Sicherstellen, dass im Büro alles reibungslos funktioniert, Ansprechpartner:in für alle Belange rund um das Büro für Mitarbeiter:innen und externe Dienstleister:innen, Enges Zusammenarbeiten mit der Head of People & Culture, Unterstützung bei Events, Onboarding und Feelgood-Management, Entgegennahme aller Bewerbungen und teilweise Terminkoordination

Organisieren von Terminen und Veranstaltungen, Prüfen von Rechnungen, Unterstützen bei Reisekosten, Arbeiten am Empfang

Ansprechperson für alle in- und externen telefonischen Anfragen sowie für Besucher*innen, Betreuung der Besprechungsräume inklusive Bewirtungen und Technik-Checks, Einkauf von Bewirtungs- und Büromaterial sowie Prüfung der Rechnungen, Administration des VBB-Firmentickets und Schnittstelle zum Bereich Personal, Betreuung des Fuhrparks von Kindergärten City, einschließlich Bußgeldbescheide und Wartungs-Management, Schadensfallbearbeitung in Zusammenarbeit mit Versicherungen

allgemeine Sekretariatsaufgaben, Büroorganisation und Koordination administrativer Abläufe, Termin- und Dokumentenmanagement sowie Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, eigenständige Bearbeitung von Schriftsätzen, auch nach Diktat, Vorbereitung von Sitzungen und Erstellung der Unterlagen, Begrüßung von Gästen und Dienstleistern am Empfang, Telefon- und Vermittlungsdienst, Postservice, Bearbeitung von Anfragen, Sitzungsmanagement

Unterstützung des Geschäftsführers, Zuarbeit für Vorstand und Mitgliedsunternehmen, Recherchetätigkeit, Pflege der Adressdatenbank, Vorbereitung von Geschäftsreisen, Terminanfragen und Terminkoordination, Organisation von Besprechungen und Sitzungen, Rechnungslegung, Kassenführung und Buchhaltung, allgemeine Büroorganisation und Sekretariatstätigkeiten

Unterstützung des lokalen Teams in allen administrativen und organisatorischen Agenden, Reisemanagement für die Teams in Österreich und Deutschland, inklusive Vorbereitung der Reisekostenabrechnung, Kundenempfang und Kundenpflege, Selbstständige Korrespondenz in einwandfreier deutscher und englischer Sprache, Organisation der Terminvereinbarungen, Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Organisation von internationalen Conference calls, Posteingang und –Ausgang, Mailbearbeitung und Stammdatenpflege, Erstellen und Sammeln von Dokumenten, Informationspapieren, Berichten und Präsentationen, Bestellwesen Büromaterial (Überblick zu Lagerbeständen und Vorräten) Büroausstattung (Management von Handys, Kopiergeräte, etc.)

Unterstützung des Vorstands in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, Kommunikation und Schnittstelle zwischen Vorstand, Organmitgliedern, Fachbereichsleitung und externen Partnern, Sichtung und Verteilung der elektronischen Geschäftspost, Terminmanagement und Koordination von Meetings sowie Reiseorganisation, Bearbeitung von vertraulichen Dokumenten und Korrespondenz, eigenständige Erstellung von Schreiben und Korrespondenz, Organisation von Veranstaltungen, eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben und Projekten, Erstellung und Aufbereitung von Protokollen, Betreuung des Fuhrparks der Geschäftsleitung

Organisation des Sekretariats der kaufmännischen Geschäftsführung, Kalendermanagement, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Konferenzen, Pflege der Adressdatenbank, Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Auswertungen, Mitwirkung bei strategisch-konzeptionellen Themen, Unterstützung der Kontaktpflege mit Interessensverbänden, politischen Gremien, Firmen und Behörden, Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung durch Digitalisierung, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Innen- und Außendarstellung des Konzerns

Organisation des Sekretariats der kaufmännischen Geschäftsführung, Kalendermanagement, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Konferenzen, Pflege der Adressdatenbank, Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Auswertungen, Mitwirkung bei strategisch-konzeptionellen Themen, Unterstützung der Kontaktpflege mit Interessensverbänden, politischen Gremien, Firmen und Behörden, Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung durch Digitalisierung, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Innen- und Außendarstellung des Konzerns

Beratung und Betreuung der Interessenten und Teilnehmer per Telefon und Mail, Zusammenarbeit mit der Koordination und Support der Geschäftsbereichsleitung bei allen admin. Aufgaben, Datenpflege, Kursorganisation, Evaluation, Prüfungsmodalitäten, Rechnungserstellung und -überwachung, Vertriebsunterstützung

Beratung und Betreuung der Interessenten und Teilnehmer per Telefon und Mail, Zusammenarbeit mit der Koordination und Support der Geschäftsbereichsleitung bei allen admin. Aufgaben, Datenpflege, Kursorganisation, Evaluation, Prüfungsmodalitäten, Rechnungserstellung und -überwachung, Vertriebsunterstützung