230 Administrative Staff Jobs

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Unterstützung des Teams der Geschäftsstelle und der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten und der Kommunikation, Verantwortung für internes Wissensmanagement und Prozesse, Erste Ansprechperson für Mitglieder und administrative Betreuung, Selbstständige Organisation von Vorstandssitzungen, Planung und Umsetzung von Mitgliederinternen Konferenzen und Sommerfest, Unterstützung der Geschäftsführung bei Reiseplanungen, Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie Präsentationen, Unterstützung bei Personalmanagement und vorbereitender Buchführung, Möglichkeit zur Einbringung bei der Betreuung von Communities of Practice

Vorbereitung und Erstellung von Unterlagen bei Einstellungen, Verlängerungen und Änderungen, Datenpflege und Sachbearbeitung mit Hilfe einer Access-Datenbank, Zeugniserstellung, Durchführung von Stellenausschreibungen, Fehlzeitenverwaltung einschließlich der Erfassung und Pflege in der Personaldatenbank

Empfang und Betreuung der Patienten, Telefonische Beratungen und Terminabstimmungen, Elektronische Datenerfassung und Terminplanung mit dem Praxisprogramm THEORG, Bearbeitung der Heilmittelverordnungen gemäß Heilmittelkatalog, Abrechnungsvorbereitung gemäß Heilmittelkatalog, Verwaltung der Patientendaten, Allgemeine administrative Bürotätigkeiten

Empfang und Betreuung der Patienten, Telefonische Beratungen und Terminabstimmungen, Elektronische Datenerfassung und Terminplanung mit dem Praxisprogramm THEORG, Bearbeitung der Heilmittelverordnungen gemäß Heilmittelkatalog, Abrechnungsvorbereitung gemäß Heilmittelkatalog, Verwaltung der Patientendaten, Allgemeine administrative Bürotätigkeiten

Patientenannahme und Beratung an der Rezeption, Vorbereitung der Leistungsabrechnung, Bearbeitung von Fragen seitens unserer Kostenträger, Kommunikation und Terminvergaben mit Patientinnen und Patienten

Allgemeine Geschäftskorrespondenz und Kontakt zu Kunden, Dienstleistern und dem Team (per Mail, per Telefon und persönlich), Verwaltung von Ablagen (analog und digital – inklusive Archivierung und Inventarisierung), Vergabe und Terminierung von Aufgaben und Aufträgen, Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Erledigung von Teilen der vorbereitenden Buchhaltung (z.B. Kassenbücher, Rechnungsablage), Planung von Meetings, Events und Weiterbildungen und ggf. Nachbereitung, Pflege von Informationen in Datenbank- oder Content-Management-Systeme, Allgemeine Unterstützung bei Projekten und teamübergreifenden Themen

Ausbau und Organisation eines strukturierten Seminar- und Fortbildungsangebots, Recherche, Kontaktaufnahme und -pflege interner oder externer Dozenten, Kontinuierliche Weiterentwicklung der Fortbildungsangebots basierend auf den Bedürfnissen der Mitarbeitenden, Stammdatenpflege und Kursdokumentation, Mitarbeiterbetreuung- und Dozentenverwaltung inkl. technischer Unterstützung

Unterstützung und Mitarbeit im Büro des Bürgermeisters sowie entsprechende Vertretung im Urlaubs- und Krankheitsfall, Organisatorische Vor- und Nachbereitungen von Sitzungen der städtischen Gremien (Vorlagenerstellung, Sitzungseinladungen, amtliche Bekanntmachungen, Veröffentlichungen im Ratsinformationssystem, Versand von Unterlagen), Erfassung/Vorbereitung/Nachbereitung von eingehenden Fraktionsanfragen und -anträgen sowie Verteilung innerhalb der Verwaltung, Beschlusskontrolle, Betreuung des Rats-/Bürger-/ und Verwaltungsinformationssystems (More! Rubin), Erstellung und Bearbeitung des Sitzungskalenders sowie Raumbuchungen, Abrechnung der Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder aller Gremien im monatlichen Wechsel, Bearbeitung der Geburtstags- und Ehejubiläen, Allgemeine Verwaltungsaufgaben im Bereich des Hauptamtes

Sie kümmern sich um unsere Rezeptabrechnung und -verwaltung., Briefe und E-Mails schreiben, telefonieren, Unterlagen abheften: Sie sind unser kompetenter Ansprechpartner vor Ort und am Telefon., Sie stehen im Austausch mit Hausärzten, Kunden, Versicherungen und vielen netten Kollegtinnen.

Prüfung und Bearbeitung von Geschäftsvorfällen unter Berücksichtigung geltender Vorschriften und Richtlinien, Kontrolle und Bewertung der Buchungsbelege auf Vollständigkeit und Richtigkeit, Abschlussprüfung und Vorbereitung der Zahlungen zur Sicherstellung der Zahlungsfreigabe, Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von Rechnungen, Mahnwesen, Validierung und Eingabe von Buchungsdaten im Enterprise Resource Planning-System MACH, Anlagenbuchhaltung und Inventarisierung, Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern zu buchhaltungs- und abrechnungsrelevanten Themen

Sicherstellung von reibungslosen administrativen und organisatorischen Abläufen, Unterstützung im Projektgeschehen, z.B. Dokumentenerstellung und -verwaltung, Vorbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Bearbeitung, Systempflege und Archivierung von Projekt- und Vertragsdokumenten, Bearbeitung von eingehender Post, E-Mails und Telefonaten, Unterstützung der Projektteams und weitere Standorte in Süddeutschland im Tagesgeschäft, Enge und kollegiale Zusammenarbeit mit Assistent*innen an anderen Standorten

