Mitarbeit bei der Planung, Umsetzung und dem Monitoring von Projekten der Organisationsentwicklung mit Fokus auf Verwaltungsdigitalisierung, Unterstützung bei der Auswahl und Beauftragung externer Dienstleister*innen (z. B. durch Recherche und Angebotsanalysen), Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, Unterstützung im Prozessmanagement, insbesondere bei der Dokumentation, Modellierung und Aktualisierung von Prozessen sowie der Betreuung der Prozessmanagement-Plattform, Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen aus den Fachabteilungen, Datenmanagement und -controlling, vor allem Sammlung, Auswertung und Visualisierung von Daten aus dem Gesundheitsmanagement

Fachaufsicht über das PM-CO-Team, Dienstaufsicht in Absprache mit und in Vertretung der Bereichsleitung Personal- management, Verantwortung für die strategische Weiterentwicklung und Ausrichtung des Per- sonalcontrollings, Beratung der Führungskräfte bei der Definition der Anforderungen einer Auswer- tung und Interpretation der erhaltenen Daten, Operative Mitwirkung an der Kennzahlenermittlung, Datenbereitstellung, Aus- wertungserstellung und dem regelmäßigen Reporting, SAP Keyuser-Tätigkeit, Weiterentwicklung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Auswertungen inklusive Bedarfserhebung, Ausgestaltung, Initiierung, Pflege und Evaluierung der systemischen Möglichkeiten und Qualität der Daten, Leitung und Mitarbeit an Personalmanagement- Projekten (z. B. digitale Zeitwirt- schaft, Personalkostenplanung und prognosen)

Gesamtverantwortung für die administrativen Bereiche des Programms, Personalführung im Verwaltungsbereich mit 3 Mitarbeitenden, Gestaltung der Verwaltungsabläufe für die weiteren Bereichen Förderung, Begleitung, Wissensvermittlung und Kommunikation, Ausbau des Programmbüros, Organisationsentwicklung sowie die strategische Weiterentwicklung und Optimierung der Geschäftsprozesse gemeinsam mit der Programmleitung, Verantwortung für den Kosten- und Finanzierungsplan, Finanzbuchhaltung, Mittelvergabe, Verwendungsnachweise, Jahresabschlüsse sowie das Controlling, Personalmanagement und Rekrutierung, Erfüllung von Berichtspflichten gegenüber den Fördermittelgebern, Aufbau eines Berichtswesens im Programmbüro und des Programmbüro gegenüber Gesellschaftern, Gremien und Prüfeinrichtungen, Einhaltung von rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben sowie der zuwendungs- und haushaltsrechtlichen Bestimmungen, IT, Datenschutz und Vergabe- sowie Auftragsmanagement

Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Unterstützung der Regionalgeschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben für die drei Kliniken und die MVZ, Erste*r Ansprechpartner*in für alle Bereiche und Einrichtungen, Selbstständige Vorbereitung und Begleitung ausgewählter Projekte und Maßnahmen, Abgestimmte Priorisierung und Koordination von Themen und Anfragen, Eigenverantwortliche Durchführung von Recherchen und Datenanalysen zu ausgewählten Fragestellungen, Eigenständige Erarbeitung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, Auf- und Vorbereitung von entscheidungsrelevanten Unterlagen (z.B. Gesetzestexte, Verträge), Zuvorkommend angepasste Kommunikation gegenüber verschiedenen Berufsgruppen im Krankenhaus und im Gesundheitswesen, Kooperative und enge Zusammenarbeit mit Krankenhausverwaltung und Stabsstellen

Proaktive Unterstützung unseres Vizepräsidenten Degree Programmes in administrativen und organisatorischen Belangen, Funktion als zentrale Ansprechperson für Anfragen an den Vizepräsidenten sowie als wichtige Schnittstelle zwischen dem Vizepräsidenten, internen Abteilungen und externen Partnern, Effiziente Terminplanung und -koordination inkl. sorgfältiger Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Professionelle Verwaltung der entsprechenden E-Mail-Korrespondenz und Kommunikation – sowohl in- als auch extern, Erstellung, Aufbereitung und Optimierung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung, Aktive Unterstützung bei der Koordination des Teams Degree Programmes, Mitwirkung an der Planung und Umsetzung von Projekten sowie Übernahme von Sonderaufgaben

Steuerung des Vorstandssekretariats, Koordination und Organisation von Terminen und Reisen, Schriftliche und mündliche Korrespondenzen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremien und Veranstaltungen, Recherchetätigkeiten, Erstellen von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Organisation von Veranstaltungen, Professioneller Empfang von Gästen, Mitwirkung bei verschiedenen Aktionen

