Terminkalenderverwaltung und Inbox-Management; Planung von Besprechungen und Terminen, Bearbeitung von Anrufen, E-Mails und sonstigem Schriftverkehr, Erstellung und Verteilung Sonderdokumente, Berichte, Sitzungsprotokolle und anderer offizieller Kommunikationen, Effiziente Priorisierung von Aufgaben und Behandlung dringender Angelegenheiten, Organisation von Dienstreisen (Reiseplanung, Buchung von Übernachtungen usw.), Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Sitzungsunterlagen, Unterstützung bei der Budgeterstellung, Sicherstellung eines optimalen Informationsflusses innerhalb und außerhalb des Instituts, Begrüßung und Orientierung von Besuchern/innen; Behandlung der Anfragen von VIP-Besuchern/innen, Koordinierung interner und externer Veranstaltungen (Seminare, Tagungen usw.), Regelung organisatorischer Aspekte von Besprechungen und Veranstaltungen inklusive Raumbuchung und Vorbereitung der technischen Geräte