148 Part-Time Office Jobs

Vertretung der Anliegen und Positionen von Terre des Hommes zu Kinderrechten gegenüber dem Deutschen Bundestag und der Bundesregierung, Konzeption, Koordination und Umsetzung politischer Aktivitäten zum Thema Kinderrechte in der deutschen Entwicklungszusammenarbeit zur Steigerung der politischen Wirkung und Bekanntheit von Terre des Hommes, Beobachtung und Begleitung kinderrechtlicher Themen und Prozesse in der deutschen und internationalen Politik, vor allem in der deutschen Entwicklungs- und Außenpolitik, Kontaktpflege zu relevanten Institutionen, Kooperationspartner*innen und Entscheidungsträger*innen, Vertretung von Terre des Hommes in Gremien, Netzwerken und Bündnissen, Mitwirkung an der Entwicklung von Medien und Materialien für die Öffentlichkeitsarbeit (Print, Online)

Als Werkstudent*in (m/w/d) im Bereich Workplace & Office Management/Wareneingang unterstützt du unser Team insbesondere im Wareneingang inkl. Zollabwicklung, Paketannahme und Versand., Zu deinen Aufgaben gehört ebenfalls, dass du bei der Bestellung und Annahme von Softwarelizenzen sowie bei der Erstellung, Beschreibung und Optimierung von Prozessen unterstützt., Außerdem erhältst du Einblicke in das Facilitymanagement und wirkst bei Flächenplanungen, der Einrichtung von technischen Arbeitsplätzen sowie bei der Verwaltung und Instandhaltung unserer Gebäude mit., Darüber hinaus unterstützt du bei der Beauftragung und Steuerung von Dienstleistern., Bei Bedarf und Interesse wirkst du auch in teamübergreifenden Themenstellungen unserer Business Unit Governance & Business Services mit., Zudem hilfst du bei der Vorbereitung, Organisation und Moderation von Terminen, einschließlich der Planung und Durchführung von Teammeetings.

Du empfängst und betreust unsere Kunden und Geschäftspartner professionell und bist erste Ansprechperson für Gäste und Kolleg*innen, Du bearbeitest die Ein- und Ausgangspost und kümmerst Dich um die Digitalisierung, Du bereitest Meetings und Schulungen vor und übernimmst die Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten, Du prüfst eigenverantwortlich den Bestand von Verbrauchsmaterialien und kümmerst Dich um die Nachbestellung, Du unterstützt bei der Organisation von Veranstaltungen (z. B.Catering, Raumanmietungen etc.), Du übernimmst eigenverantwortlich die Materialbestellungen und weitere administrative Aufgaben

Mitkoordination und Führung der F/O Abteilung sowie dessen reibungsloser Ablauf, Sicherstellung der Gästezufriedenheit und -begeisterung, Prüfung der Zimmerreservierungen, Durchführung von Check-in / Check-out, Erstellung des Zimmerbelegungsplans, Koordination der Zimmerzuweisungen, Rechnungserstellung sowie Überbuchungen, Gewissenhafte Kassenführung und korrekte Umsatzerfassung sowie Kontrolle der Tagesabschlüsse und Debitorenrechnungen, Bearbeitung von Gästewünschen und Kundenreklamationen, Regelmäßige Aus- und Weiterbildung der Empfangsmitarbeiter

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung, Ansprechpartner für Besucher, Kunden, externe Dienstleister und Mitarbeiter/innen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Events und Partnerterminen, Postverwaltung, Beschaffung und Organisation von allen Verbrauchsgütern des Büroalltags, Administrative und organisatorische Verwaltungsaufgaben, Unterstützung des Produktmanager-Teams sowie der Kolleginnen und Kollegen des Digitalteams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

Unterstützung bei der Weiterentwicklung und der globalen Einführung des Projektmanagementsystems, Beratung und Unterstützung bei der Durchführung von Projekten sowie bei dem Aufbau von globalen und lokalen Project Management Offices (PMOs) in nationalen und internationalen Organisationseinheiten, Aufnahme der Anforderungen von Stakeholdern und Koordination mit dem Entwicklungsteam zur Weiterentwicklung der Projektmanagement-IT-Software, Durchführung von Trainings in deutscher und englischer Sprache, Beratung und Unterstützung von Projektleitern in der Startphase von Projekten und in der Anwendung der Projektmanagement-Methodik, Übernahme von Projekt- und Teilprojektleitung in Optimierungs- und Reorganisationsprojekten (Prozesse und Strukturen), Moderation von projektbezogenen Besprechungen und Unterstützung der Projektentscheidungsgremien, Sicherstellung der Einhaltung der konzerninternen Richtlinien und der Projektmanagement-Methodik bei der Projektbearbeitung, Selbstständige Optimierung der eigenen Prozesse und Arbeitsumgebung

Check-in und Check-out, Persönliche Betreuung der Gäste während des Aufenthalts, Bearbeitung von Anfragen und Wünschen der Gäste, Information über Highlights wie SPA ROYAL und Boom Boom Restaurant & Bar, Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen

Gästekorrespondenz & Reservierungsannahme, Check-In / Check-Out unserer Gäste, Vorbereitung und Abwicklung von Gruppenan und -abreisen, Betreuung & Beratung unserer Gäste während des Aufenthaltes, Arbeiten mit dem System Infor, Eigenständige Kassenverwaltung während der Schicht, Arbeitsplatzhygiene und Einhaltung der Standards

