3 Part-Time Association Manager Jobs

Verantwortung für den Aufbau und die Koordination der Geschäftsstelle des 1. BC Beuel, Entwicklung und Umsetzung von Vereins- und Zukunftsstrategien, Unterstützung und Entlastung des ehrenamtlichen Vorstands in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Selbstständige Vorbereitung von Sitzungen, Protokollführung und Pflege vereinsinterner Prozesse, Eigenständige Bearbeitung von Fördermittelanträgen, Eigenverantwortliche Planung und Umsetzung von Projekten und Events

Koordination und Weiterentwicklung von Angeboten zur Engagementförderung, Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Arbeit in enger Abstimmung mit den ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern und dem hauptamtlichen Team, Personalwesen, Kooperation mit dem Jobcenter, Zuständigkeit für Arbeitsgelegenheiten und Praktika, Mitgliedermanagement, Beantragung und Abrechnung von Förder- und Projektmitteln, Community Management, Koordination und Weiterentwicklung unseres Co-Workingangebots in der Rehlingstraße, Koordination und Weiterentwicklung der Räume für Engagierte an unseren zwei Standorten, Ehrenamtskoordination, Mitarbeit bei Projekten und Unterstützungsangeboten des Haus des Engagements, wie beispielsweise Helpdesks und Fortbildungen, Betreuung des Projekts Engagementwegweiser, Vernetzung nach Außen (kommunal und überregional), Öffentlichkeitsarbeit über Webseite, Soziale Medien, Newsletter und Pressearbeit

Verantwortung für ein transparentes Controlling sowie dessen Weiterentwicklung zu einem einheitlichen Steuerungsinstrument im Verein, Ansprechpartner*in der Einrichtungen im Rahmen des Controllings, Betreuung und Entwicklung der eingesetzten Finanz- und Controllingsoftware, Durchführung/Nachbereitung von Finanzgremien, Zentrale Liquiditätsplanung und – steuerung, Entwicklung von Steuerungskennzahlen sowie eines Frühwarnsystems bei finanziellen Risiken und Budgetabweichungen, Entwicklung und Umsetzung einer internen Leistungsverrechnung, Bereitstellung von bedarfsgerechten Auswertungen und Entscheidungshilfen, Risikobewertung bei Projekt- und Immobilieninvestitionen, Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Mitwirkung beim Jahresabschluss, Vereinsarbeit, Schulung von Mitarbeiter*innen

Bearbeitung von Bewerbungseingängen, Bearbeitung von Einstellungen und Personalveränderungen, Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen, Pflege von Zahlungskonditionen (Tarifpflege), Erstellung von Arbeitszeugnissen, Auswertung der Fluktuation, Führung und Auswertung von Exitgesprächen, Bearbeitung und Übermittlung von Statistiken, Abwicklung von Bestellungen für den Verein, Aktive Mitwirkung an Projekten mit Bezug zum Personalwesen im Rahmen der Digitalisierung

Ansprechpartner*in für alle relevanten Fragen zum Fördermittelmanagement, Berater*in von Projektleiter*innen bei der Nutzung von Fördermitteln, Durchführung eines kontinuierlichen Screenings und Monitoring der Förderlandschaft auf verschiedenen Ebenen (Bund, Länder, Städte, Verbände, Soziallotterien, Stiftungen, etc.), Organisation und Durchführung der Förderprojekte (Projektprüfung und Beratung der Geschäftsbereiche, Antragstellung, Abwicklung), Verantwortung für den fristgerechten Abruf von Fördermitteln, Berichterstellung und -begleitung im Rahmen der Fördermittelbeantragung oder während der laufenden Förderung (z.B. Reports im Fördermittelcontrolling), Aktive Vernetzung mit internen Expert*innen, Fördermittelgebern*innen und in Fördernetzwerken

