31 Organization Jobs

Konzeption neuern Prozesse sowie Evaluation und Neugestaltung bestehender Prozesse, Leitfäden und Vorlagen im Bereich der Geschäftsleitung, ggf. in Zusammenarbeit mit der Projektleitung Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement, Organisation und Entwürfe in den Bereichen Zuwendung und Berichtswesen (Entwerfen von Anträgen, Finanzierungsplänen, und Verwendungsnachweisen, Abstimmung mit den Teams, Weiterentwicklung der Prozesse und auch Koordination mit externen Dienstleister:innen wie Steuerbüro oder Wirtschaftsprüfung), Konzeption und Durchführung eines effizienten und umfassenden Berichtswesens gegenüber Aufsichtsrat, Zuwendungsgeber:innen und anderen Stellen, Unterstützung der Geschäftsleitung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen, Prüfung von Unterlagen und Erstellung sowie Abstimmung von Entwürfen für Rechtsgeschäfte im Bereich der Geschäftsleitung und Verwaltung (z. B. Versicherungen, Rahmenverträge mit Dienstleister:innen, Rechtsangelegenheiten und notarielle Angelegenheiten, Controlling der Verträge und Prozesse), Unterstützung bei Vergaben nach Bundeshaushaltsordnung im Bereich Geschäftsleitung oder Bearbeitung von Anfragen aus den Teams (Klärung der Verfahrensart, Vorbereitung von Unterlagen, Organisation der Ausschreibung/Angebotseinholung, Dokumentation in Form von Vergabevermerken, Vorbereitung Zuschlag und Vertragsunterlagen, wenn Standardvertrag, Abwicklung und Abrechnung), Verfassen von Protokollen und weiteren Schriftsätzen, Verantwortung des allgemeinen Büromanagements der Geschäftsleitung (Terminkoordination, Kontaktmanagement, Vorbereitung von Dienstreisen, kleine Beschaffungen), Vorbereitende Buchhaltung für die Geschäftsleitung (Kontierung von Rechnungen und Belegen, Abstimmung von Kostennachweisen etc.), Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Durchführung von Projekten in anderen Bereichen, Organisation von Klausuren, Workshops oder bereichsübergreifenden Veranstaltungen im Aufgabenbereich der Geschäftsleitung

Verantwortung für die fachliche und fachpolitische Betreuung des DGUV Fachbereichs „Organisation von Sicherheit und Gesundheit“, Konzeptionelle und operative Koordination der Arbeitsinhalte des Fachbereichs und weiterer ausgewählter Untergremien, Initiierung, Begleitung und Steuerung von Projekten mit Beteiligung der Unfallversicherungsträger und externer Organisationen, Leitung der Geschäftsstelle des Fachbereichs und Berichterstattung an die Referatsleitung, Aktive Mitwirkung in Fachgremien der DGUV und Sicherstellung der Beachtung der fachpolitischen Beschlüsse und Rahmenbedingungen der DGUV, Vertretung der Interessen der gesetzlichen Unfallversicherung in Gremien staatlicher und nichtstaatlicher Institutionen und Übernahme der Leitung, Eigenverantwortliche Organisation von Fachveranstaltungen und Verfassen von Vorträgen und Publikationen

Aktive Unternehmensentwicklung zusammen mit dem Vorstand, der Bereichsleitung und den Fachbereichen., Steuerung und Weiterentwicklung des unternehmensweiten Projektportfolios einschließlich Budgetierung, Zeitplänen, Ressourcenallokation, Risikomanagement und Qualitätssicherung., Methodische Projektpriorisierung und ableiten einer Roadmap., Eigenständige Leitung strategisch wichtiger Projekte als Projektleiter., Kontinuierliche Weiterentwicklung der Methoden und Standards von Strategie, Prozessen und Organisationsentwicklung (Aufbau- und Ablauforganisation)., Stakeholdermanagement über alle Hierarchieebenen., Unternehmensweiter Know-how-Aufbau im Bereich der Projekt- und Change Management Methodik.

Sie koordinieren und optimieren die übergreifenden IT-Security-Prozesse, Sie lenken und steuern das Security Information and Event Management (SIEM) inkl. Protokollierungsinfrastruktur, Sie stimmen die Steuerung und Bearbeitung sicherheitsrelevanter Vorfälle und Probleme ab, Sie wirken bei Projekten mit und synchronisieren mehrere aktive Projekte bezüglich der IT-Sicherheit, Sie unterstützen die Pflege und Koordination des Informationsverbundes

Veranstaltungsmanagement (Vorbereitung, Umsetzung/Begleitung, Nachbereitung) von jährlich ca. elf Präsenzveranstaltungen zur Fortbildung und zum Austausch für die Energieberater:innen (in verschiedenen Regionen Deutschlands) und von ca. vier Präsenzveranstaltungen zur Einführung neuer Energieberater:innen in die Projektabläufe (in Berlin), dazu zählen u.a.: Einladungsmanagement sowie Kommunikation mit Teilnehmenden und Referierenden, Abstimmung mit den Tagungsstätten bzgl. der Buchungen (z.B. Zimmerstornierungen), Unterstützung bei Vergaben und Vertragsmanagement für Tagungsstätten, Bereitstellung von Veranstaltungsunterlagen und Teilnehmendenlisten, Organisatorische Begleitung der Veranstaltungen vor Ort, Bearbeitung von Abrechnungen und Rechnungen von Tagungsstätten und ggf. Dienstleistern, Erstellung und Versand von Teilnahme-Zertifikaten, Mitarbeit bei der Einführung eines CRM-Systems zur Optimierung der Veranstaltungsorganisation und des Qualitätsmanagements

