Unterstützung des Projektleiters bei der Projektabwicklung sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Aufbau von neuen Strukturen und Prozessen, Allgemeine Büroorganisation und Terminübersicht, Reise und Hotelorganisation, Erarbeitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen, Ausarbeitung und Erstellung von Statistiken und Präsentationen, Mitarbeit / Übernahme von Projekten und Sonderthemen, Unterstützung bei der Optimierung bestehender Abläufe und Strukturen, Unterstützung bei Tätigkeiten im Bereich Fuhrpark und Lagerverwaltung, Unterstützung bei der Einsatzplanung der Montagefachkräfte, Allgemeine administrative Aufgaben

Kommunikation mit Leistungsträgern, Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Beauftragung von Firmen verschiedener Gewerke gemäß Prozessbeschreibung und dem Genehmigungsverfahren nach dem Einheitspreisabkommen (EPA), Nachverfolgung von Wartungsdurchführungen, Administrative Schnittstelle zwischen Technischer Leitstelle, Beschaffungsmanagement, Finanzmanagement und Lieferanten, auch zwecks Klärung und Überprüfung von Zahlungsaufforderungen (Mahnungen), Kontrolle und Eingabe der Kontierung sowie Freigabe von Rechnungen, In Vertretung: Kassenleitung sowie Warenbestellung gemäß Bestellanforderungen, Prozessbeschreibung und Genehmigungsverfahren

Administrative, organisatorische und strategische Aufgaben im Tagesgeschäft verantwortungsvoll steuern, Terminmanagement, E-Mail Korrespondenz und Reiseorganisation der Geschäftsführung übernehmen, Identifikation und Priorisierung von Aufgaben, um Prozesse effizient zu gestalten und die Geschäftsführung optimal zu entlasten, Fundierte inhaltliche Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen, wie Geschäftsführungssitzungen, Aufsichtsratssitzungen oder Management Meetings, Erarbeitung und Analyse von relevanten Informationen und Konzeption der Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Adressatengerechte (vor- oder nachbereitende) Ausarbeitung von Präsentationen, Vorträgen, und Publikationen

Pflege und Verwaltung von Planstellen in SAP, Abbildung der aufgabenbezogenen, funktionalen und hierarchischen Organisationsstruktur in SAP, Analyse, Weiterentwicklung und Implementierung von Veränderungsprozessen der Organisationsstruktur in Zusammenarbeit mit dem Personalmanagement, Aufbau einer digitalen Berichtsstruktur zur Abbildung der Aufbauorganisation, Proaktive Beschaffung relevanter Informationen zur Pflege und zum Abgleich des Stellenplans, inklusive Vakanzen-Management und Kostenstellenänderungen, Analyse und Erweiterung der Grundlagendaten des SAP Organisationsmanagements zur Durchführung der Personalbedarfs- und Personalkostenplanungen, Zusammenarbeit als SAP HCM Key User:in mit dem IT-Management, um Prozesse im Personalmanagement zu analysieren und zu optimieren, Systematische Durchführung von Tests bei Systemaktualisierungen

Unterstützung bei der Erstellung inhaltlicher Konzepte in der Personal- und Organisationsentwicklung, Regelmäßige Überprüfung von Vergabeplattformen und Identifizierung relevanter Ausschreibungen, Begleitung und Koordination von Ausschreibungsverfahren, Übernahme administrativer Aufgaben wie optische Anpassung von Standardmaterialien sowie Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten