Planung der laufenden Instandhaltung, Modernisierung und des Rückbaus, Organisation der erforderlichen Instandhaltungsarbeiten bzw. Baumaßnahmen sowie der dazugehörigen Wartungen, Planung und Koordinierung von erforderlichen gewerkübergreifenden Um- und Erweiterungsbauten sowie Modernisierungen, Erstellung der Leistungsverzeichnisse, Prüfung und Auswertung der Angebote, Beauftragung und Überwachung der entsprechenden Maßnahmen inklusive Abnahme, Abrechnung und lückenloser Dokumentation, Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeit, Regelmäßiger Austausch mit den Nutzern über die Planung und Durchführung von Maßnahmen an den Gebäuden, Berichterstattung an die Teamleitung, Verantwortung für Architekten- und Ingenieurleistungen inkl. der Steuerung, Kostenplanung und –kontrolle, Erstellung der Wirtschaftspläne und das interne Reporting, Grundstücksbegehungen zur Beurteilung des Gebäudezustands, Erstellung von Wartungs- und Dienstleisterverträgen, Überwachung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben

Bearbeitung eines Forschungsprojekts im Rahmen des zweiten Teilprojekts in Absprache mit der Teilprojektleitung., Eigenständige Arbeit in Ihrem Teilprojekt., Unterstützung der Leitung des Forschungsfeldes Kunst als öffentliche Praxis im Prozess gesellschaftlicher Transformation" bei Forschungs- und Entwicklungsvorhaben im Teilprojekt., Unterstützung bei der Entwicklung von Formaten der Wissenschaftskommunikation., Bereitschaft zur Vernetzung mit den anderen beiden Teilprojekten und zum interdisziplinären Austausch im Gesamtprojekt., Weitere Aufgaben nach Absprache mit der jeweiligen Teilprojektleitung.

Personalführung und -planung für das Café- und Veranstaltungsteam, Aufbau und Pflege von Kooperationen mit Tourismus- und Wirtschaftspartnern, Planung, Organisation und Durchführung von Events, Seminaren, kulturellen Veranstaltungen und Schlossführungen, Kalkulation und Angebotserstellung für Gastronomie- und Eventangebote, Planung und Durchführung von Öffentlichkeitsarbeit zur Etablierung des Schlosscafés als touristische Destination – überregional und in der Region, Betreuung und Pflege des elektronischen Kassensystems (BackOffice, Wartung, Datenpflege), Netzwerken und Zusammenarbeiten mit Künstlern, Museen und Kulturinstitutionen, Weiterentwicklung und Erweiterung der Ausstellungsangebote, Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Hygiene- und Sicherheitsvorschriften

Organisation, Durchführung und Betreuung von etablierten und neuen Programmangeboten, auch in Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern, dem RoboLab und dem neu entstehenden MakerLab der Bücherhallen, Kontakt- und Netzwerkarbeit mit bestehenden und neuen Kooperationspartnern, Repräsentation der Zentralbibliothek bei Veranstaltungen und Events, Einsatz im Auskunftsdienst der Zentralbibliothek (durchschnittlich 2 Stunden pro Woche) sowie Diensten an Samstagen und bei Abendveranstaltungen. Der Schwerpunkt für den Samstagsdienst liegt auf der Durchführung und Betreuung von Programmangeboten, gegebenenfalls mit anteiligem Infodienst. Für Dienste am Samstag steht Ihnen ein entsprechender Freizeitausgleich an einem anderen Werktag zu, der im Dienstplan festgelegt wird.

Dreh- und Angelpunkt für verschiedene Veranstaltungsanträge, Koordination von Veranstaltungsterminen, Sammeln und Weiterleiten von Antragsunterlagen, Sicherstellung des Genehmigungsprozesses, Anforderung fehlender Unterlagen, Sichtung und Koordination von Sicherheitskonzepten, Organisation von Besprechungen und Protokollführung, Teilnahme an Begehungen oder Abnahmen des Veranstaltungsgeländes, Klärung und Bearbeitung von Sonderveranstaltungen, Zusammenarbeit mit den Versammlungsbehörden

Selbständiges Arbeiten in den Bereichen Veranstaltungsmanagement und -logistik sowie selbständige Organisation von eigenen und externen Veranstaltungen, in digitaler Form oder in Präsenz, inklusive Kontaktpflege., Selbständige Erledigung von Verwaltung und Dokumentation der zentralen Vertragsablage für den Bereich Veranstaltungen., Zuarbeit für Vorstand und Fachpersonal., Unterstützung der Kolleg:innen der Einheiten Forschung & Beratung, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie Engagement und Partnerschaften im Bereich Veranstaltungsplanung, umsetzung und -veröffentlichung