Übernahme, selbstständige Planung und Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Vorsitzende des Vorstandes, umfassende Gewährleistung des Informationsflusses zwischen Vorstand und den Geschäftsbereichsleitungen, Planung, Organisation und Nachbereitung von internen sowie externen Besprechungen und Veranstaltungen, Erstellung von Präsentations- und Informationsunterlagen für die Vorsitzende des Vorstandes, Erledigung der anfallenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon, Verwaltung), Durchführung der Reiseplanung und –abrechnung, Postmanagement für den Vorstandsbereich (u.a. revisionssicheres Erfassen der Korrespondenz), Unterstützung der Fachbereichsleitung des Vorstandsreferates bei der Organisation und Durchführung von Gremiensitzungen, Recherchearbeit und Pflege der Kontaktdaten für die Gremienarbeit

Führungsverantwortung für die Mitarbeitenden unter aktiver Gestaltung von Veränderungsprozessen, Weiterentwicklung, Digitalisierung und Betreuung der Personalentwicklung, Führungskräfte-Entwicklung und des Talentmanagements, Konzeption und Umsetzung von Programmen zur Förderung der physischen und psychischen Gesundheit unserer Mitarbeitenden, Verantwortung für die Einhaltung aller relevanten Arbeitsschutzrichtlinien und -gesetze sowie die Entwicklung präventiver Maßnahmen zur Gewährleistung eines sicheren Arbeitsumfelds, Steuerung und Weiterentwicklung des Ausbildungsprogramms, inklusive der Betreuung und Förderung von Auszubildenden, Dual Studierenden und Trainees, Begleitung und Unterstützung von Veränderungsprozessen innerhalb des Unternehmens, insbesondere bei der Implementierung neuer Arbeitsweisen und Prozesse, Enge Zusammenarbeit mit der Vorstandsebene bei der aktiven Gestaltung der Personalstrategie

Umfassendes Bewerbermanagement (Verwaltung von Bewerberdokumenten, Kommunikation mit Bewerbern sowie interne Abstimmungsprozesse), Bearbeitung von Eintritts- und Austrittsprozessen, Pflege von Personalakten, Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Überwachen der Zeitkonten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Vorbereitende Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei den Themen betriebliches Gesundheitswesen sowie der betrieblichen Altersvorsorge, Erledigung anfallender Korrespondenz im Rahmen des Personalwesens

Unterstützung und Vertretung der Geschäftsführung in strategischen und operativen Belangen., Verantwortung für die Personalführung und -entwicklung des Landesverbandes einschließlich Recruiting, Weiterbildungsplanung und Mitarbeiter*innenbindung sowie Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements., Weiterentwicklung der Digitalisierung von HR-Prozessen., Gestaltung und Umsetzung von Personalstrategien zur Sicherstellung einer positiven Organisationskultur., Leitung von internen Arbeitsgruppen., Qualitätssicherung der fachlichen Arbeit des Landesverbandes sowie Umsetzung des bundesweiten Leitbilds des Kinderschutzbundes., Repräsentation des Kinderschutzbundes nach innen und außen einschließlich Unterstützung bei der Bearbeitung von Medienanfragen und Stellungnahmen.

Eigenständige Steuerung und Durchführung der Recruiting- und Personalauswahlprozesse, Verantwortliche Betreuung der Personalverwaltung und -organisation, Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, internen Teams und externen Partnern, Übernahme und Umsetzung von Projekten zur Entlastung der Geschäftsführung, Betreuung und Unterstützung der Mitarbeitenden sowie Auszubildenden

Strategische und konzeptionelle Leitung in vertrauensvoller Zusammenarbeit mit den beiden Bereichsleitungen, Sicherstellung einer wirtschaftlichen Unternehmensführung, Verantwortung für Finanzen, Jahresabschluss und Controlling, Inhaltliche Weiterentwicklung des Dienstes und seiner Konzeptionen, Marketing und Außendarstellung der Arbeit, Förderung eines starken Teams in wertschätzender Arbeitsatmosphäre, Personalverantwortung für 25 Mitarbeitende und 2 Auszubildende

Führungsverantwortung für das Dezernat Kundenmanagement (ca. 10 Mitarbeitende), Strategische und operative Verantwortung für die Aufgaben des Kundenmanagements, Analyse der Kundenbedarfe im Sinne einer ganzheitlichen Betreuung, Entwicklung eines lösungsorientierten standardisierten Produktportfolios in Zusammenarbeit mit den Geschäftsbereichen, Mitgestaltung der Themenfelder Produkt-, Preis- und Kommunikationspolitik, Beteiligung an der Entwicklung geschäftsbereichsübergreifender operativer und strategischer Prozesse und deren Harmonisierung

