9 Office Activities Jobs Berlin

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung von E-Mails, Posteingang und Postausgang, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Administration und Pflege der Adressdatenbank, Terminplanung und-koordination, Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail oder persönlich, Unterstützung im Rechnungs- und Bestellwesen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats der Geschäftsführung, Projekt- und themenbezogene Übernahme von Mitverantwortung, Telefon- und Postbearbeitung, Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und internen Abläufen, Selbstständige Korrespondenzbearbeitung und nach Anweisung, Vorarbeit, Protokollierung und Nacharbeit von Terminen sowie Nachhalten der Festlegungen, Rechnungsprüfung und -freigabe, Organisation von Veranstaltungen sowie Reisen

Sekretariats- und Assistenzaufgaben übernehmen, Termine koordinieren, Besprechungen und Unterlagen vorbereiten, Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und externen Personen, Serviceorientierte Arbeit für die Mitarbeiter, Schrift- und Telefonverkehr souverän meistern, Arbeitsprozesse effizient mit modernen Informations- und Kommunikationsmedien gestalten

Management des Arbeitsalltags und Sicherstellung des Wohlfühlfaktors, Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Sicherstellung des Bürobetriebs (Snacks, Büromaterial, Ordnung), Ansprechpartner*in für Facility Management und externe Dienstleister, Organisation von Teamevents, Mitarbeit bei Sonderprojekten, Beitrag zur Kultur- und Teamentwicklung

Unterstützung der Niederlassungsleitung bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben, Erstellung und Vorbereitung von Reports, Statistiken, Dokumentationen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Unterstützung in den Einkäufen/im Bestellwesen und organisatorische Hilfe in der Arbeitssicherheit, Begleitung und Durchführung von Projektaufgaben/Vertriebsunterstützung sowie selbstständige Bewertung und Durchführung von Recherchetätigkeiten, Planung und Organisation interner, externer Meetings und Veranstaltungen, Erledigung von Reiseorganisation und -abrechnung sowie laufende Terminüberwachungen

vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ, Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle, Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen, Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften, Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen, Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung, selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug, vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen, Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle

Sekretariatsaufgaben und Zuarbeiten für die Geschäftsführung, Büroorganisation und interne Kommunikation, allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung, Personalsachbearbeitung, Datenpflege und Erstellen von Statistiken

allgemeine Büroarbeiten, Terminüberwachungen und -koordinationen, Überblick über die Posteingänge und -ausgänge behalten und diese entsprechend der Adressaten steuern, Bearbeitung von Angelegenheiten rund um die elektronischen Dienstausweise, Krankenversicherungskarten sowie Dienstpässe, Verwaltung des digitalgestützten Dienstplanes, Ansprechpartnerin/ Ansprechpartner für die rechnerische Prüfung der Dienstbucheinlegeblätter bis hin zur Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen für Dienst zu ungünstigen Zeiten und Dienst zu wechselnden Zeiten, Bearbeitung von Krankmeldungen sowie Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Verwaltung des Schulbetriebs und Entlastung der Schulleitung, die Steuerung des reibungslosen Schulablaufs: Vereinbarung von Terminen, Verwaltung des Archivs sowie allgemeine Schreibarbeiten, erste Anlaufstelle für Schüler*innen (z. B. auch bei kleineren Verletzungen), Eltern und Besucher*innen, die Bearbeitung telefonischer und digitaler Anfragen sowie Posteingang und -ausgang, die Meldung von Fehlzeiten im inneren Schulbetrieb, die Ausstellung von Schulbescheinigungen, Schüler*innenausweisen und Unfallmeldungen, das Rechnungswesen und Teilaufgaben im Bereich der Verwaltung des Schulbudgets

Büroorganisation, Zahlungen / Belege buchen, Gruppenverwaltung / Anmeldelisten, Vertragsvorbereitung (Raumnutzungen, Ehrenamtliche), Bestellungen / Einkäufe, Datenbanken pflegen

Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Sitzungs- und Terminvorbereitung, Gästeempfang), Korrespondenz und Telefonate in Deutsch und Englisch, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs und Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen für Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Termin- und Reiseplanung sowie Abrechnung für die Leitungsebene und das Team, Erfassung und Verwaltung von Anträgen in der Datenbank inkl. Fristenkontrolle und Kommunikation mit Antragstellenden, Organisation und Betreuung von Informationsveranstaltungen (Einladungsmanagement, Protokollierung), Schnittstelle zu Verwaltung, Haustechnik und IT zur Sicherstellung der reibungslosen Abläufe, Kommunikation mit und Betreuung von Jurys und Gremien, einschließlich der Schnittstellenfunktion zwischen Jury- und Gremienmitgliedern, Leitungsebenen und weiteren externen sowie internen Ansprechpartner*innen, Administrative Unterstützung bei der Organisation der Jury- und Gremiensitzungen sowie Pflege der Juryakten und -daten

Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Postbearbeitung, Buchhaltung, Telefondienst oder Führen und Kontrollieren diverser Listen, Erfassung, Aufbereitung und Übermittlung relevanter Daten zur Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsprozesse zwischen den Ambulanten Diensten und der Geschäftsstelle, Vorbereitende Tätigkeiten und Zuarbeit für die Einrichtungsleitungen der Ambulanten Dienste für z.B. statistische Datenerhebungen, Kommunikation mit Leistungsträgern zu abrechnungsrelevanten Themen, Bei Bedarf auch Übernahme von Besichtigungen und Begehungen von Trägerwohnungen und deren Dokumentation, Die Möglichkeit zur konstruktiven Mitarbeit an der Weiterentwicklung und Sicherung von Qualitätsstandards der Prozesse in unseren Einrichtungen der Ambulanten Dienste

Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs, Bearbeitung des (gerichtlichen) Post- und E-Mail-Eingangs, Schreiben von gerichtlichen Schriftstücken, Beschaffung von Büromaterialien, Erstellung der Reisekostenabrechnungen

Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleistende in abteilungsbezogenen Fragestellungen, Koordinierende Tätigkeiten und Unterstützung der Teams der Unternehmensverwaltung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation des Office-Managements und die Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Meetings

Verwaltungs- und Büroarbeiten für die Schulleitung, Führung von Akten, Karteien und Verzeichnissen, Erstellen von Statistiken in allen Angelegenheiten der Bildungsgänge, Organisatorische- und Verwaltungsarbeiten, Erteilen von schriftliche und mündliche Auskünften im Rahmen der geforderten Kenntnisse, Bearbeitung von Studierenden- und Schüler tinnenangelegenheiten wie Beratung, Aufnahme und Abgänge, Verwaltung personenbezogener Daten, Verwaltungstechnische Bearbeitung aller Praktikumsphasen sowie Mitarbeit bei der Prüfungsorganisation und der Erstellung sämtlicher damit verbundenen Dokumente

Du bist für das Büromanagement der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen mit allen administrativen und organisatorischen Vorgängen verantwortlich., Du übernimmst die Bearbeitung von Korrespondenzen, planst Termine und Reisen der Abteilungsleitung und pflegst die Inhalte auf den einschlägigen Webseiten., Du begleitest und koordinierst interne Beschaffungsprozesse mithilfe unseres elektronischen Beschaffungssystems und verantwortest die elektronische Rechnungsfreigabe., Du verantwortest die Organisation und Koordination von Teammeetings, inklusive Terminierung, Vorbereitung von Unterlagen und die Protokollführung.

Kaufmännische Tätigkeiten im Rahmen der Arbeit mit einem Warenwirtschaftsprogramm (Aufträge eingeben, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen ausfertigen), Erstellen von Zoll- und anderen Exportdokumenten, allgemeine Sekretariatsaufgaben, Disposition

Vermittlung und Auftragsabwicklung von Dolmetscheinsätzen, Kommunikation mit Kund*innen und Dolmetschenden, Dokumentation und Datenpflege von Dolmetscher*innen-, Kund*innen- und Einsatzdaten mit Hilfe einer Fachsoftware, Administrative Aufgaben und allgemeine Bürotätigkeiten

Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten und Klassenbüchern, Bearbeitung von Bücher- sowie Materialbestellungen, Pflege und Recherche von Stellenangeboten, Allgemeine administrative Unterstützung