allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Büroorganisation, kaufmännische Aufgaben z. B. im Bereich der Buchführung, Klientenverwaltung oder Rechnungsbearbeitung, kommunikative, informative und kooperative, administrative und koordinierende, organisatorische und sonstige Aufgaben

Effiziente und strukturierte Gestaltung des Büroalltags, Übernahme der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, Unterstützung der Leitung der Geschäftsstelle bei administrativen Aufgaben, Koordination von Terminen und Reisen, Planung interner sowie externer Meetings, Erstellung fundierter Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für die Kommunikation mit der Geschäftsstellenleitung am Standort Berlin, Unterstützung der Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Anliegen

Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie Termin- und Reiseplanung, Aktualisierung und Pflege des Dokumentenverwaltungssystems, Bearbeitung von vertraulichen Informationen und Dokumenten, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei verschiedenen Projekten z.B. Veranstaltungen, Tagungen

Unterstützung der Leader im Technical Service in allen operativen und strategischen Angelegenheiten, Koordination, Vor- und Nachbereitung von internen und externen (Projekt-) Meetings, Eigenständige Organisation kleiner Projekte, Erstellung von Kostenaufstellungen und Berichten, Rechnungsprüfung, Kosten- und Auftragsverwaltung, Eigenständige Bearbeitung des Posteingangs, Überblick über alle Termine und Fristen behalten

Unterstützung des Vorstandsbüros in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Bearbeitung und Vorbereitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, einschließlich Protokollführung, Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen, Allgemeine Büroorganisation, -verwaltung und Dokumentenmanagement

Durchführung allgemeiner Assistenzaufgaben für den Referatsleiter und das Admin-Team, Unterstützung von Arbeitskreisen, Gremien und Projekten, Vertragsmanagement, Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Mitarbeit an Themen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement

Selbstständige Büroorganisation, Terminkoordination und Verwaltung von Terminen der Abteilung, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung im In- und Ausland, Planung, Organisation und Protokollierung von Sitzungen und Veranstaltungen, Organisatorische Betreuung von Projekten und Drittmittelverwaltung, Organisatorische Zuarbeit zu Lehrveranstaltungen, Kommunikation und Korrespondenz mit Kooperationspartnern, Unterstützung bei der Erstellung und Formatierung von Präsentationen, Korrekturlesen von Publikationen in deutscher und englischer Sprache, Koordination und Verwaltung von Leistungsindikatoren, z.B. wissenschaftliche Veröffentlichungen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Personalmaßnahmen, z.B. Erstellung von Stellenausschreibungen

Du erfüllst verschiedenste administrative Aufgaben im Sekretariat der Geschäftsführung, Du kümmerst Dich um die Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz und bist Ansprechpartner für interne und externe Anfragen an die Geschäftsleitung, Du bereitest Sitzungen und Besprechungen vor und führst bei Bedarf Protokoll, Das Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen und Berichten gehört zu Deinen Aufgaben sowie die Unterstützung bei ausgewählten Projekten

Bearbeitung von Bestellungen im Einkauf, Buchung von Wareneingängen, Vorbereitung von Vergabeverfahren, Zusammenarbeit mit Projektsachbearbeiter*innen, Unterstützung bei Planung, Kalkulation, Beantragung und Budgetkontrolle von Projekten, Erlernen der Grundregeln der Buchführung, Unterstützung des Buchhaltungsteams bei Verwaltung und Buchung von Eingangsrechnungen, Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Einblick in die Personaladministration, Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen

Eigenständige Büroorganisation im Stabsbereich (Terminplanung, -koordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen inkl. Unterlagenvorbereitung und Protokollierung), Aktive Mitwirkung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen für die Stabsbereichsleitungen, sukzessive für den Vorstand und Organisation unternehmensweite Konzepte, Sachliche und rechnerische Prüfung eingehender Rechnungen sowie Zuständigkeit für die Kontierung, Pflege der Verzeichnisstruktur bzw. der zukünftigen digitalen Tools zur Dokumentation zur Optimierung der Bereichsorganisation

Korrespondenzvorbereitung und Dokumentenablage, Organisation interner und externer Beratungen, Überwachung und Organisation von Schulungen, Erstellung von MS Excel-Übersichten und Protokollen, Kontaktpflege zu Kund*innen, Verwaltungsaufgaben sowie Kontrolle und Überwachung von Terminen und Fristen, Prüfung, Erfassung und Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Organisation der Logistik und des Einkaufs im Bereich E-Mobilität, Kundenstammdatenpflege im ERP System, Abrechnung der monatlichen Arbeitszeiten sowie der Verpflegungsmehraufwendungen