Kalender-, Kommunikations- & Beziehungsmanagement, Operatives & Administratives Arbeiten mit Präzision, Reise- & Eventorganisation

Inhaltliche und strategische Unterstützung des Vorstands: Eigenverantwortliche inhaltliche und konzeptionelle Vorbereitung von Unterlagen zur fundierten Entscheidungsfindung (z.B. Präsentationen, Vermerke, Entscheidungsvorlagen, Briefings), Vor- und Nachbereitung von Vorstandsterminen: Sorgfältige inhaltliche Planung, ggf. Protokollierung, Nachverfolgung und Qualitätssicherung von Terminen und Meetings, Analyse und Aufbereitung komplexer Sachverhalte: Strukturierte und adressatengerechte Darstellung von Informationen für interne und externe Zielgruppen, Entwicklung strategischer Themen: Eigenständige oder kollaborative Erarbeitung strategischer Initiativen mit dem Vorstand und den Fachbereichen – von der Ideenfindung bis zur Umsetzung, Planung, Begleitung und Umsetzung von Projekten mit Vorstandsrelevanz: Verantwortung für die Steuerung von Projekten im direkten Auftrag des Vorstands – inkl. Zeit-, Ressourcen- und Ergebnisverantwortung, Koordination und Schnittstellenmanagement: Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Vorstand, internen Fachbereichen und externen Stakeholdern – Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses, Monitoring und Reporting: Erstellung aussagekräftiger Berichte und Statusmeldungen zu strategischen Initiativen und operativen Aufgaben für unterschiedliche Zielgruppen, Vertrauliche Sonderaufgaben: Bearbeitung sensibler Themen und Sonderaufträge mit hoher Diskretion und Eigenverantwortung.

Eigenverantwortliches Führen von Projekten, Ausarbeitung von Entscheidungsvorlagen, Analysen und Berichten, Unterstützung des Klinikmanagements bei strategischen und konzeptionellen Aufgaben, Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und den ärztlichen Leitungen, Ansprechpartner*in für Führungskräfte und Mitarbeitende

Projektentwicklung, Antragstellung bei privaten und öffentlichen Fördermittelgebern mit anschließender Administration der möglichen Förderung, Durchführung von Aktionen zur Spendenwerbung, Recherche und Erschließung neuer Fördermöglichkeiten, Kommunikation und Kontaktpflege mit Projektpartner:innen und Stakeholdern, Stiftungen, Fördermittelgebenden und Spender:innen, Koordination und Erstellung von Präsentationen und Berichten, Konzeptionierung und Durchführung von Charity-Aktivitäten

Mit Organisationstalent, Übersicht und Spaß deckst Du alle Facetten im Office eines kleinen Unternehmens ab und bist erster Ansprechpartner für die Geschäftsführung und die Berater, Steuern der anfallenden Aufgaben und Unterstützung bei deren Umsetzung auf einem qualitativ hohen Niveau und unter Einhaltung unserer CI-Richtlinien, Unterstützung der Geschäftsführer und Berater in projektbezogenen Fragestellungen und Gewährleistung einer durchgängigen Kommunikation, Übernahme und eigenverantwortliche Durchführung von Projekten zu speziellen Fragestellungen, z. B. Verbesserung in der Kundenkommunikation, Optimierung interner Abläufe oder ähnliches, Planung, Organisation und Durchführung unseres Symposiums gemeinsam mit dem Team

die Führung, Koordination und Weiterentwicklung des Teams (derzeit 2 Mitarbeitend), inklusive Aufgabenverteilung, Ergebniskontrolle und Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe, die Analyse bestehender Prozesse in Ihrem Verantwortungsbereich und Implementierung von Verbesserungen zur Effizienzsteigerung, die Übernahme der Verantwortung als zentrale Ansprechperson für die Geschäftsführung und die verschiedenen Fachbereiche des Unternehme sind alles Officemanagement- und Assistenzangelegenheiten., die Unterstützung des Teams bei alltäglichen Aufgaben, wie Korrespondenz, Postbearbeitung und Terminkoordination, die digitalgestützte Überwachung und Verwaltung von Verträgen (Leasing, Versicherungen, Strom etc.) und Durchführung von Preisvergleichen, die Zusammenarbeit mit dem Fuhrparkverantwortlichen bei der Verwaltung unserer ca. 10 Fahrzeuge umfassenden Fahrzeugflotte, Koordination und Bearbeitung von Schadensfällen sowie Steuerung externer Dienstleister wie Versicherungsmakler etc., die Unterstützung bei der Planung von Dienstreisen und firmeninternen Veranstaltungen, die enge Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement des Unternehmens im Rahmen der Erfassung von Arbeitsprozessen in Ihrem Verantwortungsbereich