Verantwortlich für die Planung und Organisation von Veranstaltungen (wie bspw. Entwicklung von Cateringkonzepten, Auswahl und Beauftragung von Dienstleistern, Kapazitätsprüfung, Erstellen von Angeboten und Kalkulationen), Vertragsvereinbarungen, Nachbearbeitung, Bearbeitung von Reklamationen, Rechnungserstellung bzw. Rechnungsprüfung und -bearbeitung, Abstimmung einer Veranstaltung mit den Kunden, Partnern, Lieferanten und internen Abteilungen, Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses und Serviceablaufes während der Veranstaltung in Abstimmung mit den beteiligten Schnittstellen, Übernahme administrativer Tätigkeiten im Cateringbereich wie bspw. Erfassung und Meldung von Warenverbräuchen u.v.m., Mitverantwortung einer betriebswirtschaftlichen Personaleinsatz- und Jahresurlaubsplanung für das Catering-, Serviceteam / Küchenteam gemäß Vorgaben und Bedarf (inkl. Einsatzplanung externer Dienstleister für externe Veranstaltungen), Erfassung, Kontrolle und Meldung geleisteter Arbeitsstunden im Zeiterfassungssystem, Umsetzung / Einhaltung des bestehenden HACCP-Konzeptes inkl. der Verwaltung der Dokumentation für den Catering- und Küchenbereich, Überwachung der Sauberkeit und Ordnung der verantwortlichen Bereiche unter Berücksichtigung der HACCP Richtlinien, Fachliches Anleiten und Schulung des studentischen Cateringteams / der Beschäftigten des Mensa Küchenteams, Koordinieren und Überwachen der täglichen Arbeitsabläufe für Cateringveranstaltungen /in der Küchenmensa, Zusammenstellen und Koordination eines Jahres- und Cateringkalenders

Organisation und Bearbeitung klassischer Sekretariatsaufgaben, Unterstützung der Kolleg*innen (insbesondere der Leitung des Büros) in organisatorischen Fragen, z.B. bzgl. der Koordination von Terminen, Vorbereitung von Veranstaltungen, Tagungen, Sitzungen etc., Planung von Dienstreisen etc., Recherchen und Erstellen von Präsentationen, Erledigung von Korrespondenz, Gratulations- und Kondolenzschreiben etc.

Unterstützung der Geschäftsführung im täglichen Ablauf und bei Projekten., Erledigung aller anfallenden Verwaltungsaufgaben für den Vorstand des Vereins und die Geschäftsführung., Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen., Erstellung von Anträgen, Verwendungsnachweisen sowie Präsentationen., Mitwirkung im Qualitäts- und Versicherungsmanagement., Koordination interner Abläufe und Schnittstelle zu Vorstand, Mitarbeitenden und externen Partnern.

Aufbau und Etablierung des Fundraisings für die Finanzierung sozialer Projekte, Akquise von Fördergeldern und Spenden sowie die Betreuung von Spender*innen und Unternehmen, Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Unterstützung bestehender Veranstaltungsformate und Mitwirkung an der Konzeption neuer Events, Mitwirkung im Team des Referats Öffentlichkeitsarbeit

Betreuung der Mitglieder auf der Trainingsfläche, Einweisung von Neukunden, Langfristige Trainingsplanung und Trainingsplanerstellung, Durchführung von Anamnesen und Analysen

Die Organisation und Erledigung sämtlicher Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Emails, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen, Terminkoordination- und Überwachung, Wiedervorlagenmanagement (Fristenkontrolle, Fristenvorlage), Selbstständige Erledigung von Korrespondenz nach Stichworten, Erstellen von Präsentationen und Unterlagen, Vor- und Nachbereiten von Sitzungen und Veranstaltungen, Koordination und Leitung des Empfangs mit derzeit zwei Mitarbeiter*innen, Erledigung administrativer Aufgaben, z. B. Dokumentenablage, Archivverwaltung u. Kopiertätigkeiten, Unterstützung der Geschäftsführung (z. B. Beschaffung und Weitergabe von Informationen, Internet- und Datenbankrecherchen), Vorbereitung von Gremiensitzungen mit teilweiser Protokollführung, Erstellung von Spendenbescheinigungen, Mitgliederverwaltung