Betreuung unserer Mitglieder sowie Beratung und Aufnahme von Neumitgliedern, Terminplanung für die Rechtsberatung, Verkauf von Formularen, Verträgen und Büchern sowie Führen des Kassenbuchs, allgemeines Büromanagement

Sekretariats- und Assistenzaufgaben übernehmen, Termine koordinieren, Besprechungen und Unterlagen vorbereiten, Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und externen Personen, Serviceorientierte Arbeit für die Mitarbeiter, Schrift- und Telefonverkehr souverän meistern, Arbeitsprozesse effizient mit modernen Informations- und Kommunikationsmedien gestalten

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Ansprechpartner für eingehende, externe sowie interne Kommunikation, Beantwortung / Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen in Deutsch und Englisch, Administrative Unterstützung unserer Shop-Referenttinnen, Regionalleiter und ehrenamtlichen Teams bei Shop-Belangen und Aktionen, Terminanlage und -überwachung, Protokollieren von Meetings, Organisation von Meetings und Treffen

Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Posteingang, Bestellung von Büromaterial etc.), Telefondienst, Terminierung und Absagen bei Krankmeldungen, Teilnahme an Dienstbesprechung und Supervision, Urlaubsplanung, Kontrolle der Arbeitszeitnachweise, Kassenführung und Rechnungsbearbeitung, Empfang der Klient_innen, Präsenz in den Offenen Sprechstunden

Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags und Koordination des operativen Tagesgeschäfts mit Anwesenheit in unserem Berliner Büro, Empfang unserer Gäst:innen und neuer Mitarbeitenden, sowie die Koordination und Vorbereitung unserer Meetingräume, Annahme, Bearbeitung und Versand von Post/Paketen und die zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende bei Fragen rund ums Büro, Planung und Buchung von Geschäftsreisen über unser Reisemanagementtool Travelperk, Nachbestellung von Büromaterial, Koordination unserer Dienstleister:innen und kleinere bürozentrierte Projekte, Planung, Unterstützung und Durchführung unternehmensinterner Events, Ad-hoc Besorgungen machen

Telefonzentrale, Poststelle der Stadtverwaltung (Bearbeitung des zentralen Postein- und Ausgangs), Zentraler Ansprechpartner für Besucheranfragen (Erteilen von Auskünften, Vermittlung an zuständige Ämter und Abteilungen)

Ansprechpartner:in am Telefon und bei Bestellungen per Mail, sowie Retouren und Gutschriften, Koordination von Anfragen für den Vertrieb und unser Marketing-Team, Steuerung von Lieferanten und Dienstleistern, Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Post, der Büroausstattung und des Einkaufs von Büromaterialien, Erster Kontakt für Anfragen von Kund:innen und (zukünftigen) Partner:innen zu Kooperationen, Prüfung und Übergabe von Eingangs- & Ausgangsrechnungen an unser Steuerbüro mit DATEV Unternehmen online & Führung des Mahnwesens, Aktive Mitgestaltung des Büro-Alltags und Übernahme eigener kleiner Projekte

Unterstützung des HR-Teams in administrativen Prozessen entlang des Employee Life Cycles, Betreuung des Bewerbermanagementsystems und Koordination von Vorstellungsgesprächen, Durchführung monatlicher Auswertungen und Unterstützung bei der Erstellung von Personalstatistiken, Ansprechpartner für Kolleginnen und Kollegen in administrativen Fragestellungen, Einbringung in die interne Unternehmenskommunikation, Unterstützung bei der Organisation und Administration von Personalprojekten, Weiterentwicklung von HR-Prozessen

Unterstützung von Kollegen bei allen administrativen und organisatorischen Abläufen, Bearbeiten der Eingangs- und Ausgangspost, Bestellwesen und Kommunikation mit Lieferanten, Erstellen von Präsentationen, Angeboten und Verträgen, Koordination von Telefonaten und Besprechungen, Pflege von Datenbanken und Ablage von Dokumenten, Empfang von Besuchern

die eigenverantwortliche und selbständige Organisation des Sekretariats, die planerische Verwaltung von Haushalts- und Drittmittelprojekten, die Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Reisekostenabrechnungen und Beschaffungen, Prüfungsorganisation und Regelung studentischer Angelegenheiten, Mitarbeit bei der Planung von Workshops und Tagungen

Helpdesk: Telefonzentrale & Empfang, Buchung und Einkauf von Reisen / Mietwagen / Bürobedarf etc., Posteingang und Ablage, Allgemeine Büroorganisation, Allgemeine Verwaltungs- & Organisationsaufgaben, Administrative Aufgaben zur Personalverwaltung, Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und bei Bedarf temporäre Vertretung, Buchen und Kontieren, Vorbereitung der Buchhaltung für das Steuerbüro, Zuarbeit zum Projektcontrolling

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen anlässlich von Workshops und internen Veranstaltungen wie z. B. Aufsichtsratssitzungen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Vertretung der Kollegin aus dem Teilbereich Office Management, Abwicklung von Bestellungen, u. a. für Büro- und Küchenbedarf

Unterstützung bei der Personalverwaltung, Eigenständige Verwaltung und Überwachung des Bewerbermanagements, Unterstützung im On- und Offboarding, Pflege und Aktualisierung von Personalakten, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Statistiken, Unterstützung in Vertretungsfällen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben

Erreichen von Kundenkontakten durch Recherchen, persönlichen Gesprächen u.v.m., Pflege der Bestandskunden und Neukunden, Angebotserstellung und Vertragsverhandlungen, Erreichen vereinbarter Ziele innerhalb eines Zeitplans, Unterstützung und Zuarbeit für Projektleiter, Mitwirken bei Verbesserungen von Systemen und Produkten, Enge Zusammenarbeit mit Partnern, PR-Unterstützung (soziale Medien, u.v.m.), Reisebereitschaft zu Veranstaltungen

Allgemeine administrative Tätigkeiten und Verwaltungsaufgaben, Administration für Empfang und Telefon, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Ansprechpartner für Leistungsträger, Kunden:innen und Teilnehmende, Überarbeitung und Versand von Berichten und Gesprächsprotokollen an Kooperationspartner, Verwaltung und Pflege von Datenbanken (Teilnehmendenverwaltung), Kassenbuchführung

Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs, Verantwortung für Arbeitssicherheitsmaßnahmen, Verwaltung der Büroschlüssel, des Inventars und des PETA-Dienstwagens, Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Schnittstelle zu externen Dienstleistern, Unterstützung anderer Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Management der Ein- und Ausgangspost, Steuerung des zentralen E-Mail-Postfachs, Dokumentenverwaltung und Ablage in DOMUS CRM, Allgemeine Büroorganisation, Unterstützung der Teamleitung im operativen Tagesgeschäft

Verwaltung von Mietobjekten, Abwicklung von Versicherungsfragen, Zuständigkeit für Telefonie und Telefonanlage, Abwesenheitsvertretung in den Bereichen Post, Mailverkehr und Telefon

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Büroorganisation, kaufmännische Aufgaben z. B. im Bereich der Buchführung, Klientenverwaltung oder Rechnungsbearbeitung, kommunikative, informative und kooperative, administrative und koordinierende, organisatorische und sonstige Aufgaben