Administrative Büro-, Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten im entsprechend zugewiesenen Verantwortungsbereich, Datenerfassung, –pflege, Bearbeiten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Vertrags- und Versicherungsangelegenheiten, Allgemeine Korrespondenz mit z.B. Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, Eigenverantwortliches Erstellen von Berichten, Präsentationen, Statistiken, Daten und Geschäftsunterlagen

Durchführung allgemeiner Assistenzaufgaben für den Referatsleiter und das Admin-Team, Unterstützung von Arbeitskreisen, Gremien und Projekten, Vertragsmanagement, Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Mitarbeit an Themen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement

Büroorganisation und Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung, Beschaffung von Büromaterialien, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpersonen, Erstellung von Präsentationen, Erstellung von Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. Anpassung bestehender Materialien auf Basis von Datenanalysen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen, Organisation von Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops (physisch und digital), Impulse für den Bereich geben und bereichsübergreifende Themen koordinieren, Aktive Mitarbeit an Projekten und Protokollierung interner Sitzungen

Administrative Entlastung und umfassende Unterstützung des Teams, Vertragsprüfung, Büroorganisation sowie Dokumentenmanagement und -ablage, Terminplanung und Abstimmung mit der Projektkoordination, Erstellen und Abwicklung interner und externer Korrespondenz per Post und Mail, Fristen- und Wiedervorlagemanagement, Unterstützung bei der Reise- und Veranstaltungsplanung sowie Kostenabrechnung, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Erstellung von Präsentationen von Akquise-Unterlagen

Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Beschaffungsvorgänge, Personalbezogene Aufgaben, Anwendung von Buchungssystemen und Instrumenten des Rechnungswesens, Unterstützung betrieblicher Prozesse, Bearbeitung von Fachaufgaben, Spezialisierung in den Wahlqualifikationen Personal und Rechnungswesen

Mitarbeit bei der Erarbeitung und Umsetzung von Projekten im Personalbereich, Bearbeitung von Fehlzeiten, Urlaubskonten sowie der Arbeitszeitverwaltung, Unterstützung bei der Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen, Unterstützung bei Bewerbungsprozessen (z. B. Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Terminkoordination)

Unterstützung des COOs in strategischen und operativen Themen, Koordination interner und externer Termine, Vorbereitung von Präsentationen (PowerPoint & Co.), Eigenständige Übernahme von Projektaufgaben auf nationaler und internationaler Ebene, Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Effiziente Ablageorganisation, Überwachung von Fristen und Prioritäten

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit

Unterstützung der Teamleitung und des Fachteams in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Verantwortung für das Reisemanagement und Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Vertretung sowie Unterstützung im Bereich der Projektkoordination, Organisation von internen und externen Team- und Mitarbeitermeetings, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Allgemeine Hilfsarbeiten (Recherche, Dokumentenmanagement, Fristen- und Wiedervorlagemanagement)

Terminplanung und -koordination, Korrespondenz (u.a. E-Mail, Telefon, Schreiben diverser Texte nach Vorlage), Rechnungsverwaltung und Spendenmanagement, Datenmanagement sowie Pflege und Verwaltung von Datenbanken (Dienstplan, Adressdatenbank), Ressourcenmanagement (Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Verwaltung von technischen Geräten), Fuhrparkmanagement, Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft und in Projekten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und Fortbildungen, Empfang und Koordination von Dienstleistern und Besuchern

organisatorisches Herz des Büros sein, reibungsloser Ablauf im Office-Management gewährleisten, Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Organisation von interne und externe Events, erste Ansprechperson am Telefon und beim Empfang von Gästen sein, Bestellung und Verwaltung von Snacks und Büromaterialien, Koordination von Handwerkertermine, Kommunikation mit der Hausverwaltung, Annahme und Versand von Paketen, Planung und Koordination von Geschäftsreisen sowie Meetings, professionelle Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen

