7 Chief Of Staff Jobs Remote

Identifiziere und priorisiere strategische Chancen und Herausforderungen., Entwickle Lösungsvorschläge, die die Entscheidungsfindung der Geschäftsführung unterstützen., Fördere den abteilungsübergreifenden Austausch und die Zusammenarbeit durch zielgerichtete Kommunikation., Reagiere auf unvorhergesehene Herausforderungen und erstelle Strategien zur Risikominimierung., Übernimm die Leitung von abteilungsübergreifenden Projekten und koordiniere diese., Unterstütze die Analyse von Geschäftsdaten und Metriken und bereite aussagekräftige Reports vor., Begleite Change-Management-Initiativen von der Planung bis zur Umsetzung., Identifiziere Verbesserungspotenziale und entwickle Prozesse zur Steigerung von Effizienz und Produktivität.

Unterstützung des CEO bei der strategischen Entscheidungsfindung durch Bereitstellung relevanter Daten und Analysen, Aktive Mitarbeit an der Entwicklung und Umsetzung der Unternehmensstrategie, Sicherstellung des effizienten und präzisen Austauschs wichtiger Informationen zwischen dem CEO und relevanten Stakeholdern, Koordination unternehmensweiter Projekte und Initiativen, Identifikation und Implementierung von Verbesserungen von Prozessen und Arbeitsabläufen, Unterstützung des CEO bei der Priorisierung von Aufgaben und Projekten, Beratung des CEO in strategischen und operativen Entscheidungen

Erste*r Ansprechpartner*in für das Team und Betreuung des internen Personal-Postfachs, Koordination des gesamten Recruitingprozesses, Onboarding neuer Teammitglieder, Offboarding von Teammitgliedern, Formulierung von Arbeits- und Zwischenzeugnissen, Kontaktperson für Schnittstellen wie externe Lohnbuchhaltung und Krankenkassen, Zusammenarbeit mit der Kollegin im Bereich Finanzen und Buchhaltung, Organisation des Prozesses rund um die Mitarbeiterentwicklung, Verantwortung für die Personalstrategie und Stellenplanung, Betreuung von Arbeitsrechtsfällen in Zusammenarbeit mit der Anwaltskanzlei, Entwicklung interner Organisationsprozesse und Unternehmenskultur

Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination, Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin, Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung, Koordination und Federführung beim Jahresbericht (erscheint alle 1,5 Jahre), Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial, -einrichtung sowie technischer Ausstattung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern, Betreuung der Website (u.a. Aktualisierung der Inhalte) und der Datenbank, Erstellen von Vorlagen sowie Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity, Erste*r Ansprechpartner*in bei externen Anfragen, d.h. Aufnahme der Anliegen sowie entsprechende Bearbeitung, Vorstellung des Instituts beim Erstkontakt (über Telefon), Gespräche mit Gästen, Redner*innen bei Veranstaltungen etc., Interne*r Ansprechpartner*in, d.h. IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung, Auswahl und Betreuung der Praktikant*innen, On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen, Bearbeitung des Posteingangs, Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Leitung der Stiftungsverwaltung im operativen Alltag, Budgetierung und Überwachung des Haushalts und Kostenstellen sowie Vorbereitung des Jahresabschlusses, Erstellung von Finanzberichten und weiteren Abrechnungsdokumenten, Berichterstattung an Behörden, Abstimmung mit Stiftungsaufsicht und Finanzverwaltung, Personalangelegenheiten (allgemeine Anfragen, Abrechnung, Recruiting, sonstige Personalangelegenheiten), Verwaltung zwei weiterer gemeinnütziger Organisationen, Entwicklung und Durchführung von Marketingstrategien und Maßnahmen mit dem Ziel der Steigerung des Spendenvolumens, Abwicklung von Spenden und Beratung von Spendenden sowie Empfängerorganisationen (inkl. Monats- und Quartalsabrechnungen), Akquise und Verwaltung von CSR-Funds, Vertretung der Stiftung im Netzwerk Transnational Giving Europe, Durchführung Donor Due Diligence, Führen von Statistiken, Sonstige anfallende Tätigkeiten, Strategische Weiterentwicklung der Stiftung und des Programms in enger Absprache mit dem Vorstand, Leitung von zwei Teams mit insgesamt 5 Mitarbeitenden

Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Erstellung von Präsentationen und Berichten für interne und externe Meetings, Koordination von Terminen und Reiseplanung, Überwachung und Koordination von Projekten, Selbstständige Bearbeitung von spezifischen Aufgaben und Projekten, Vertriebsunterstützung

Unterstützung des Managementteams im Tagesgeschäft, einschließlich Terminplanung, Organisation von Meetings und Erstellung von Unterlagen, Koordination von Reisebuchungen wie Flüge, Unterkünfte und Transport, Vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsstellung in Zusammenarbeit mit unserem externen Buchhaltungsunternehmen, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen, wobei alle Unterlagen stets präzise und aktuell sind, Verwaltung von administrativen Aufgaben im Büro, wie Ablage, Bestellung von Büromaterialien und Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Organisation interner und externer Firmenevents, z.B. Teambuilding-Aktivitäten oder Meetings, Unterstützung bei ad-hoc Projekten