110 Part-Time Office Jobs

Vertretung der Anliegen und Positionen von Terre des Hommes zu Kinderrechten gegenüber dem Deutschen Bundestag und der Bundesregierung, Konzeption, Koordination und Umsetzung politischer Aktivitäten zum Thema Kinderrechte in der deutschen Entwicklungszusammenarbeit zur Steigerung der politischen Wirkung und Bekanntheit von Terre des Hommes, Beobachtung und Begleitung kinderrechtlicher Themen und Prozesse in der deutschen und internationalen Politik, vor allem in der deutschen Entwicklungs- und Außenpolitik, Kontaktpflege zu relevanten Institutionen, Kooperationspartner*innen und Entscheidungsträger*innen, Vertretung von Terre des Hommes in Gremien, Netzwerken und Bündnissen, Mitwirkung an der Entwicklung von Medien und Materialien für die Öffentlichkeitsarbeit (Print, Online)

Mit Organisationstalent, Übersicht und Spaß deckst Du alle Facetten im Office eines kleinen Unternehmens ab und bist erster Ansprechpartner für die Geschäftsführung und die Berater, Steuern der anfallenden Aufgaben und Unterstützung bei deren Umsetzung auf einem qualitativ hohen Niveau und unter Einhaltung unserer CI-Richtlinien, Unterstützung der Geschäftsführer und Berater in projektbezogenen Fragestellungen und Gewährleistung einer durchgängigen Kommunikation, Übernahme und eigenverantwortliche Durchführung von Projekten zu speziellen Fragestellungen, z. B. Verbesserung in der Kundenkommunikation, Optimierung interner Abläufe oder ähnliches, Planung, Organisation und Durchführung unseres Symposiums gemeinsam mit dem Team

Support scrum masters, project leads, development teams and management by monitoring and providing relevant data, Improve data extraction, monitoring, reporting and visualization using PowerBI, Excel and PowerPoint, Develop exciting and useful products for the life and material sciences that are used in research and industry, Work in an agile and international environment of experts

Leistungsabrechnung mit den verschiedenen Kostenträgern, Freundlicher Empfang und Betreuung von Patienten, Koordinierung und Organisation von Terminvergabe, Beantwortung eingehender Telefonanrufe, Allgemeine administrative Aufgaben

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Vacuum cleaning of office areas, meeting rooms and changing rooms, Cleaning of office workstations (tables, chairs, monitor, keyboard) and furniture in office areas and meeting rooms, Cleaning of 2 kitchenettes, Emptying of waste garbage cans, Proper use of cleaning agents and equipment

Workplace Organization: oversee the office space and ensure that it's well maintained, organized and safe., Contact point & Communication: manage the relationships with our vendors, cleaning service, property management and more. You are the first point of contact for our employees in terms of office related topics., Events & Organisation: support our inhouse meetings, plan and execute our company events (offsite and onsite) and take care of a continuous improvement of our office space., Procurement & Equipment: ensure that the everyday-life in the office feels welcoming and productive. You take care of all office orders and have an overview of the equipment and its condition.

Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Posteingang/-ausgang, Korrespondenz & Ablage, Kopier- und Scanaufgaben, Koordination von Rückmeldungen und Aufträgen, Bearbeitung administrativer Aufgaben mit MS365, insbesondere mit Outlook, Word, Excel, Teams und Planner, Materialbestellungen & Lagerverwaltung sowie Recherche und Angebotsvergleiche, Terminplanung & Raumorganisation, On- & Offboardings von Mitarbeitenden, Digitale Dokumentenverwaltung und Ablage, Vertragsmanagement der Versicherungen, Wartungsverträge und Dienstleisterverträgen, Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Kassenbuchführung, Controlling der Trägerabrechnung, Pflege und Organisation von Verwaltungsdaten in Tools wie: Leandoo, ISBJ, Fachliche Führung und Entwicklung des Verwaltungsteams, Teambuilding, Feedback, Tageskoordination, Schnittstelle zu Geschäftsführung, Leitungen & externen Partner:innen, Weiterentwicklung der internen Verwaltungsprozesse und Strukturen, Verfassen internen Leitfäden, Mitwirken an Optimierungen von weiteren Tools wie DocuSign, Personio, MS365, Windata, Agenda

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Datenbankpflege, Bereitstellung von Lehrgangsunterlagen, Vor- und Nachbereitung der Veranstaltungsräume (inkl. Bestuhlung und Tischanordnung)

Beantwortung von Anfragen per Telefon, Email und Papier, Beratungsgespräche mit Mitgliedern, Qualitätssicherung von Daten von Mitgliedern und Strukturen, Führen von Aktenablagen