Übernahme Administrativer-, Assistenz- und Organisationstätigkeiten, Koordination der Kommunikationsflüsse sowie der Kommunikationsschnittstellen, Administrative Unterstützung bei Fragen der Mitarbeiter, Datenmanagement, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Bestellwesen, Telefondienst, Abrechnungen ärztlicher Wahlleistungen (in Zusammenarbeit mit Unimed), Urlaubs- und Krankheitsvertretung der Privatambulanz

Allgemeine administrative Tätigkeiten, Rechnungsbearbeitung und Warenbestellung, Vorbereitende Aufgaben zum Monatsabschluss

Kaufmännische Tätigkeiten sowie allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben, Angebotsbearbeitung, Rechnungsprüfung, Rechnungserstellung, Mitwirkung an öffentlichen Vergabeverfahren, Erstellen des Berichtswesens, inkl. der Analyse von Entwicklungen, Kaufmännische Betreuung verschiedener öffentlicher Förder- und Forschungsprojekte, Korrespondenz mit Mitgliedern, Behörden und anderen Dienstleistern, Beratung von Mitgliedsunternehmen, insbesondere in Beitragsangelegenheiten

Unterstützung der Regionalleitung Süd-Ost mit organisatorischen und administrativen Aufgaben z.B. Postbearbeitung, Terminkoordination, Telefonkontakten und Mitwirken an der Korrespondenz, Ablage etc., Vor- und Nachbereitung von Reisen, Terminen und Meetings samt Organisation der Bewirtung und Unterbringung von Gästen, Organisation von Veranstaltungen, Reisekostenabrechnungen und Rechnungskontrollen, Aufbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationen, Berichten und Anträgen, Protokollieren von Arbeitsgruppen und Konferenzen, Büromanagement für das Team

Verantwortung für die täglichen Aufgaben und die Organisation des Sekretariats (auch über mehrere Offices hinweg), Unterstützung der Rechtsanwälte beim Führen von Korrespondenz, der Akten- und Fristenpflege sowie projektbezogener Tätigkeit, Termin- und Reisekoordination, Erstellung von Präsentationen, Vor- und Nachbereitung von Mandantenveranstaltungen, Selbstverantwortliche und zuverlässige monatliche Abrechnung der anwaltlichen Leistungen, Arbeit mit Standardsoftware und verschiedenen internen IT-Systemen, insbesondere zur Leistungserfassung und -abrechnung

selbstständige allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Termin- und Reiseorganisation des Vorstands, Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen, allgemeine Terminkoordination, Reiseplanung der Mitarbeiter der Stiftung und Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung, vorbereitende Personalverwaltung und Rechnungsprüfung, Postbearbeitung, Versandaktionen, selbstständige Koordinierung und Abstimmung mit der Hausverwaltung und Dienstleistern

Unterstützung des Teams im operativen und administrativen Tagesgeschäft, Eigenständige Recherchen von Ausschreibungsplattformen und Pflege von Reports/Statistiken, Verantwortung für die gesamtheitliche Korrespondenz in Bezug auf die Rechnungslegung, Unterstützung des Teams im Bereich des Projektmanagements, Projektverwaltung im System

Einblick in unterschiedliche Bereiche wie beispielsweise Assistenz, Abrechnungswesen, Lehrgangsverwaltung, Personal, Veranstaltungsmanagement sowie Finanzen und Controlling, Mitwirkung bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von vielfältigen Projekten, Arbeit an aktuellen Aufgaben und Unterstützung unseres Assistenzteams, Kennenlernen unserer Geschäftsprozesse sowie die umfangreichen Abläufe des Büromanagements, Sorge, gemeinsam mit uns, für ein professionelles Office Management, Ergänzung der praktischen Erfahrungen durch die theoretische Ausbildung in der Berufsschule

Bearbeitung und Verwaltung von Bestellungen, Rechnungen, Verträgen, Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und anderen Abteilungen, Allgemeine Bürotätigkeiten, Inventuren, Zuarbeit zur Lohnbuchhaltung, Pflege und Verwaltung von Datenbanken, Systemen, Akten