Im gemeinsamen Sekretariatsbüro sind Sie mit aktuell zwei Kolleginnen erste Ansprechperson für Einrichtungsleitungen, pädagogische Fachkräfte sowie externe Besucher*innen bei den verschiedensten Fragen und Anliegen., Unterstützung von aktuell zwei (von fünf) Abteilungsleitungen der Offenen Kinder- und Jugendarbeit im direkten Zuständigkeitsbereich, Übernahme von Sekretariatsaufgaben wie Protokollführung (von mehrstündigen Gremien), Telefondienst, Postbearbeitung, reibungsloses Terminmanagement, Korrespondenz, Datenbankpflege, Erstellung von Präsentationen und Statistiken, Abrechnungswesen sowie Ablage (digital und in Papierform), Organisation und Abwicklung von Konferenzen, Tagungen und Projekten inklusive einfacher Bewirtung, Gewährleistung von Informationsfluss zu allen relevanten internen und externen Schnittstellen, Durchführung von Buchungen im hauseigenen Haushaltssystem

Einblick in unterschiedliche Bereiche wie beispielsweise Assistenz, Abrechnungswesen, Lehrgangsverwaltung, Personal, Veranstaltungsmanagement sowie Finanzen und Controlling, Mitwirkung bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von vielfältigen Projekten, Arbeit an aktuellen Aufgaben und Unterstützung unseres Assistenzteams, Kennenlernen unserer Geschäftsprozesse sowie die umfangreichen Abläufe des Büromanagements, Sorge, gemeinsam mit uns, für ein professionelles Office Management, Ergänzung der praktischen Erfahrungen durch die theoretische Ausbildung in der Berufsschule

Sachbearbeitung im Studierendensekretariat für die Bachelor-Studiengänge Betriebswirtschaft (BW) und Wirtschaftspsychologie (WP), Sachbearbeitung im Prüfungsamt für die Bachelor-Studiengänge BW und WP, Bestellung und Ausgabe von Büromaterialien zentral für die Fakultät Wirtschaft, Frankierung der Ausgangspost

Unterstützung der Regionalleitung Süd-Ost mit organisatorischen und administrativen Aufgaben z.B. Postbearbeitung, Terminkoordination, Telefonkontakten und Mitwirken an der Korrespondenz, Ablage etc., Vor- und Nachbereitung von Reisen, Terminen und Meetings samt Organisation der Bewirtung und Unterbringung von Gästen, Organisation von Veranstaltungen, Reisekostenabrechnungen und Rechnungskontrollen, Aufbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationen, Berichten und Anträgen, Protokollieren von Arbeitsgruppen und Konferenzen, Büromanagement für das Team

Terminplanung und -koordination, Korrespondenz (u.a. E-Mail, Telefon, Schreiben diverser Texte nach Vorlage), Rechnungsverwaltung und Spendenmanagement, Datenmanagement sowie Pflege und Verwaltung von Datenbanken (Dienstplan, Adressdatenbank), Ressourcenmanagement (Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Verwaltung von technischen Geräten), Fuhrparkmanagement, Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft und in Projekten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und Fortbildungen, Empfang und Koordination von Dienstleistern und Besuchern

Kommunikation: Sie sind HauptansprechpartnerIn für unsere Aus- und WeiterbildungsteilnehmerInnen sowie unsere DozentInnen und externe Partner, Organisation & Koordination: Sie übernehmen die administrative Organisation unserer Theorieveranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung der Seminarräume (vorwiegend freitags), Office-Management: Sie übernehmen vielfältige administrativen Aufgaben im Büroalltag, Datenmanagement & IT: Sie sorgen für eine reibungslose Datenerfassung und Datenbankpflege

Kennenlernen sämtlicher Bereiche der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle in einem mittelständischen Unternehmen, Schritt für Schritt abwechslungsreiche Aufgaben eigenständig übernehmen, Bei spannenden Projekten mitwirken

Präsentationen entwerfen, Termine planen und überwachen, Telefonate entgegen nehmen, Anschreiben verfassen, Excel-Listen für Auswertungen und Statistiken erstellen, Posteingang und -ausgang bearbeiten, Lohnabrechnungen erstellen, Einstellungen vornehmen, Kündigungen erstellen, Rechnungen erstellen/verwalten und Zahlungseingänge überwachen, Verbuchen von Kreditorenrechnungen, Klären von Geschäftsvorfällen und Abstimmen der Konten

Unterstützung des Managementteams im operativen Tagesgeschäft, Koordination von Terminen und Projekten, Organisation von Dienstreisen (inklusive Hotel- und Reisebuchungen), Organisation und Betreuung interner und externer Veranstaltungen (inklusive Protokollführung), Erstellung von unterstützenden Planungstools, Datenpflege diverser Übersichtsdateien, Übernahme von Recherchetätigkeiten und Erstellung thematischer Übersichten, Koordination und Steuerung von Sonderthemen, Unterstützende Mitarbeit in der Unterrichtsplanung, Übernahme von weiteren Teilaufgaben aus dem Verwaltungsbereich