Unterstützung des Büromanagements und der Standortleitung, Verwaltung von Büromaterialien & -bestellungen, Allgemeine administrative Tätigkeiten, Nachverfolgung von Bestellungen & Aufträgen, Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Ablagesystemen, Reisemanagement, einschließlich Buchung von Flügen und Hotels, Überwachung und Verwaltung von Verträgen und Rechnungen, Durchführung von Recherchen und Bereitstellung von Informationen für die Standortleitung

Eigenständige Abwicklung der telefonischen Korrespondenz und des E-Mail-Verkehrs, Koordinierung, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von in- und externen Terminen und Sitzungen, Verantwortung für Aktenmanagement, Datenbankpflege und Protokollführung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Organisation von Geschäftsreisen sowie Mitwirkung bei Veranstaltungen

Unterricht von Personen, die sich Basiswissen über die grundlegende Bedienung des Computers sowie dem Umgang mit bestimmter Software (MS Office) aneignen oder ihre Kenntnisse auffrischen möchten., Qualifizierte Vermittlung von Computer-Grundlagen, Qualifizierte Vermittlung von Textverarbeitung mit Word, Qualifizierte Vermittlung von Tabellenkalkulation mit Excel, Qualifizierte Vermittlung von Online-Grundlagen mit Internet Browsern und Outlook, Qualifizierte Vermittlung von Präsentationen mit PowerPoint, Qualifizierte Vermittlung von IT-Sicherheit, Qualifizierte Vermittlung von Datenbanken mit Access

Empfang und Betreuung von Gästen, Verantwortung für das zentrale Telefon, Verwaltung des zentralen Emaileingangs, Organisation verschiedener administrativer Aufgaben, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie von Kurier- und Paketsendungen

Managing incoming and outgoing mail, including regular post and the info-mailbox, Handling company phone and responding to related requests, Dispatching letters and parcels, Ensuring the proper functioning of office devices and equipment, Overseeing office maintenance, including kitchen, groceries, coffee machine, garbage, etc., Supplying the office with office supplies, promotional materials, equipment, and groceries, Handling on-site requests and ad hoc tasks, Reserving and preparing conference rooms (as needed), Ordering lunch and catering (on request), Acting as the point of contact for our landlord (as needed)

Unterstützung bei kaufmännisch-administrativen Prozessen, wie z.B. bei der Beschaffung und beim Unterhalt der Büro-Infrastrutur inkl. der mündlichen und schriftlichen Lieferanten- und Dienstleisterkommunikation, Unterstützung bei Prozessen und Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung, Organisatorische Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung von Team-Meetings, Eigenständiges Führen interner Übersichten, Aufzeichnungen, Berechnungen und Statistiken, Beitrag zur fortlaufenden Optimierung der Prozesse im Rahmen des bestehenden Qualitätsmanagements, Übernahme von weiteren Office Management Funktionen, allgemeinen Verwaltungstätigkeiten und ad hoc Aufgaben zur Unterstützung der Teamleitung in den jeweiligen Aufgabenbereichen

Assistenz der Geschäftsführung, Kundenbetreuung, Büromanagement, Angebots- und Rechnungsstellung, Ressourcenplanung, Unterstützung im Family Office

Unterstützung bei Bewerbungseingang, Posteingang, Rechnungseingang und Versand, Beschaffung, Erledigung von Einkäufen in der Stadt, Besucherempfang und Phoneservice, Erledigung des Küchenservices und einfachen handwerklichen Tätigkeiten

General administrative and secretarial tasks (e.g., handling incoming post and e-mail, monitoring deadlines and resubmission), Coordination of procurement and accounting processes, Preparation and follow-up of meetings and business trips (application and settlement), Collaboration in research matters: administrative activities in third-party funded projects (especially administration of finances), Function as the first point of contact for students, employees, lecturers, cooperation partners and guests, Support in the preparation of courses, Support in the organization of conferences and conventions, Possible additional task: maintenance of the homepage

Work on the revision of project management processes and necessary standards in the project lifecycle, Serve as a contact person for all departments regarding Alnatura project management standards, Support project managers in a accompanying function in the planning and execution of their projects, Prepare and conduct workshops, training courses and planning meetings as needed, Provide organizational and administrative support in the project management office, Create presentations and decision templates

Erfahrungen sammeln in der Administration, Unterstützung des Teams in täglichen Büroabläufen, Mitarbeit in Projekten, Management des Empfangs und Ansprechperson für Kund:innen