Disziplinarische Verantwortung für ein 10-köpfiges Team: Führung, Motivation und Entwicklung des erfahrenen Forums- & Eventteams, einschließlich Zielfestlegung und Feedbackgespräche sowie Erstellung der Dienstpläne, Vertretung und Repräsentation des Forums intern und extern: Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kund:innen, Partner:innen und Stakeholdern sowie Umsetzung von Veranstaltungen und Konferenzen, Verantwortung für Umsatz und Kosten: Sicherstellung der Erreichung der Umsatzziele und Rentabilität des Forums, Vertrieb, Angebote, Kundenbetreuung: Leitung des Vertriebsprozesses, Erstellung von Angeboten, Akquise neuer Kund:innen und Betreuung bestehender Kundenbeziehungen, Events: Unterstützung bei Konzeption & Umsetzung von Events (z. B. Tagungen), Marketing, Website: Entwicklung und Umsetzung von Marketingstrategien zur Steigerung der Sichtbarkeit und Attraktivität des Forums, einschließlich Pflege und Aktualisierung der Website, Schnittstelle zu Management und anderen Abteilungen: effektive Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Management und anderen Abteilungen

Umfassendes Bewerbermanagement (Verwaltung von Bewerberdokumenten, Kommunikation mit Bewerbern sowie interne Abstimmungsprozesse), Bearbeitung von Eintritts- und Austrittsprozessen, Pflege von Personalakten, Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Überwachen der Zeitkonten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Vorbereitende Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei den Themen betriebliches Gesundheitswesen sowie der betrieblichen Altersvorsorge, Erledigung anfallender Korrespondenz im Rahmen des Personalwesens

Oversee the security and safety of guests, staff, and performers during events., Monitor entry points and ensure only authorized individuals access restricted areas., Conduct security checks and enforce venue policies in a professional and courteous manner., Respond promptly to any incidents, disturbances, or emergencies., Provide guidance and assistance to guests while maintaining a friendly yet authoritative presence., Collaborate with the Event Operations Manager and other team members to ensure smooth event execution., Maintain awareness of crowd dynamics and intervene when necessary., Secure the venue after events and report any irregularities.

Planung und Koordination der Aufbau- und Ablauforganisation für den gesamten Küchenbereich sowie der Verpflegung für Sonderveranstaltungen, Budgetverwaltung und eigenverantwortlicher Einkauf, Planung und Organisation der Beschaffung sowie Lagerung von Verbrauchsgütern, Personaleinsatzplanung sowie Erstellung der Dienstpläne, fachliche Anleitung und motivierende Führung der Mitarbeiter:innen, Sicherstellung der Hygiene unter Einhaltung der HACCP-Richtlinien, Verantwortung für die Einhaltung der internen Qualitätsstandards

Vorbereitung von Veranstaltungen in technischer Hinsicht, Betreuung der Veranstaltungstechnik während der Veranstaltungen, Einhaltung und Durchsetzung der Vorschriften der Versammlungsstättenverordnung sowie anerkannten Regeln und Stand der Technik, Beratungsgespräche mit Veranstaltern hinsichtlich technischer Realisierbarkeit von Veranstaltungen, Koordination von Wartungs- und Instandsetzungsmaßnahmen der Verwaltungs- und Bühnentechnik

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

unterstützende Bürotätigkeiten, Veranstaltungsvor- und -nachbereitung, Veranstaltungsbetreuung, Datenpflege

Planung & Steuerung der operativen Prozesse und Arbeitsabläufe, Optimierung & Qualitätssicherung zur Steigerung von Effizienz und Qualität, Koordination & Zusammenarbeit mit interdisziplinären Teams und Dienstleistern, Entwicklung von Lösungen für individuelle Anliegen der Kunden

Unterstützung bei der Betreuung von Präsenz- und Online-Veranstaltungen, Unterstützung bei der Betreuung von Teilnehmenden und der Teilnehmendenverwaltung, Unterstützung bei der Planung von Veranstaltungen

Verantwortung für eine effiziente Büroorganisation und Unterstützung bei allgemeinen Assistenzaufgaben, Überwachung und Bearbeitung des Postein- und Postausgangs für den Standort, Vertrauensvolle, serviceorientierte Anlaufstelle für Gäste, Geschäftspartner und Dienstleister, Planung und Organisation interner Events und Meetings, inklusive Catering-Management vor Ort, Unterstützung bei der Reiseplanung und Facilitymanagement sowie Bestellung von Materialien wie Visitenkarten, Giveaways und Corporate Wear

Eigenverantwortliche Steuerung von Projekten, Koordination der engen Abstimmung und Beteiligung unterschiedlicher Stakeholder, Terminüberwachung und Umsetzung, Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Analyse und Überprüfung von Arbeitsprozessen und –abläufen, Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings, Verfassung von Protokollen

Führt detaillierte Veranstaltungsabsprachen, Preisverhandlungen und Vertragsabschlüsse mit unseren Kunden durch., Trägt Verantwortung für einen reibungslosen Veranstaltungsablauf., Erstellt Angebote, Verträge und Veranstaltungsablaufpläne., Koordiniert die optimale Zusammenarbeit aller Abteilungen und Dienstleister., Arbeitet aktiv mit und managt das Servicepersonal bei Veranstaltungen., Kommuniziert professionell und herzlich mit unseren Kunden.

