2 Supporting Funds Manager Jobs Berlin

administrative Beratung und Unterstützung der Fachabteilungen und der Schulen bei der Vorbereitung einer Antragstellung und Budgetplanung unter Beachtung der Richtlinien der jeweiligen nationalen und internationalen Zuwendungsgeber*innen, laufendes Finanzcontrolling der Projekte, Beratung der Schulen zur sachgerechten Mittelverwendung unter Berücksichtigung der geberspezifischen Verwendungsrichtlinien, Prüfung von Verträgen und Bewilligungen, Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen, Kommunikation mit Zuwendungsgeber*innen und Spender*innen, Vorbereitung von Projektprüfungen und Zusammenarbeit mit Prüfinstanzen, Mitwirkung bei der Gestaltung und Weiterentwicklung der Verwaltungsprozesse, Unterstützung bei datenbankbasierten Tätigkeiten (Spender*innenkommunikation, Spenden- und Fördermitteldatenbank, Datenpflege), Erstellung von Unterlagen für interne und externe Berichtszwecke

Bearbeitung von Zuwendungsprojekten - hier u.a. die Zuwendungen für unser Stadtteilzentrum, eigenständige Durchführung aller Buchhaltungsvorgänge (Debitoren/Kreditoren/Hauptbuch), monatliche Kontenabstimmung/Mahnwesen, Zuarbeiten zum Jahresschluss, monatliche Auswertungen und Ergebnisberichte, enge Zusammenarbeit mit unseren Einrichtungen und Mitarbeitenden in den Projekten

Entwicklung und Verfassung von Projektanträgen für öffentliche und private Fördermittelgeber, Schnittstellenfunktion zwischen Fachabteilungen und Funding Partnern, Koordination laufender Förderprojekte und Erstellung von Berichten für Funding Partner, Weiterentwicklung des Fördermittelmanagements durch Prozessoptimierung und Mitentwicklung von Standards

Individuelle Beratung: Du berätst unsere Kunden bei der Auswahl der besten Förderprogramme für ihre Sanierungsprojekte., Ganzheitliche Betreuung: Du begleitest unsere Kunden von der Antragsvorbereitung bis zur erfolgreichen Einreichung., Beziehungsentwicklung: Baue tiefgehende Beziehungen zu unseren Kunden auf und halte sie mit klaren Berichten über den Stand ihrer Förderanträge stets informiert., Teamarbeit: Gemeinsam mit dem Team hinterfragst und optimierst du täglich unsere Abläufe, immer mit dem Ziel höchste Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Eigenverantwortliches Finanz-, Zeitplan-, Ressourcen- und Aufgabencontrolling sowie enge Zusammenarbeit mit Projektteams und Projektleitenden, Koordination von Projektaufgaben und Controlling insbesondere durch Excel-Tools, Überwachung der zeitlichen, inhaltlichen und strategischen Ziele zur Sicherstellung der fristgerechten Auftragserfüllung, Ausgestaltung von Projektangeboten, Änderungsangeboten und Berichten in Absprache mit den Teams sowie unserem Projektsupport in der Verwaltung, Eigenverantwortliche Durchführung von Ausschreibungen, Vergaben, Vertragsschlüssen, Abrechnungen, Eigenständige Vorbereitung, Organisation, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen, Mitwirkung an der Strukturierung, Gestaltung und Umsetzung von projektmanagementrelevanten Prozessen sowie der innovativen Förderung der teamübergreifenden Zusammenarbeit, Professionalisierung des Projektmanagements im Arbeitsgebiet Energieeffizienz

Sie unterstützen bei der Identifizierung relevanter Ausschreibungen für verschiedene internationale und europäische Geber., Sie unterstützen die technische und administrative Vorbereitung von technischen und finanziellen Angeboten, hauptsächlich für unsere internationalen Kunden wie die GIZ, Weltbank, EIB, KfW, AFD und die Europäische Kommission., Sie identifizieren relevante Partnerorganisationen und Experten für mögliche Kooperationen., Sie sind verantwortlich für die Koordination der Beiträge von adelphi und seinen Partnern., Darüber hinaus tragen Sie zur Entwicklung unserer Business Development Einheit bei, indem Sie Experten- und Referenzdatenbanken pflegen.

Prozessanalysen und -optimierungen: Unterstützung bei der Identifikation und Verbesserung bestehender Prozesse und verschiedener Schnittstellen, Strukturierung und Analyse von Finanzdokumenten: Zusammenstellung, Analyse relevanter Unter-lagen zur Ableitung von Optimierungspotenzialen, Mitarbeit an der Erstellung eines Finanzhandbuchs: Dokumentation von Standards, Prozessen und Best Practices, Unterstützung bei der Standardisierung von Guidelines: Mitwirkung an der Entwicklung einheitlicher Richtlinien für verschiedene Finanzprozesse, Erstellung von Onboarding-, Schulungs- und Lernmaterialien: Unterstützung bei der Konzeption von Schulungen zu Geberrichtlinien und Prozessabläufen

Sachbearbeitung von Zuwendungsangelegenheiten (Erstantragsbearbeitung, Zuwendungsgewährung, Zahlungsüberwachung, Verwendungsnachweisprüfung), Sachbearbeitung Haushalt (Mittelbewirtschaftung, Titelverwaltung, Übertragung von Mittel im Wege der Auftragswirtschaft, Anträge an die SE Finanzen auf Zulassung von Mehrausgaben, über- und außerplanmäßigen Ausgaben)

Eigenständige Verwaltung und Abrechnung von Projekten und Einrichtungen – von der Antragstellung bis zur Abrechnung, Kommunikation mit Projekten/Einrichtungen des Trägers, Kostenträgern und externen Dienstleister_innen, Allgemeine Aufgaben der Finanzbuchhaltung wie z. B. Kontierung und Verbuchung von Rechnungen sowie Vorbereitung von Zahlungen und Buchhaltung, Unterstützung bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses in Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei

Du bereitest die Buchhaltung vor, kommunizierst mit dem Steuerbüro und hast den Überblick über das Geschäftsbudget (Liquiditätskontrolle), Du erstellst und prüfst Verwendungsnachweise und bereitest die Jahresabschlüsse vor, Du arbeitest in unserem kollegialen Großraumbüro, bist verantwortlich fürs Officemanagement und IT-Ansprechperson, Du bist verantwortlich fürs administrative Personalmanagement (Vertragserstellung, vorbereitende Lohnbuchhaltung etc.)