Bearbeitung von Grundsatzangelegenheiten im Personalmanagement, Laufende Betreuung und Beratung in allen tarif-, sozial- und arbeitsrechtlichen Fragestellungen unter jeweiliger Berücksichtigung der einschlägigen Bestimmungen, Vertrauensvolle und konstruktive Zusammenarbeit an den internen Schnittstellen, u. a. interne Gremien wie Betriebsrat und Gleichstellungsbeauftragte, Mitarbeit und Gestaltung bei der Digitalisierung von Prozessen, Abläufen und Formularen innerhalb der Abteilung People and Culture und an den Schnittstellen zu anderen Abteilungen, Erstellung von Statistiken, Berichten und Durchführung der Jahresabschlussarbeiten im Personalbereich

Leitung der Verwaltungsabteilung mit dem Ziel, Abläufe effizient und zukunftsorientiert zu gestalten., Verantwortung für das Finanz- und Rechnungswesens, einschließlich der Liquiditätsplanung, Kostenkontrolle und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben., Erstellung und Monitoring von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen sowie der Budget- und Wirtschaftsplanung., Vorbereitung des Jahresabschlusses in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und externen Partnern., Führung und Entwicklung des Teams, inklusive gezielter Förderung von Kompetenzen und Potenzialen.

Führung und Steuerung der SOS-Kinderdorf-Stiftung und ihrer Treuhandstiftungen, Verantwortung für die Steuerung, Koordination und Kontrolle aller Geschäfte der Stiftung, Umsetzung von Beschlüssen des Stiftungsvorstands und regelmäßige Berichterstattung, Erstellung und Überwachung des Haushaltsplans, der Jahresabschlüsse sowie Steuererklärungen, Bewirtschaftung des Stiftungsvermögens der Dach- und Treuhandstiftungen, Steuerung der Asset Allocation sowie des Liquiditätsmanagements, Gewährleistung der Einhaltung steuerlicher und gemeinnützigkeitsrechtlicher Vorgaben, Leitung des Stiftungsteams, Verantwortung für Personalbeschaffung und -verwaltung, Schaffung eines motivierenden, konstruktiven Arbeitsumfelds, Vertretung der Stiftung nach außen, Pflege strategischer Partnerschaften, Stärkung der Position im gemeinnützigen Sektor durch Öffentlichkeitsarbeit und Fachveranstaltungen, Kontinuierliche Weiterentwicklung der internen Aufbau- und Ablauforganisation, Förderung der Digitalisierung und Implementierung neuer rechtlicher Anforderungen

Führung und Entwicklung des Controlling-Teams, Strukturierung der Arbeitsabläufe und Leitung von Projekten zur Optimierung der Geschäftsprozesse, Unterstützung des Vorstands bei der Definition strategischer Ziele und eigenverantwortliche Steuerung des Wirtschaftsplanungsprozesses, Überwachung des operativen Controllings der Ertragslage und Erstellung aussagekräftiger Reportings für Aufsichtsrat und Vorstand, Koordinierung der Risikoberichterstattung, Aggregierung und Bewertung von Risiken und Entwicklung von Gegenmaßnahmen, Kontinuierliche Verbesserung der Controlling-Instrumente in den Bereichen Forecasting, Reporting und Kennzahlenanalyse

Beratung und Unterstützung von Studierenden und Schülern bei ihrer beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung, Unterstützung von Studierenden und Schülern mit besonderen Herausforderungen im Studium (z. B. Lern- und Leistungsprobleme, Studien-zweifel, Wechsel, Probleme mit Praxispartnern), Beratung bei der Karriereplanung sowie Entwicklung beruflicher Perspektiven, Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen in den Bereichen extracurricularer Weiterbildung in enger Zusammenarbeit mit der Leitung Career Service, Planung und Umsetzung von Marketing- und Kommunikationsaktivitäten im Kontext der Berufsorientierung und Karriereentwicklung, Aufbau und Pflege von Alumninetzwerken

Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Rahmen strategischer Initiativen und Großvorhaben, Recherche von Hintergrundinformationen nach Vorgaben und Unterstützung bei der Entwicklung innovativer Ansätze für strategische Partnerschaften mit anderen Forschungsorganisationen, Mithilfe bei der Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Workshops und internen Vernetzungsveranstaltungen, z. B. durch Terminabstimmungen, Raumorganisation oder Protokollnotizen