Mitarbeit in einem Projektteam und Mitwirkung bei der Umsetzung unserer Bildungsprojekte, Ansprechpartner*in für Unternehmen und Schulen zur individuellen Planung und Ausgestaltung von Berufsorientierungsprojekten, Aktive Information von Schulen, Lehrkräften und Unternehmen über unsere Angebote, Mitgestaltung unserer PR-Arbeit (Social Media und klassische Pressearbeit), Entwicklung im Team von Marketingmaßnahmen und deren Umsetzung, Mitorganisation von Seminaren und Veranstaltungen und Begleitung von Events vor Ort

Mitarbeit bei der Planung, Umsetzung und dem Monitoring von Projekten der Organisationsentwicklung mit Fokus auf Verwaltungsdigitalisierung, Unterstützung bei der Auswahl und Beauftragung externer Dienstleister*innen (z. B. durch Recherche und Angebotsanalysen), Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, Unterstützung im Prozessmanagement, insbesondere bei der Dokumentation, Modellierung und Aktualisierung von Prozessen sowie der Betreuung der Prozessmanagement-Plattform, Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen aus den Fachabteilungen, Datenmanagement und -controlling, vor allem Sammlung, Auswertung und Visualisierung von Daten aus dem Gesundheitsmanagement

Mit Organisationstalent, Übersicht und Spaß deckst Du alle Facetten im Office eines kleinen Unternehmens ab und bist erster Ansprechpartner für die Geschäftsführung und die Berater, Steuern der anfallenden Aufgaben und Unterstützung bei deren Umsetzung auf einem qualitativ hohen Niveau und unter Einhaltung unserer CI-Richtlinien, Unterstützung der Geschäftsführer und Berater in projektbezogenen Fragestellungen und Gewährleistung einer durchgängigen Kommunikation, Übernahme und eigenverantwortliche Durchführung von Projekten zu speziellen Fragestellungen, z. B. Verbesserung in der Kundenkommunikation, Optimierung interner Abläufe oder ähnliches, Planung, Organisation und Durchführung unseres Symposiums gemeinsam mit dem Team

Projektentwicklung, Antragstellung bei privaten und öffentlichen Fördermittelgebern mit anschließender Administration der möglichen Förderung, Durchführung von Aktionen zur Spendenwerbung, Recherche und Erschließung neuer Fördermöglichkeiten, Kommunikation und Kontaktpflege mit Projektpartner:innen und Stakeholdern, Stiftungen, Fördermittelgebenden und Spender:innen, Koordination und Erstellung von Präsentationen und Berichten, Konzeptionierung und Durchführung von Charity-Aktivitäten

Umsetzung von Kommunikations- und Werbemaßnahmen, Erstellung und Überwachung von Redaktionsplanungen, Produktion von ansprechendem Bild- und Videomaterial für die Standortmarketingkampagne, Weiterentwicklung der strategischen Ausrichtung der Kampagne, Organisation von Veranstaltungen, Pflege von Netzwerken

Drive initiatives to identify and implement helpful digital tools and inspiring guidelines for Live Brand Experiences, Collaborate with marketing teams to optimize and expand the digital landscape of tools and guidelines, Support the development and implementation of guidelines and training contents for new tools, Maintain Guidelines, Training contents and tools and advise teams in planning and executing digital events, Explore industry trends and best practices in digital brand experiences for Live Events

Wissen in den Bereichen Reservierung, Rezeption, Veranstaltungstechnik, Service, Küche, Hausreinigung und Buchhaltung

Betreuung des Potsdam♥Liebe-Vorteilsprogramms und dessen digitale Weiterentwicklung, Akquise neuer Partner für das Programm und den Familienkalender, Planung und Umsetzung crossmedialer Inhalte für Marketingkanäle, Steuerung von Sponsoring-Projekten, Erstellung von Verträgen und Koordination werblicher Gegenleistungen, Planung von Kundenbindungsaktionen und Organisation von Events, Überwachung aller Marketingmaßnahmen und Einhaltung von Terminen, Zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder, Administration von Bedarfsanforderungen über Terminplanung bis zur Einhaltung von Sicherheits- und Umweltschutzrichtlinien