Abwicklung von Korrespondenzen, Terminmanagement und Ablage, Planung und Organisation von externen Terminen, Reisemanagement, einschließlich Buchung und Abrechnung, Einholen von Angeboten, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung, Empfang und Betreuung von Gästen sowie die Organisation von Bewirtung, Verwaltung von Büromaterial und Koordination externer Dienstleister, Recherche von Adressen und Datenpflege mit der Datenbank Zoho (CRM-System), Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation und der Öffentlichkeitsarbeit

administrative Unterstützung in der Personalabteilung (z.B. Mitwirkung bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen), Datenerfassung und -Ablage von Bewerber- und Mitarbeiterdaten, weitere Back-Office -Tätigkeiten

Bewerberakten prüfen, Organisation von Auswahlsitzungen, Kommunikation mit Geförderten, Partner:innen und Dienstleistenden, Koordination von Terminen und Besprechungen, Beschaffung von Informationen, Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Erstellung von Newslettern, Mitschreiben an Berichten, Entwurf von Mitteilungen für interne und externe Kommunikation

Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost (Post, Zeitungen, Pakete, Paletten, Fax, E-Mail) und Vorbereitung zum Versand, Durchführung Scanvorgang, IT-gestützte Erstellung von Schriftstücken, administrative/ organisatorische Tätigkeiten bearbeiten, Vorgänge den zuständigen Personen im Haus vorlegen, Akten vollständig oder teilweise vernichten, Überwachung des Portoguthabens und Führen von Statistiken, Archivverwaltung (Akten, Röntgenbilder etc.) sowie Aktenvernichtung, Erstellung von Ablagescans für aufgelöste Sammelrechnungen (Verordnungen) und Bearbeitung von Altakten (Scannen), Besucher am Empfang betreuen und koordinieren (z. B. Versicherte, Unternehmer, Handwerker): Besuchszweck feststellen und Gesprächspartner innerhalb des Hauses benachrichtigen, Anrufer in der Telefonzentrale betreuen und koordinieren, Interne Telefonrückläufer in der Telefonzentrale bearbeiten, Gegebenenfalls Auslandsgespräche vermitteln, Posteingangsarten prüfen und bearbeiten, Posteingang mit Rechnungen (< 150 €) vereinfachter Feststellung bearbeiten, Posteingang mit Rechnungen erfassen und auf rechnerische Richtigkeit überprüfen (< 150 €), Posteingang mit Rechnungen kontieren und anweisen (< 150 €)

Telefonisch und persönlich betreuen Sie den Empfangsbereich., Übernahme der Terminierung für die Sozialrechtsberatung., Vorbereitung und Erstellung von einfachen Schriftsätzen im Verwaltungs- und Rechtsmittelverfahren., Bearbeitung des Postein- und ausgangs sowie selbstständige Führung von Korrespondenz., Übernahme der Mitgliederverwaltung und Eingabe in interne Verwaltungssysteme., Allgemeine Büroorganisation in der Geschäftsstelle.

Qualifizierte, praxisnahe und vielseitige Ausbildung in verschiedenen Tätigkeitsfeldern der Verwaltung, Kenntnisnahme unternehmensspezifischer Aufgaben im Sekretariat, Einkauf, Controlling, Buchhaltung, Fakturierung, Personalabteilung und Auftragsannahme, Möglicher zeitweiser Einsatz in einer der Betriebsstätten, Unterstützung von derzeit 30 weiteren Auszubildenden in verschiedenen Fachbereichen

Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Organisation von Veranstaltungen sowie Marktbeobachtung, Bürowirtschaftliche und branchenspezifische Tätigkeiten, Allgemeiner Schriftverkehr, Posteingang und -ausgang, Führen von Statistiken

Unterstützung der Personalabteilung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und weiteren personalrelevanten Dokumenten

Korrespondenz mit den Antragsstellern, Nachhalten der Fristen eingegangener Unterlagen, Beschwerdemanagement, Ansprechpartner (w/m/d) bei Rück- und Verständnisfragen