Mitwirkung beim Ausrollen von unserem ERP System Navision in andere Bereiche (z. B. Lager, Produktion), Pflege von Stammdaten im ERP System Navision, Unterstützung des Einkaufs im operativen Tagesgeschäft, Zuarbeiten für QM/ QS Audits, Unterstützung der Geschäftsleitung bei allen inhaltlichen und organisatorischen Aufgaben (Korrespondenz, Terminkoordination, Reiseorganisation, Postbearbeitung, Telefonmanagement, Ablage etc.), Eigenverantwortliche schriftliche und telefonische Korrespondenz sowie die Kommunikation mit internen und externen Entscheidungsträgern, Unterstützung bei der Planung und Buchung von Reisen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen sowie das Führen von Besprechungsprotokollen und Nachhalten der ToDo Liste, Empfang von nationalen und internationalen Gästen, Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume sowie Bewirtung

Administrative Tätigkeiten im Sekretariat des Fachbereichs, u.a. Terminabstimmungen, Raummanagement, Schriftverkehr, Vorbereitung der Einstellung von studentischen Hilfskräften, Mitwirkung bei Veranstaltungen, hochschulinterne Verwaltungsvorgänge, Auskunftserteilung und Beratung von Professores, Studierenden und Mitarbeiter*innen in Verwaltungsangelegenheiten, Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten und Mitwirkung bei der Verwaltung von Lehrnachweisen, Unterstützung bei der Bearbeitung der Haushaltsangelegenheiten des Fachbereichs

Aktive Entlastung der Projektleitung und der Kolleginnen und Kollegen durch administrativ wiederkehrende Tätigkeiten (Rechnungsprüfung, Reiseabrechnung, Postverwaltung, Bestellungen), erster Ansprechpartner für externe Anfragen, Unterstützung in der Projektadministration (Erstellung von Anfragen und Ablage notwendiger Dokumente, Unterstützung im Besucherwesen und bei Anlässen, Protokollführung u. dgl.), eigenständige Weiterentwicklung der bisherigen Prozesse, eigenständige Umsetzung interner Kommunikationsflüsse, selbstständige Abwicklung kleinerer Projekte sowie div. Unterstützung bei HR-Abläufen in Zusammenarbeit mit dem Stammhaus.

Management der Ein- und Ausgangspost, Steuerung des zentralen E-Mail-Postfachs, Dokumentenverwaltung und Ablage in DOMUS CRM, Allgemeine Büroorganisation, Unterstützung der Teamleitung im operativen Tagesgeschäft

Bewerbendenmanagement: Bearbeitung eingehender Bewerbungen und Korrespondenz mit Bewerbenden, Koordination und Terminorganisation für Vorstellungsgespräche sowie Ansprechperson für Bewerbende bzw. Fachbereiche und Interessensvertretungen während des gesamten Prozesses, Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen in Abstimmung mit den Fachbereichen und hausinternen Interessenvertretungen sowie Teilnahme an Vorstellungsgesprächen (vor Ort und digital), Zusammenarbeit mit externen Dienstleistenden, Ausbildungskoordination der Kaufleute für Büromanagement des Referats und Übernahme von Unterstützungsaufgaben für die Referatsleitung

Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern, Büroorganisation, Bearbeitung des Posteingangs, Korrespondenz in deutscher Sprache, Erstellung von Präsentationen, Recherche und Buchung von Tagungshotels, Terminplanung, Pflege der Adressdaten und des Internetauftritts, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Erstellung von Rechnungen, Vorbereitung der Buchhaltung, Mahnwesen

Bearbeitung und Verwaltung von Bestellungen, Rechnungen, Verträgen, Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und anderen Abteilungen, Allgemeine Bürotätigkeiten, Inventuren, Zuarbeit zur Lohnbuchhaltung, Pflege und Verwaltung von Datenbanken, Systemen, Akten

Vermittlung von Rat und Hilfe für Menschen, die sich an die Geschäftsstelle wenden, Betreuung des Sekretariats der Bundesgeschäftsstelle und Kommunikation per E-Mail und Telefon, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen wie Messeauftritten, Seminaren und Gremiensitzungen, Unterstützung der Ehrenamtlichen z.B. in der Erstellung von Rundschreiben oder bei ihrer Haushaltsplanung, Aktualisierung der Datenbanken und Sicherstellung, dass die Buchhaltung Mitgliedsbeiträge und Abgaben in Rechnung stellen kann

Mitarbeit bei der Erarbeitung und Umsetzung von Projekten im Personalbereich, Bearbeitung von Fehlzeiten, Urlaubskonten sowie der Arbeitszeitverwaltung, Unterstützung bei der Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen, Unterstützung bei Bewerbungsprozessen (z. B. Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Terminkoordination)

Unterstützung der Teamleitung und des Fachteams in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Verantwortung für das Reisemanagement und Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Vertretung sowie Unterstützung im Bereich der Projektkoordination, Organisation von internen und externen Team- und Mitarbeitermeetings, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Allgemeine Hilfsarbeiten (Recherche, Dokumentenmanagement, Fristen- und Wiedervorlagemanagement)

Einarbeitung und Kennenlernen der verschiedenen Fachbereiche z. B. Assistenz, Personal, Buchhaltung, Auftragssachbearbeitung, Leistungsabrechnung, Erlernen unterschiedlicher EDV-Systeme, Organisatorische und kaufmännische Aufgaben, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten