Konzeption neuern Prozesse sowie Evaluation und Neugestaltung bestehender Prozesse, Leitfäden und Vorlagen im Bereich der Geschäftsleitung, ggf. in Zusammenarbeit mit der Projektleitung Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement, Organisation und Entwürfe in den Bereichen Zuwendung und Berichtswesen (Entwerfen von Anträgen, Finanzierungsplänen, und Verwendungsnachweisen, Abstimmung mit den Teams, Weiterentwicklung der Prozesse und auch Koordination mit externen Dienstleister:innen wie Steuerbüro oder Wirtschaftsprüfung), Konzeption und Durchführung eines effizienten und umfassenden Berichtswesens gegenüber Aufsichtsrat, Zuwendungsgeber:innen und anderen Stellen, Unterstützung der Geschäftsleitung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen, Prüfung von Unterlagen und Erstellung sowie Abstimmung von Entwürfen für Rechtsgeschäfte im Bereich der Geschäftsleitung und Verwaltung (z. B. Versicherungen, Rahmenverträge mit Dienstleister:innen, Rechtsangelegenheiten und notarielle Angelegenheiten, Controlling der Verträge und Prozesse), Unterstützung bei Vergaben nach Bundeshaushaltsordnung im Bereich Geschäftsleitung oder Bearbeitung von Anfragen aus den Teams (Klärung der Verfahrensart, Vorbereitung von Unterlagen, Organisation der Ausschreibung/Angebotseinholung, Dokumentation in Form von Vergabevermerken, Vorbereitung Zuschlag und Vertragsunterlagen, wenn Standardvertrag, Abwicklung und Abrechnung), Verfassen von Protokollen und weiteren Schriftsätzen, Verantwortung des allgemeinen Büromanagements der Geschäftsleitung (Terminkoordination, Kontaktmanagement, Vorbereitung von Dienstreisen, kleine Beschaffungen), Vorbereitende Buchhaltung für die Geschäftsleitung (Kontierung von Rechnungen und Belegen, Abstimmung von Kostennachweisen etc.), Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Durchführung von Projekten in anderen Bereichen, Organisation von Klausuren, Workshops oder bereichsübergreifenden Veranstaltungen im Aufgabenbereich der Geschäftsleitung