Unterstützung des Geschäftsführers im Tagesgeschäft sowie bei der Umsetzung von operativen und konzeptionellen Aufgaben, Steuerung des internen und externen Kommunikationsflusses inkl. Telefonbetreuung sowie selbstständiges Bewerten und Bearbeiten von Post und E-Mails sowie Serienbrieferstellung, Korrespondenzführung in deutscher und englischer Sprache, Koordination und Durchführung von teamübergreifenden Projekten und Sonderaufgaben, Organisation von internen und externen Meetings sowie Beiratssitzungen und Gesellschafterversammlungen, Empfang und Betreuung von Geschäftspartnern, Anlegern und Mandanten, Pflege und Verwaltung von Mandantendaten im Onlineportal, Vorbereitung und Mitwirkung bei der Erstellung von Geschäftsberichten

Unterstützung bei der Planung und Organisation von (Groß-)Veranstaltungen und Workshop-Reihen, einschließlich Vorbereitung, Teilnehmendenmanagement und Nachbereitung, Selbstständige Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistern und Tagungsstätten, Organisation und Koordination von Versandaktionen und/oder Mailings, Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen und Präsentationen, Erstellen und Führen von Statistiken, Pflege der internen Datenbanken, Telefondienst, allgemeine Bürotätigkeiten sowie Rechnungsprüfung, Kooperative Zusammenarbeit im Assistenzteam

Unterstützung der Bereichsleitung "Technology Transfer" im Projekt- und Tagesgeschäft, z.B. Terminkoordination mit internen und externen Stakeholdern, Erstellung von Präsentationen, Berichten, Analysen und Recherchen, Planung, Koordination und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen sowie Geschäftsreisen für die Bereichsleitung, Selbstständige und zuverlässige Erledigung anfallender organisatorischer sowie administrativer Aufgaben, z.B. Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen, Dokumenten- und Informationsmanagement, z.B. Archivierung und Wiedervorlage

Unterstützung des Tagesgeschäfts, Eigenständige Research-Tätigkeiten, Erstellung von Auswertungen und Statistiken, Unterstützung bei der Erstellung von Exposés, Terminkoordination, Planung und Durchführung von Online-Auftritten und vertrieblichen Aktivitäten

Übernahme von organisatorischen und administrativen Tätigkeiten und Unterstützung des Projektteams bei der Durchführung von Projektträgerschaften, Verantwortung für die Zuarbeit für die Administration der Projektdatenbank, z.B. Datenerfassung und Datenbankauswertung, Zuständigkeit für Archivierungs-, Druck- und Kopierarbeiten sowie Ablagetätigkeiten, Mithilfe bei der Planung und Durchführung von internen Veranstaltungen, Unterstützung der Projektassistenzen bei administrativen Office-Tätigkeiten (z. B. Telefondienst, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost) und Übernahme von Botengängen

Organisation des gesamten Office-Managements, Koordination und Steuerung externer Dienstleister und Lieferanten, Verantwortung über den Empfangsbereich, Selbstständige Bearbeitung des E-Mail-Postfaches, Allgemeine administrative Tätigkeiten, Beschaffungsmanagement, Besuchermanagement, Verantwortung für das Assetmanagement (Telefonzentrale, Meetingräume etc.), Fuhrparkmanagement, Facilitymanagement

telefonische und schriftliche Terminkoordinierung für Geschäftsführung und Mitarbeitende, Bearbeitung aller Posteingangs- und Postausgangsvorgänge, selbständige Anfertigung von Schreiben und Einladungen, Führung und ständige Aktualisierung der Adressverteiler, Vorbereitung und Protokollierung von Besprechungen, Führung des allgemeinen Schriftverkehrs, Beschaffung und Inventarisierung des Büro- und Verbrauchsmaterials, allgemeine Auskunftstätigkeit, Sichtung und Weiterleitung von Anfragen, Führung und Überwachung der Ablage im Sekretariat, Unterstützung bei Durchführung und Organisation der Veranstaltungen des Verbandes und der Öffentlichkeitsarbeit, Organisation und Führung der Fachbibliothek

Unterstützung im Tagesgeschäft und Sicherstellung reibungsloser Büroabläufe, Eigenständige Bearbeitung kaufmännischer und organisatorischer Aufgaben, Planung und Koordination von Terminen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen, Arbeiten mit MS Office und weiteren IT-Anwendungen