Verantwortung für das Finanzwesen des Unternehmens, einschließlich Buchhaltung, Finanzplanung sowie Erstellung der Quartals- und Jahresabschlüsse, Sicherstellung der Liquidität und des Cashflows, Vorbereitung von Steuererklärungen, Ansprechpartner für Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Betriebsprüfer, Erstellung von Vorlagen für Gremien und Teilnahme an Sitzungen, Unterstützung des kaufmännischen Leiters im administrativen Bereich

Leitung und Begleitung von (Teil-)Projekten unter dem Aspekt der Reorganisation von Prozessen und Strukturen, Beratung der Fakultätsleitungen in der Organisationsentwicklung sowie in allen ressourcenrelevanten konzeptionellen Fragestellungen bis hin zur Überführung in den Regelbetrieb, Beratung und Unterstützung der verschiedenen Organisationseinheiten bei der Aufnahme, Analyse, Soll-Konzeption und Optimierung von Prozessen, Entwicklung eines Konzeptes zur Organisationsentwicklung sowie zur operativen und strategischen Finanz- und Haushaltsplanung, Entwicklung optimierter Arbeitsabläufe im Bereich Organisation, Management und Monitoring der Finanzströme der Fakultäten, Entwicklung optimierter Abläufe im Bereich des Planstellenpools der Fakultät, Mitarbeit bei der Entwicklung von Konzepten zur effektiven Gewinnung und Verwendung von Finanzressourcen der Fakultät, Unterstützung bei der Drittmittelakquise, Entwicklung von Standards, Instrumenten und Methoden zur Planung, Modellierung und Verbesserung von Prozessen und Workflows, Konzeption und Moderation von Workshops sowie Dokumentation und Aufbereitung der Ergebnisse für die Fakultäten

Strategische und operative Leitung der Sozialstation, Finanzplanung & Kontrolle mit Blick auf diakonische Werte sowie Verantwortung für die Gebühren- und Leistungsabrechnung, Personalführung mit Herz und Kompetenz, Entwicklung neuer Projekte für eine moderne, soziale Versorgung

Eigenständiges Arbeiten in den Bereichen Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung (z.B. Rechnungserfassung und -prüfung, Rechnungskontierung, Überwachung von Kontoumsätzen, Erstellung von Statistiken, Vorbereitung und Erstellung des Jahresabschlusses), Vertretung der Geschäftsführerin bei Abwesenheit, Unterstützung des Personalbüros bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Leitung und Begleitung von (Teil-)Projekten unter dem Aspekt der Reorganisation von Prozessen und Strukturen, Beratung der Fakultätsleitungen in der Organisationsentwicklung sowie in allen ressourcenrelevanten konzeptionellen Fragestellungen bis hin zur Überführung in den Regelbetrieb, Beratung und Unterstützung der verschiedenen Organisationseinheiten bei der Aufnahme, Analyse, Soll-Konzeption und Optimierung von Prozessen, Entwicklung eines Konzeptes zur Organisationsentwicklung sowie zur operativen und strategischen Finanz- und Haushaltsplanung, Entwicklung optimierter Arbeitsabläufe im Bereich Organisation, Management und Monitoring der Finanzströme der Fakultäten, Entwicklung optimierter Abläufe im Bereich des Planstellenpools der Fakultät, Mitarbeit bei der Entwicklung von Konzepten zur effektiven Gewinnung und Verwendung von Finanzressourcen der Fakultät, Unterstützung bei der Drittmittelakquise, Entwicklung von Standards, Instrumenten und Methoden zur Planung, Modellierung und Verbesserung von Prozessen und Workflows, Konzeption und Moderation von Workshops sowie Dokumentation und Aufbereitung der Ergebnisse für die Fakultäten

Unterstützung in strategischen Fragen und aktive Begleitung von Entwicklungsprozessen, Eigenverantwortliche Übernahme von Projekten im Bereich Finanzen, Selbstständige Erstellung von managementgerechten Präsentationen, Entscheidungsvorlagen inkl. Analysen, Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Büroorganisation der Unternehmensbereichsleitung

Koordinierung, Planung und Überwachung von Terminen, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Postverteilung, Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Führungskräfte des Stabsbereich Personal, organisatorische Vorbereitung von Besprechungen, Führung von Abwesenheits- und Urlaubslisten, Formulierung und Gestaltung von einfachen Texten, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Veröffentlichung von Informationen im Intranet, Krankheits- und Urlaubsverwaltung im Personalinformationssystem, Berechnung und Überwachung von Fristen

Unterstützung des Präsidenten in der Gremienarbeit sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen des Präsidiums, Erstellung von Berichten und Entscheidungsvorlagen, Ausarbeitung von Präsentationen und Redetexten in deutscher und englischer Sprache, eigenständige Leitung von Projekten im Präsidium, Übernahme zentraler Aufgaben im Rahmen eines modernen Hochschul- und Wissenschaftsmanagements

Bearbeitung von allgemeinen Grundsatzangelegenheiten des Sachgebietes, Wahrnehmung der Organisationsverantwortung: Entscheidung zum strukturellen Aufbau und zur Prozessgestaltung, Planung, Steuerung und Koordinierung der Arbeitsabläufe/-aufgaben und des Personaleinsatzes zwischen den Arbeitsbereichen des Studierendenservice, Aufsicht der Rechtsanwendung, Erstellung und Umsetzung von nachhaltigen Konzepten für die Überwachung rechtlicher Vorgaben und interner Regelungen sowie die sachgerechte und einheitliche Anwendung rechtlicher Vorgaben, Erarbeitung von Leitlinien etc., Steuerung und Optimierung der Geschäftsprozesse, Festlegung der strategischen Ausrichtung und operativer Handlungsziele, Wahrnehmung der Personalverantwortung: leistungsorientierte Personalführung und -motivation sowie Konzeption und Umsetzung einer Personalentwicklungsstrategie, Sicherstellung der Vernetzung mit anderen Akteur*innen des Student Life Cycle an der BTU, insbes. Abteilung Lehre und Studium, College, International Relations Office (IRO), Kommunikation und Marketing, beratende Mitarbeit in einschlägigen Kommissionen, Senatskommissionen und den Prüfungsausschüssen, Beratung der Abteilungsleitung in allen Angelegenheiten des Sachgebietes, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen für die Abteilungsleitung, die Referate bzw. die Gremien, Verantwortung für die Erstellung und Pflege der Immatrikulationsordnung und der Rahmenprüfungs- und Studienordnungen der BTU, Prüfung neuer und geänderter fachspezifischer Studien- und Prüfungsordnungen, Auswahlsatzungen sowie studienbezogener Kooperationsverträge, Entscheidung zum Ablauf des Fachverfahrens als Grundlage zur Abbildung im Campusmanagementsystem (CMS), verantwortliche Steuerung des Gebührenmanagements, Klärung von komplexen Sach- und Rechtsfragen von Bewerber*innen und Studierenden im Einzelfall, Koordination der Informations- und Serviceangebote des Bereichs Studierendenservice

Erledigung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben, Unterstützung bei der Buchhaltung (Haushalts- und Drittmittel), Unterstützung bei der Ausgestaltung von Arbeitsverträgen, Terminkoordination, Schriftverkehr und Postbearbeitung, Dokumentenmanagement, Aktenführung und Archivierung, Betreuung des Publikumsverkehrs, Dienstreisevor- und -nachbereitungen, Ansprechpartner*in für studentische Belange, Pflege der Webseiten (mit Typo3), Beschaffung von Geschäftsbedarf, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen

Leitung der Fakultätsverwaltung und der Verwaltung des Dekanats, Bewirtschaftung des Fakultätsbudgets, Verantwortung für die Durchführung und Weiterentwicklung der Ressourcensteuerung der Fakultät, Unterstützung der Fakultätsleitung in allen Planungsangelegenheiten

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Selbständiges Arbeiten in den Bereichen Veranstaltungsmanagement und -logistik sowie selbständige Organisation von eigenen und externen Veranstaltungen, in digitaler Form oder in Präsenz, inklusive Kontaktpflege., Selbständige Erledigung von Verwaltung und Dokumentation der zentralen Vertragsablage für den Bereich Veranstaltungen., Zuarbeit für Vorstand und Fachpersonal., Unterstützung der Kolleg:innen der Einheiten Forschung & Beratung, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie Engagement und Partnerschaften im Bereich Veranstaltungsplanung, umsetzung und -veröffentlichung

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (z.B. Korrespondenz - auch auf Englisch -, Datenpflege, Dokumentenverwaltung), Operative Unterstützung der Studiengangsleiter:innen und Studiengangskoordinator:innen sowie der Professor:innen und Lehrbeauftragten bei Aufgaben des Lehrbetriebs, Beratung von Bewerber:innen und Studierenden, auch im Rahmen von Messen, Beratungs- und Infotagen, Terminplanung und -koordination inklusive Raumplanung, Organisation von und Unterstützung bei Veranstaltungen