Unterstützung der Standortkoordinatorin vor Ort bei der Umsetzung des Projekts, Inhaltliche Konzeption, Planung und Organisation, Abrechnung von Veranstaltungen und weiteren Maßnahmen, Koordination und Planung der Termine und Veranstaltungen im Rahmen des Projekts, Bereitstellung von Informationsangeboten für die Teilnehmer*innen, Zielgerichtete Öffentlichkeitsarbeit zur Akquise von Teilnehmer*innen für die im Rahmen des Projekts durchgeführten Maßnahmen und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Betreuung von MSOs und Ehrenamtlichen

Planung, Organisation, Verwaltung und Koordination von Veranstaltungen und Events, Entwicklung strategischer Konzepte für Events, Verhandlungen mit Veranstaltern, Lieferanten und externen Dienstleistern unter Einhaltung der Budgetvorgaben, Aufbau und Pflege von Netzwerken, Organisation der Kommunikations- und Marketingaktivitäten rund um die Veranstaltungen, Ansprechpartner für externe Dienstleister

Assistenz bei der Umsetzung von Werbe- und Kooperationsmaßnahmen, Unterstützung bei der Einführung des CRM-Tools, Unterstützung bei der Umsetzung der Audience Development Strategie, Recherche von Werbe- und Kooperationspartnern, Recherche pot. Förder*innen, Unterstützung bei der Antragsstellung im Fundraising, Unterstützung bei der Auswertung von Marketing- und Fundraising-Kampagnen, Unterstützung beim Erstellen von Präsentationen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Datenpflege

Erstellung von Dienstplänen und Einsatzplänen für Sonderveranstaltungen, Organisation, Koordination und Beantwortung der Besucheranfragen, Einsatzplanung der freiberuflichen Gästeführer*innen, Beratung der Kund*innen zum Programmangebot, Sie sind Ansprechpartner*in der Museumsaufsichten für Fragen rund um den Museumsbetrieb, Erstellen der Monats- und Jahresabrechnungen, Kassenführung, Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Vertragsunterlagen, Führen von Statistiken, Betreuung des Museumsshops, Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung von Ausstellungen und Veranstaltungen, Pflege der Adressdatei, Allgemeine Bürotätigkeiten

Betreuung sämtlicher Stiftungen (inkl. Treuhandstiftungen) der Hochschule, Aufstellung, Überwachung und Abschluss des Haushalts, Verwaltung des Wertpapiervermögens, Vorbereitung der Antragsstellung bei diversen Stiftungen hinsichtlich Zuschüssen sowie Verwaltung und Abwicklung dieser Zuschüsse, Betreuung der Appartements der Stipendienstiftung, Ausschreibung und Verwaltung verschiedener Stipendienprogramme (u. a. Deutschlandstipendium, Promos, Promotionsstipendium für Frauen), Beratung von Studierenden zu Fördermöglichkeiten, Bearbeitung und Prüfung von Stipendienbewerbungen, Organisation und Begleitung der Sitzungen der Stipendienkommission, Verwaltung der Stipendienzahlungen sowie Erstellung von Verwendungsnachweisen und Statistiken, Organisation des Stipendienabends in Zusammenarbeit mit dem Büro der Präsidentin

Finanzierung des Literaturhauses und des laufenden Veranstaltungsbetriebs sowie Projektabrechnungen, Personalführung und Personalverwaltung einschließlich der ordnungsgemäßen Abrechnung und Überweisung von Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuern für alle Angestellten, die Mitgliederpflege und -kommunikation sowie die Organisation von Vereinssitzungen und allen weiteren notwendigen Formalitäten in Abstimmung mit dem Vereinsvorstand, Unterstützung der einzelnen Programmbereiche bei der Kalkulation und ggf. Umsetzung von Veranstaltungen, Reihen und Projekten, die Vertretung der Programmleitung und der einzelnen Projektleitungen in kulturpolitischen Angelegenheiten, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit der Hanse- und Universitätsstadt Rostock und dem Land Mecklenburg-Vorpommern, Büroleitung, d.h. die Büro-Organisation einschließlich der Beschaffung von Arbeitsmitteln sowie für die Planung und Durchführung von Arbeitstreffen

Pflege und Verwaltung von Planstellen in SAP, Abbildung der aufgabenbezogenen, funktionalen und hierarchischen Organisationsstruktur in SAP, Analyse, Weiterentwicklung und Implementierung von Veränderungsprozessen der Organisationsstruktur in Zusammenarbeit mit dem Personalmanagement, Aufbau einer digitalen Berichtsstruktur zur Abbildung der Aufbauorganisation, Proaktive Beschaffung relevanter Informationen zur Pflege und zum Abgleich des Stellenplans, inklusive Vakanzen-Management und Kostenstellenänderungen, Analyse und Erweiterung der Grundlagendaten des SAP Organisationsmanagements zur Durchführung der Personalbedarfs- und Personalkostenplanungen, Zusammenarbeit als SAP HCM Key User:in mit dem IT-Management, um Prozesse im Personalmanagement zu analysieren und zu optimieren, Systematische Durchführung von Tests bei Systemaktualisierungen