Unterstützung der Geschäftsführung, Sicherstellung der reibungslosen Abläufe unserer Geschäftsprozesse, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Koordination unserer Mitgliederverwaltung, Betreuung und Weiterentwicklung der EDV-Systeme und erster Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter\*innen, Übernahme des Vertragsmanagements inklusive Versicherungen, Eigenverantwortliche Betreuung des Bereichs Arbeitsschutz, Mitwirkung beim Controlling, Weiterentwicklung und Zusammenarbeit im Bereich Fundraising

Ansprechpartner für KollegInnen und Mandanten rund um DATEV, Kommunikation von DATEV-Neuerungen, Stammdatenpflege, Einführung neuer Funktionen, Einrichtung von Unternehmen Online sowie DATEV Smart ID, DATEV-Schulungen beim Onboarding von neuen Mitarbeitern, Technisches On- und Offboarding von Mandanten, Einrichten von Schnittstellen aus Vorsystemen, Implementierung und Optimierung von Tools zur Vorerfassung von Daten, Betreuung deiner Mandanten, Bearbeitung von abwechslungsreichen steuer- und handelsrechtlichen Fragestellungen, Bearbeitung der Mandantenbuchführungen, Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen aus Fremdsystemen, Review und (Mit-)Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen von Kapitalgesellschaften, Erstellung von Auswertungen und mandantenspezifischen Reportings

Organisation und Durchführung von Fachsprachprüfungen zur Überprüfung der erforderlichen Deutschkenntnisse für die ärztliche Berufsausübung, persönliche und telefonische Beratung von Ärztinnen und Ärzten, Beantwortung von Anfragen per E-Mail, Sekretariats-/Assistenztätigkeiten sowie die Teilnahme an gut planbaren abendlichen Sitzungen, zusätzlich ist die Unterstützung der Weiterbildungsausschüsse bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben möglich, u. a. durch Vorbereitung von Anerkennungs- und Befugnisanträgen, Vorbereitung der Sitzungen, Teilnahme, Protokollführung und Umsetzung der Sitzungsergebnisse

Organisation und Durchführung verschiedener Veranstaltungsformate im Zusammenspiel aus digital, analog und live, Vorbereitung, Umsetzung, Controlling und Nachbereitung von Veranstaltungs- und Konferenzformaten, ggf. auch Großprojekte, Recherche, Beauftragung und Steuerung von Locations, Dienstleistern und Gewerken, Mitarbeit bei der Planung, Steuerung, Umsetzung und Nachbereitung von Einladungsmailings und Marketing/Anzeigenkampagnen (Print und Online), Betreuung und Pflege der Veranstaltungswebseiten und digitaler Tools

Vertretung der Allgemeinen Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Personalwirtschaft, Organisationslehre, Unternehmensführung und Mitarbeiterführung in allen Studiengängen des Fachbereichs in Lehre und angewandter Forschung

Planung, Organisation und Durchführung (betrieblicher) Ferienbetreuungen, Abstimmung mit Auftraggebern, Eltern, Personal und Referent*innen sowie anderen Netzwerkpartnern, Unterstützung bei der Personalakquise und -disposition, Personaleinsatzplanung in Abstimmung mit der Koordination und Organisation von Vertretungen, Durchführung von Workshops, Anmelde- und Abrechnungsmanagement, Administrative Aufgaben und Dokumentation, Unterstützung bei Marketingtätigkeiten

Büroorganisation & Schriftverkehr: Du kümmerst Dich um den allgemeinen Schriftverkehr und stellst eine reibungslose Büroorganisation sicher, Arbeitszeiterfassung & Lohnvorbereitung: Du erfasst die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zur Lohnerfassung, Einsatzplanung: Du planst den Einsatz der Mitarbeitenden effizient und vorausschauend, Unterstützung & Vertretung: Du unterstützt und vertrittst die Objektleitung Reinigung am Standort Sigmaringen, Qualitätskontrollen: Du führst Reinigungskontrollen gemäß Leistungsverzeichnis und Qualitätsstandards durch, Rapportbearbeitung: Du erfasst und bearbeitest Rapporte zuverlässig, Schlüssel- & Wohnheimverwaltung: Du unterstützt bei der Verwaltung und übernimmst Vertretungsaufgaben

Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von All Company Teamevents, Planung und Organisation der jährlichen RECUP-Workation, Regelmäßige Präsenz im Office zur Unterstützung bei administrativen Aufgaben, Schnittstelle zu Dienstleistern und Koordination von Office-Bestellungen, Koordination von Post und Paketen, Mitgestaltung einer ansprechenden Office-Kultur, Unterstützung des People and Organisation Teams in verschiedenen administrativen Themen und Projekten