Begrüßung und Verabschiedung unserer Gäste, Reservierungsannahme und -bearbeitung für Hotelzimmer und unsere Restaurants, Kassenpflege, sowie Bearbeitung von Debitoren und dem Mahnwesen, Bearbeitung von Schriftverkehr und Betreuung der Telefonanlage, Hausführungen mit kleinen und größeren Gästegruppen, Einarbeitung neuer Mitarbeiter an der Rezeption, Ausbildung der Azubis in Absprache mit dem Abteilungsleiterin und ihrem Stellvertreter, Vertretung des stellv. Abteilungsleiters bei Abwesenheit

Eigenständige Abwicklung der telefonischen Korrespondenz und des E-Mail-Verkehrs, Koordinierung, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von in- und externen Terminen und Sitzungen, Verantwortung für Aktenmanagement, Datenbankpflege und Protokollführung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Organisation von Geschäftsreisen sowie Mitwirkung bei Veranstaltungen

Ansprechpartner für Firmen und interne Mitarbeiter:innen, Telefonservice und Bearbeitung der Eingangspost, Schlüsselverwaltung (Ausgabe und Dokumentation), Allgemeine administrative Aufgaben (z.B. Bestellungen, Tabellenerstellung u. ä.)

Gäste begeistern und besondere Momente schenken, Verantwortlichkeit für ein großartiges An- & Abreiseerlebnis, Gästekorrespondenz und Gästebetreuung, Sicherstellung einer korrekten Rechnungslegung und Kassenführung, Reservierungskontrolle und -vorbereitung der An- & Abreisen, Behandeln von Wünschen, Feedbacks und Reklamationen, In Abwesenheit der Reservierungsabteilung Annahme von Reservierungsanfragen, Enge und kollegiale Zusammenarbeit mit Housekeeping, Technik, Service und Küche

Unterstützung des Büromanagements und der Standortleitung, Verwaltung von Büromaterialien & -bestellungen, Allgemeine administrative Tätigkeiten, Nachverfolgung von Bestellungen & Aufträgen, Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Ablagesystemen, Reisemanagement, einschließlich Buchung von Flügen und Hotels, Überwachung und Verwaltung von Verträgen und Rechnungen, Durchführung von Recherchen und Bereitstellung von Informationen für die Standortleitung

Erster Ansprechpartner für Gäste, Partner und Besucher, Organisation, Koordination und Gewährleistung eines reibungslosen Tagesablaufs, Enge Zusammenarbeit mit der Reservierung zur Auslastungsoptimierung, Übernahme des Check-ins und Check-outs von Gästen, Führung der Hotelkasse und Kontrolle der Tagesabrechnungen, Übernahme von Früh- und Spätdiensten, Bearbeitung allgemeiner Verwaltungsaufgaben

Betreuung der Veranstaltungen und Firmenevents, Arbeiten im Front und Back Office, Planung von Seminaren und Tagungen sowie deren Begleitung vor Ort., Planung der Zimmerbelegung. Check In/ Check Out, Planung des Housekeepings und deren Überwachung.

Professioneller und herzlicher Empfang der Gäste, Check In und Check Out, Rechnungserstellung, Ansprechpartner für Gästewünsche, Professionelles Reklamationshandling, Bearbeitung von eingehenden Reservierungen (telefonisch, Mail, OTA)

Unterstützung unseres Rezeptionsteams, Check In/Check Out einschließlich Kassenführung, Direkter Ansprechpartner für die Gäste, Erstellung von Debitorenrechnungen, Annahme und Bearbeitung von Zimmerreservierungen, Ausstellung von Gutscheinen, Vermittlung von Ausflügen, Tickets und Transfers

Begrüßung unserer nationalen und internationalen Gäste, Durchführung von Check-In und Check-Out unserer Gäste, Erster Ansprechpartner für Gäste bei Fragen zum Hotel, zu den Restaurants, zu Ausflugstipps etc., Upsell von Zimmern und Suiten, Ambassador für Kempinski Discovery (Kundenbindungsprogramm), Bearbeitung von Gästeanliegen und Beschwerden, Kontrolle und Verbuchung der F&B Abrechnungen, Erledigung administrativer Aufgaben, wie z.B. Pflege der Gästekartein, Kreditkartenkontrolle etc., Schnittstelle zu anderen Abteilungen im Haus, insbesondere zu den Abteilungen Housekeeping, Technik und Roomservice

Sie sorgen für ein herzlichen Gästeempfang sowie eine entsprechende Gästebetreuung, Sie sind verantwortlich für einen gästefreundlichen Check-In und Check-Out, Reservierungsannahme und -bearbeitung, Verbuchen von Leistungen und Kassenführung, Annahme und ggf. Bearbeitung von Reklamationen, Kommunikation mit allen Abteilungen im Hotel, Betreuung des allgemeinen Hotel-Mailaccounts, Telefonannahme und Mitteilungsverwaltung an der Rezeption und im Austausch mit dem gesamten Hotel, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Dienste in allen Schichten an der Rezeption

General administrative and secretarial tasks (e.g., handling incoming post and e-mail, monitoring deadlines and resubmission), Coordination of procurement and accounting processes, Preparation and follow-up of meetings and business trips (application and settlement), Collaboration in research matters: administrative activities in third-party funded projects (especially administration of finances), Function as the first point of contact for students, employees, lecturers, cooperation partners and guests, Support in the preparation of courses, Support in the organization of conferences and conventions, Possible additional task: maintenance of the homepage