6 Part-Time Archivist Jobs

Aktenanlage, Aktenbewegung (abhängen, umhängen), Recherchen von Aktennummern im EDV System, Listen sowie in Fachbereichen, Selektierung von Akten nach Aufbewahrungsfristen/zur Vernichtung, Aktendeckel stempeln, Vertretung des Archivkoordinators

Leitung und Steuerung von Projekten im Bereich Dokumenten Management Services, insbesondere Organisations- und Digitalisierungsprojekte sowie Softwareeinführungen, Sicherstellung der termingerechten Abwicklung, Zielerreichung und Budgeteinhaltung von Projekten, Unterstützung bei der Optimierung der Geschäftsprozesse im Fachbereich zur Anpassung und Verbesserung der Serviceleistungen, Unterstützung bei der Bearbeitung des Posteingangs, der Digitalisierung und Dokumentenarchivierung

Mitarbeit beim Sammlungsmanagement, Datenbankpflege (Microsoft Access, Arcinsys, BVS), selbstständige Erfassung und Erschließung von Dokumenten und Medien, Konvertierung und Digitalisierung analoger Medien, Beratung und Betreuung von Rechercheanfragen, Recherche und Mitarbeit bei laufenden Projekten des Arbeitsbereiches Dokumentation und Digitalisierung, Ggf. Unterstützung bei Veranstaltungen

Fortführung und Pflege des Boorberg-Aktenplans/Kommunalen Aktenplans 21 im Dokumentenmanagementsystem enaio, Beratung der städtischen Abteilungen bei der Schriftgutverwaltung in enaio: Zuordnung von Vorgängen zum richtigen Aktenzeichen, Erarbeitung von geeigneten Strukturen für Muster-Sachakten, Durchführung von Schulungen in Aktenführung für die städtischen Mitarbeiter sowie Erarbeitung neuer Schulungsformate (Videos, Handreichungen etc.), Führung und Verwaltung der Registratur des Oberbürgermeisters, Durchführung von Aktenaussonderungen: Beratung, Kontrolle der abgegebenen Akten und Eingliederung in die Registratur, Verwaltung des gesamten Schriftguts der Zentralregistratur (Aktenausleihe und Aktenvernichtung)

kommunizieren mit Dienstleisterinnen und Dienstleistern im Rahmen der IT-Intendanz und nehmen Aufgaben der IT-Intendanz wahr, kontrollieren die Einhaltung technischer Parameter bei Digitalisierungsvorhaben, administrieren im Team das archivische Fachinformationssystem des Staatsarchivs, unterstützen das Referat beim Betrieb des Transparenzportals

Leihverkehr (Noten und konzertbezogene Medien) mit Musikverlagen, Bibliotheken in Absprache mit dem Orchester- und Programmdirektor, den Dramaturg\*innen, der Notenarchivarin und der Orchestermanagerin, Ankauf von konzertbezogenen Noten und Medien, die nicht auszuleihen sind in Absprache mit der Intendanz, dem Orchester- und Programmdirektor, den Dramaturg\*innen und anderen Kolleg\*innen des Konzerthauses, Abrechnen von Konzerten bei GEMA und VG Musikedition, Tantiemen-Verträge bei szenischen Veranstaltungen in Absprache mit dem Programm- und Orchesterdirektor und den projektbetreuenden Dramaturg\*innen, Rechnungsbearbeitung zu bibliotheksgebundenen Ausgaben, Einholen von Kostenvoranschlägen, Neustrukturierung und Weiterentwicklung des Archivs in Zusammenarbeit mit dem künstlerischen Bereich, Inventarisierung und Erschließung von Medien, Digitalisierung von hauseigenem Material (z.B. Konzertprogrammen), Ordnungs- und Archivierungsarbeiten, z.B. auch Plakate, Betreuung des Archivs (Archivierung von Programmheften und allen anderen Publikationen des Konzerthauses Berlin, Führung der Komponisten-, Orchester- und Solistenverzeichnisse, Verwaltung des Bildarchivs des Konzerthauses.)

Schwerpunkt Geschäftsgang: Erwerbung und Katalogisierung von Monografien, Fortsetzungen und Reihen, Katalogisierung von elektronischen Medien, Altbestandsbearbeitung, Aussondern von Medien, Mitarbeit in der Benutzung: Auskunftsdienst, weitere Tätigkeiten an der Information und im Freihandbereich, Teilnahme an Abend- und Samstagsdiensten, Mitarbeit an Projekten

Erstellung und Pflege von Vorlagen in allen Fachbereichen, vorwiegend in Excel und Word, sowie Umwandlung selbiger in PDF´s und/oder beschreibbare Formulare, Mitwirkung bei der Datenaufbereitung und -Migration im Rahmen von verschiedenen Digitalisierungsprojekten, formale Prüfung und Zuordnung von Dokumenten, Unterstützung der Führungskräfte bei der Vorlagenerstellung, der Überprüfung der Vorlagentreue und bei der Verbesserung und Optimierung der Ablageprozesse, Einweisung und Betreuung der Mitarbeitenden in den Aktenplan bzw. Teilpläne und Unterstützung der Belegschaft bei Fragen zur Ablage und zur Nutzung von Vorlagen, enge Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Qualitätsmanagement, Mitwirkung bei der Einführung eines digitalen Dokumenten- und Wissensmanagementsystems

Akzession und Inventarisierung von Buchpublikationen und Zeitschriften, Reklamationsmanagement, Verwaltung des Schriftentauschs (inkl. zollrelevanter Sachverhalte), Lesesaal- und Magazindienst, Ausleihe und Benutzungsberatung

Beteiligung an der Entwicklung und Umsetzung innovativer Strategien zur Verbesserung von Sichtbarkeit, Zugänglichkeit und Nachnutzbarkeit von Ressourcen, aktive Mitwirkung in zukünftigen, derzeit noch in Planung befindlichen Projekten mit Bezug zu Kuratierung und strukturierten Aufbereitung digitaler Inhalte für unterschiedliche Nachweisinstrumente und Nutzungsszenarien, Erfassung und Verwaltung elektronischer Zeitschriften in der EZB, Anlegen und Prüfen von Körperschaftsnormdatensätzen in der GND, Einzelbandnachtragungen im PICA LBS4 Ausleihmodul (OUS4), Katalogisierung von Zeitschriften aller Materialarten und Schwierigkeitsgrade in der Zeitschriftendatenbank (ZDB) und im Verbundkatalog K10plus nach den Katalogisierungsrichtlinien für die ZDB auf Grundlage von RDA

Betrieb eines Langzeitarchivs (Invenio Framework), Konzeptionelle Mitwirkung und federführende Verantwortung beim Prozess zur Zertifizierung des Langzeitarchivs gemäß DIN 31644 Vertrauenswürdige digitale Langzeitarchivierung, Mitwirkung im Bereich Langzeitarchivierung im NFDI Konsortium Text+, Mitarbeit bei der aktiven und strategischen Weiterentwicklung des gesamten IT-Betriebes, Pflege und Update der Serverlandschaft, der Netzwerkinfrastruktur und der Datensicherungssysteme, Ausgestaltung der IT-Leitlinien unter anderem im Kontext BSI-Grundschutz, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen, Durchführung von komplexen Projekten und deren Dokumentation, Weiterentwicklung der Qualitätsmanagementdokumentation