Scannen von Schriftgut und Qualitätssicherung, Digitale Weiterleitung von Posteingängen, Vernichtung von gescannten Posteingängen, Vorbereitung und Durchführung von Schulungsangeboten, Erstellung von Abgabelisten für das Bundesarchiv, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung eingehender und ausgehender Post, Bereitstellung und Verteilung interner Sendungen, Beratung zu Kurier- und Postdienstleistungen, Verwaltung von Postfächern, Postwertzeichen und Verbrauchsmaterial, Ablesung und Auslegung von Temperaturloggern, Bearbeitung von Anfragen im Ticketsystem

allgemeine administrative Projektunterstützung, administrative und logistische Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von nationalen und internationalen Veranstaltungen, Workshops, Telefon- und Videokonferenzen inklusive Protokollführung, ggf. auch im Ausland, Überwachung der Termin- und Raumplanung, Überwachung des Ressourcen- und Aufgabenmanagements sowie des Projektbudgets, Bearbeitung von Rechnungen und Erstattungsanträgen, interne und externe Materialbeschaffung, selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs bzw. E-Mail-Korrespondenz und Schriftgutverwaltung inkl. Ablage, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Bearbeitung, Dokumentation und Archivierung arbeitsmedizinischer Vorsorgeunterlagen, Veranlassung von Untersuchungen im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge und Eignungsuntersuchungen, Koordination und Überwachung von Untersuchungen nach Arbeitsmedizinischen Regeln (AMR Nr. 2.1) sowie Bearbeitung der Untersuchungsergebnisse, Pflege der reisemedizinischen Dokumentation und Unterstützung bei Reisefreigaben, Ansprechperson für Mitarbeitende zu arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen, Abstimmung mit Betriebsärzten/-innen und Psychologen/-innen, Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, Beschaffung, Bereitstellung und Verwaltung von Arbeitsschutzmaterialien, Daten- und Dokumentenpflege, Korrespondenz, Postbearbeitung, Organisation von Besprechungen inkl. Protokollführung, Unterstützung bei der Einführung digitaler Dokumentenmanagement-Systeme und kontinuierliche Prozessverbesserung, Bereitschaft zur Übernahme neuer Aufgaben und Einarbeitung in wechselnde Aufgabenbereiche

Koordination des Teams der Poststelle, der Warenannahme und des Fundbüros, inkl. Personaleinsatzplanung sowie Planung, Steuerung und Kontrolle aller anfallenden Prozesse, Bearbeitung von Grundsatzangelegenheiten sowie Unterstützung des Teams bei schwierigeren Sachverhalten, Optimierung von Arbeitsabläufen und Einführung neuer Technologien (Prozessdokumentation, -analyse und -optimierung), Beratung und Bearbeitung von komplexen Brief- und Warensendungen (Ausland, Sperrgut, Speditionsaufträge u. Ä.), Identifizierung, Planung, Umsetzung und Evaluation von Projekten (bspw. digitaler Posteingang, hybrider Postausgang, Dokumentenmanagementsystem), Mitarbeit im Tagesgeschäft (Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post- und Warensendungen, Fundbüro)

Administrative Büro-, Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten im entsprechend zugewiesenen Verantwortungsbereich, Datenerfassung, –pflege, Bearbeiten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Vertrags- und Versicherungsangelegenheiten, Allgemeine Korrespondenz mit z.B. Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, Eigenverantwortliches Erstellen von Berichten, Präsentationen, Statistiken, Daten und Geschäftsunterlagen

Mitarbeit im Postservice der Verwaltung: Bearbeitung von Postein- und Postausgängen (zum Teil unter Zuhilfenahme der Postbearbeitungsgeräte und -maschinen), Verteilung von Post in den Verwaltungsgebäuden, Digitalisierung von Post in der E-Poststelle, Botengänge sowie Botenfahrten mit dem Kfz, Büromaterialbetreuung, vertretungsweise Übernahme von Tätigkeiten am Empfang bzw. in der Information der Kreisverwaltung sowie Auskunftserteilung gegenüber Besucherinnen und Besuchern, Erledigung von Verwaltungstätigkeiten, Betreuung des Dienstwagenfuhrparks der Kreisverwaltung wie z.B. Buchungsverwaltung, Ausgabe von Fahrzeugschlüsseln und -papieren, Werkstattfahrten

Mitwirkung an der Administration von Promotionsverfahren (Begleitung der Zulassungsverfahren, Bearbeitung der Promotionsakten, Organisation von Prüfungen), Mitwirkung bei der Prüfungsverwaltung von Masterprogrammen (Fristenüberwachung, Organisation von Prüfungen), Selbstständige Bearbeitung und Koordinierung von Print-Publikationen der Universität, Erledigung der Korrespondenz und Entwurf von Schreiben, Terminkoordination und -überwachung, Führen und Auswerten von Statistiken, Vorbereitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Universitätswahlen

Mitarbeit bei der Leistungsabrechnung (Faktura), Mitarbeit bei der Lohnabrechnung der Klienten der WfbM, Stammdatenpflege, Korrespondenz

Abschluss von Pachtverträgen und eigenständige Überprüfung von Pacht- und landwirtschaftlichen Flächen/ Kleingärten, Koordinierung von Wasserrechtsverfahren (Gewässer 3. Ordnung), Überprüfung und Anweisung von Grundbesitzabgaben, Verfolgung von illegalen Abfallablagerungen auf städtischen Grundstücken, Digitalisierung

Eigenständige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Allgemeine Korrespondenz per E-Mail und Telefon, Organisation und Koordination von Terminen, Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen, Erstellung von Aktenvermerken, Berichten und Bescheinigungen, Pflege der Ablage, Aktenverwaltung und Datenbanken, Übernahme weiterer administrativer Tätigkeiten