Projektplanung: Entwicklung detaillierter Projektpläne, die Umfang, Zeitplan, Ressourcen und Budget umfassen, Ressourcenmanagement: effektive Zuweisung von Ressourcen, einschließlich der Aufgabenverteilung an Teammitglieder und Verwaltung der Arbeitslasten, Kommunikation mit Stakeholdern: Betreuung von Stakeholdern zur Erfassung von Anforderungen, Bereitstellung von Projektupdates und Management von Erwartungen, Risikomanagement: Identifizierung potenzieller Risiken und Entwicklung von Minderungsstrategien, Budgetmanagement: Überwachung der Projektaufwendungen und Sicherstellung, dass das Projekt innerhalb des genehmigten Budgets bleibt, Qualitätssicherung: Sicherstellung, dass die Projektergebnisse die erforderlichen Qualitätsstandards erfüllen, Änderungsmanagement: Verwaltung von Änderungen am Projektumfang, am Zeitplan und an den Ressourcen, Leistungsüberwachung: Überwachung des Projektfortschritts im Vergleich zu wichtigen Projekt- und Leistungskennzahlen (KPIs)

Organisationsentwicklungsprojekte und begleitenden Change eigenverantwortlich koordinieren und durchführen, Organisationsdiagnosen insb. im Hinblick auf Arbeitsprozesse vornehmen und Handlungsvorschläge erarbeiten, Veränderungsimpulse setzen und in der Organisation verankern, Führungskräfte und Fachteams zu agilen Arbeitsweisen beraten und begleiten, Transparenz zu Organisationsthemen durch intensive interne Kommunikationsarbeit herstellen

Planung und Umsetzung: Organisation von Veranstaltungen wie Seminaren, Konferenzen, Aktionstagen, Projektwochen und Messen zur Studien- und Berufsorientierung., Koordination: Abstimmung mit internen Fachabteilungen, Lehrkräften, externen Partnern und internationalen Kontakten., Budget & Logistik: Verantwortung für Kostenkontrolle, Raumplanung, Technik, Catering und weitere Services., Marketing & Kommunikation: Entwicklung kreativer Veranstaltungskonzepte, Zusammenarbeit mit dem Marketingteam und Öffentlichkeitsarbeit., Teilnehmer- & Partner-Management: Akquise von Ausstellern, Referenten und Keynote-Speakern sowie Betreuung von Schülergruppen., Internationale Projekte: Unterstützung bei Austausch- und Erasmus-Programmen., Nachbereitung & Evaluation: Analyse und Optimierung der Veranstaltungsabläufe.

Einführung in Veränderungsprozesse und KI, Agile Einführung von KI in der Organisation, Identifikation von Anwendungsbereichen für KI in der Organisation, Best Practices und Herausforderungen in der KI-Integration, Erfahrungsaustausch und Praxistransfer

Strategisches Management und Weiterentwickeln des Amtes in den drei Abteilungen „Organisationsmanagement“, „Personalmanagement“, „Personalplanung, -gewinnung und -abrechnung“ als Dienstleistungseinheiten der Stadt Kassel, Verantwortungsvolle Führung und Motivation der rund 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Gestalten und Umsetzen einer Personalstrategie, die den Zielen der Stadt Kassel entspricht, Entwickeln weiterer Strategien der Personalplanung und -gewinnung, um der anspruchsvollen Herausforderung des Fachkräftemangels zu begegnen, Repräsentieren des Personalamtes und Vertreten der Personalstrategie nach innen und nach außen bei Sitzungen, Veranstaltungen und Projekten, Beraten der Dienststellenleitung in allen Fragen des Tarif-, Dienst- und Personalvertretungsrechts sowie der Organisationsentwicklung, Regeln des Dienstbetriebs grundsätzlicher Art und Controlling in den Aufgabenbereichen Personal, Organisation, Stellenplan und Personalkostenbudget, Souveränes Krisenmanagement für Konfliktsituationen und bei schwierigen Personalaspekten, Zusammenarbeiten mit kommunalen Spitzenverbänden, der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) und anderen Städten (Erfahrungsaustausch), Vertrauensvolles Zusammenarbeiten mit den Gremien ((Gesamt-)Personalrat, Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung)

Entwicklung und Implementierung einer themenbezogenen Roadmap zur Förderung der Organisationsentwicklung, Erarbeitung und Implementierung unternehmensweiter Richtlinien, Standards und Prozesse für eine effiziente Organisationsentwicklung, Durchführung von umfassenden Organisationsanalysen, Bewertung der Ergebnisse und Identifizierung von Potenzialen zur Optimierung der Organisationsstrukturen, Planung, Steuerung und Begleitung von strukturellen organisatorischen Veränderungsmaßnahmen und -prozessen, Förderung der zielgerichteten Zusammenarbeit mit anderen Expertenteams, wie Group Strategy, Change und Transformation Management sowie dem People-Bereich