, Mitgliederversammlung, Selbständige redaktionelle und inhaltliche Betreuung der Öffentlichkeitsarbeit des Forschungsnetzwerks u.a. Webseitengestaltung, Social Media, Newsletter, Intranet und Drucksachen, Beratung des Forschungsnetzwerks zu Kommunikationsstrategien, Lektorat, Redaktion und Koordination von wissenschaftlichen Publikationen und Transferprodukten des Forschungsnetzwerks sowie deren Vermarktung und Zusammenarbeit mit dem Verlag, Pflege von Mitgliedsdaten (z. B. bei Ein- und Austritt, personellen Wechseln, Abrechnung, Buchführung und Controlling), Unterstützung der Koordinationsleitung bei organisatorisch-administrativen Tätigkeiten (z. B. Protokolle schreiben, Terminplanung und Vor- und Nachbereitung von Arbeitssitzungen)

Leitung der Kommunikationsaufgaben in einem großen Forschungsprojekt, einschließlich des Berichtswesens gegenüber Fördergebern, Planung, Steuerung, Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationskampagnen und -maßnahmen in einem wissenschaftlichen und technologischen Umfeld, Erstellung von Inhalten für Online- und Offline-Kanäle (z. B. Websiteinhalte, Social Media, Newsletter, Flyer), Interaktion mit Kooperationspartnern zur bestmöglichen Kommunikation von Erfolgsgeschichten, Ergebnissen und Entwicklungen unserer Forschungs- und Entwicklungsprojekte, Content Management mit grundlegenden Web-Technologien (Social-Media-Management-Tools, WordPress)

Übernimm die Kommunikation für alle Einstellungsprozesse von Student rinnen, Bereite die notwendigen Unterlagen vor und stimme Dich eng mit der Personalabteilung ab, Gestalte das Onboarding neuer studentischer Teammitglieder, Werde die zentrale Ansprechperson für alle vertragsrelevanten Themen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, Unterstütze uns bei der Verwaltung von Bewerbungen im FhG-Recruiting-System, Übernehme die Dokumentation und Pflege unserer Personalthemen, Sorge dafür, dass unsere sensiblen Daten stets geschützt bleiben

Unterstützung des Präsidialstabs und des Präsidenten im operativen Tagesgeschäft, inhaltlich sowie organisatorisch, Administrative und inhaltliche Zuarbeit, sowie Aufbereitung von Datensätzen für die hochrangigen Gremien der Fraunhofer-Gesellschaft, Recherche und Aufbereitung von spannenden Inhalten für Präsentationen und weitere Kommunikationsformate, Unterstützung in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Gremiensitzungen

Unterstützung in der Expert Group Bildung bei Projekten, Mitwirkung an Transformationsprojekten in der Bildungsverwaltung, Eigenverantwortliche Recherche von Lösungsansätzen, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Vor- und Nachbereitung von Kundenworkshops

Verantwortung für betriebswirtschaftliche, organisatorische und administrative Angelegenheiten des Krankenhauses, Unterstützung der kaufmännischen Direktion bei der operativen und strategischen Weiterentwicklung der Klinik, Erstellung von Planungen, Entscheidungsvorlagen, strategischen Konzepten, Präsentationen und Analysen, Eigenständige Übernahme von Projekten zu Prozessoptimierung und Digitalisierung, Sicherstellung wirtschaftlich vertretbarer Problemlösungen unter Beibehaltung hoher Standards

Unterstützung von Projektadministration und -management, Aktive Beteiligung an den Forschungs- und Entwicklungsaufgaben, Organisation von inter-/nationalen Veranstaltungen, Trainings und Workshops, Unterstützung des Recruitments, Unterstützung bei Beschaffung, Unterstützung der Leitungsfunktionen

Organisieren und koordinieren des Tagesgeschäfts im Büro der Geschäftsführung, Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz, Zentraler Ansprechpartner für interne und externe Anfragen an die Geschäftsleitung, Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen sowie Protokollführung, Erledigung administrativer Aufgaben und Dokumenten- sowie Vertragsmanagement, Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen und Berichten, Mitwirkung in ausgewählten Projekten