Umfassendes Bewerbermanagement (Verwaltung von Bewerberdokumenten, Kommunikation mit Bewerbern sowie interne Abstimmungsprozesse), Bearbeitung von Eintritts- und Austrittsprozessen, Pflege von Personalakten, Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Überwachen der Zeitkonten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Vorbereitende Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei den Themen betriebliches Gesundheitswesen sowie der betrieblichen Altersvorsorge, Erledigung anfallender Korrespondenz im Rahmen des Personalwesens

Planung, Organisation & Durchführung von Events – von Familienfesten bis zu Firmenfeiern, Führung & Motivation des Veranstaltungsteams, Kundenakquise & Angebotserstellung, Identifikation neuer Trends & Weiterentwicklung unseres Eventportfolios, Budgetverantwortung & strategische Maßnahmen zur Umsatzsteigerung, Enge Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit allen beteiligten Bereichen

Vernetzung der Teilprojekte der Pilotphase durch Entwicklung effizienter Kommunikations- und Kooperationsstrukturen, Steuerung der übergreifenden Öffentlichkeitsarbeit aller Teilprojekte der Pilotphase, Einbeziehung der Perspektiven externer Zielgruppen in Forschungs- und Kulturerbeeinrichtungen, Unterstützung der Dokumentation, Bündelung und zielgruppenspezifischen Aufbereitung der in den Teilprojekten erzielten Resultate sowie deren Integration in die DFG-Praxisregeln ‚Digitalisierung‘, Mitwirkung an der Konzeptentwicklung künftiger Förderinstrumente der DFG zur Digitalisierung und Bereitstellung (noch) rechtebewehrter Objekte auf der Grundlage der Ergebnisse der Pilotphase

Projektentwicklung und -management im Bereich der historischen Bildung und Erinnerungskultur., Fachliche Mitarbeit und operative Betreuung von diversen Projekten und Formaten (z. B. Vortragsreihen, Ausstellungen, Fachpublikationen, historische Markierungen, digitale Formate und Führungen)., Organisation des Aufgabenbereichs Erinnerungskultur inkl. Berichtswesen, Budgetplanung, redaktionelle Begleitung der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation insbesondere mit erinnerungskulturellen Akteur:innen (z. B. Senatsverwaltungen)., Koordination und Begleitung von fachlichen und politischen Gremien sowie Pflege und Ausbau eines umfangreichen fachlichen Netzwerks., Erstellung von fachlichen Einschätzungen zu erinnerungskulturellen Fragen und Belangen.

Initiierung und Durchführung von Projekten und Veranstaltungen zum Klimaschutz und zur Klimaanpassung, Umsetzung und Weiterentwicklung des Klimaschutzkonzeptes, Ansprechpartner/in für die Kommunale Wärmeplanung, Mitwirkung bei der Öffentlichkeitsarbeit zu Klimaschutz-Themen, Konstruktive Zusammenarbeit und Netzwerkarbeit auf kommunaler und regionaler Ebene, Beratung von Bürgerinnen und Bürgern, internen Organisationseinheiten und Behörden, Teilnahme an Sitzungen der politischen Gremien und in Arbeitsgruppen

Übernahme der Funktion der Pressesprecherin / des Pressesprechers in einem Zweierteam, Aufbereitung und Begleitung städtischer Projekte für die externe Kommunikation, Vorbereiten und Verfassen von Pressemitteilungen, Bearbeitung von Presseanfragen, Konzeption und Gestaltung von Informations- und Marketingmaterialien, Weiterentwicklung und Contentpflege des städtischen Internetauftritts und der Social-Media-Kanäle, Weiterentwicklung der Corporate Identity, Verfassen von Reden und Grußwörtern

Übernahme der Funktion der Pressesprecherin / des Pressesprechers in einem Zweierteam, Aufbereitung und Begleitung städtischer Projekte für die externe Kommunikation, Vorbereiten und Verfassen von Pressemitteilungen, Bearbeitung von Presseanfragen, Konzeption und Gestaltung von Informations- und Marketingmaterialien, Weiterentwicklung und Contentpflege des städtischen Internetauftritts und der Social-Media-Kanäle, Weiterentwicklung der Corporate Identity, Verfassen von Reden und Grußwörtern