Selbständiges Arbeiten in den Bereichen Veranstaltungsmanagement und -logistik sowie selbständige Organisation von eigenen und externen Veranstaltungen, in digitaler Form oder in Präsenz, inklusive Kontaktpflege., Selbständige Erledigung von Verwaltung und Dokumentation der zentralen Vertragsablage für den Bereich Veranstaltungen., Zuarbeit für Vorstand und Fachpersonal., Unterstützung der Kolleg:innen der Einheiten Forschung & Beratung, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie Engagement und Partnerschaften im Bereich Veranstaltungsplanung, umsetzung und -veröffentlichung

Übernahme des gesamten Büromanagements inkl. Optimierung von Prozessen, Telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Klient*innen sowie mit lnteressent*innen an unseren Angeboten, Pflege der digitalen Klient* innenakte und verschiedener Statistiken, Erstellen, Bearbeiten und Richten von Fortbildungs- und Präventionsmaterialien, Verantwortung für die EDV, Pflege der Website und der Social Media-Kanäle, Mitarbeit im Fundraising sowie der Spender* innen- und Mitgliederbetreuung

Ansprechpartner/in für alle organisatorischen Belange unserer Mitglieder, Verwaltung der Mitglieder über die Vereinssoftware, Pflege der Mitgliederdatenbank, Kommunikation mit den Mitgliedern per Mail oder am Telefon, Weiterentwicklung der Datenbank im Team, Unterstützung der Geschäftsstelle bei weiteren Themen

Planung und Umsetzung von Veranstaltungen für unterschiedliche Zielgruppen, Unterstützung bei der strategischen (Weiter)Entwicklung, der konzeptionellen Ausarbeitung und Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung inkl. Controlling der Veranstaltungen, Unterstützung bei der Jahres-Planung (inkl. Budget), Planung einer zielgruppenspezifischen Bewerbung und Vermarktung zusammen mit den angeschlossenen Abteilungen oder Dienstleistern, Kostenmanagement und Rechnungskoordination, Organisation administrativer Tätigkeiten von der Angebotseinholung, Rechnungsprüfung bis zur Teilnehmererfassung und –auswertung, Eigenverantwortliche Steuerung externer Dienstleister, Agenturen sowie interne Schnittstellen, Koordination von interdisziplinären Projektteams

Durchführung von Kindergartenturnstunden am Vormittag, Leitung von Schulsportgruppen, Organisation der Schulsportgruppen, Durchführung von Eltern-Kind- und Kleinkinderturngruppen am Nachmittag, Durchführung von Kind- und Jugendsportgruppen am Nachmittag, Verantwortung für nachhaltige Vereinsentwicklung, Mitgliedergewinnung und -bindung für den Verein, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Verantwortung für den strategischen Ausbau der Verwaltung, Steuerung und Entwicklung der Prozesse im Rechnungs-, Personal-, Vertrags-, Beschaffungs-, Vergabewesen, Controlling, IT, Planung, Organisation, Koordinierung und Optimierung aller Verwaltungsprozesse, Beratung, Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung in sozial-, vertrags- und arbeitsrechtlichen Angelegenheiten sowie in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Sicherstellung der Einhaltung aller gesetzlichen, zuwendungsrechtlichen und internen Vorgaben und Regelkonformität (Compliance) im Verwaltungshandeln und in Finanz-, Personal- und Beschaffungsfragen, inkl. Fördermittelakquise, Überwachung der Haushalts- und Wirtschaftsführung im Hinblick auf die Einhaltung haushaltsrechtlicher Regelungen und anderer Vorschriften, Sicherung der termingerechten Preisverhandlung mit den Leistungsträgern, Sicherstellung der Einhaltung behördlicher Auflagen, Voranbringen der Digitalisierung und Sicherstellung der Leistungsfähigkeit unserer Gesellschaft, Begleitung und aktive Unterstützung der Führungskräfte in organisatorischen, wirtschaftlichen oder rechtlichen Fragestellungen, Übernahme von Projekten und Einzelaufgaben in Abstimmung mit der Geschäftsführung

Planung, Organisation, Verwaltung und Koordination von Veranstaltungen und Events, Entwicklung strategischer Konzepte für Events, Verhandlungen mit Veranstaltern, Lieferanten und externen Dienstleistern unter Einhaltung der Budgetvorgaben, Aufbau und Pflege von Netzwerken, Organisation der Kommunikations- und Marketingaktivitäten rund um die Veranstaltungen, Ansprechpartner für externe Dienstleister

Flexibilität und Bereitschaft, verschiedene kaufmännische Aufgaben zu übernehmen, Buchhaltung: Fakturierung, Rechnungsprüfung und Überwachung von Zahlungseingängen u.a. für den Bereich der Mitgliederverwaltung, Lizenzierung: Unterstützung bei der Durchführung des Lizenzierungsprozesses bei den Verbänden, Kostenmanagement: Überwachung und Optimierung der Kostenstrukturen, Berichterstattung: Vorbereitung von Berichten für den Vorstand und andere Stakeholder, Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen im Bereich der Verwaltung

Mitwirkung bei der Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Mithilfe bei der Erstellung von Konzepten, Publikationen und Statistiken, Unterstützung von Aktivitäten im Bereich der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (Webseite, Newsletter, Social Media), Administrative Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Organisation und Bearbeitung klassischer Assistenz- bzw. Sekretariatsaufgaben, Unterstützung der Kolleg*innen (insbesondere der Leitung des Büros) in organisatorischen Fragen, z.B. bzgl. der Koordination von Terminen, Vorbereitung von Veranstaltungen, Tagungen, Sitzungen etc., Planung von Dienstreisen etc., Recherchen und Erstellen von Präsentationen, Erledigung von Korrespondenz, Gratulations- und Kondolenzschreiben etc.

Ansprechpartner:in für unsere Mitglieder – von der Aufnahme über laufende Anfragen bis hin zur Pflege der Mitgliedsdaten und -verteiler, Verwaltung von Mitgliedsunterlagen sowie Rechnungsstellung, Organisation und Begleitung der Mitgliederversammlung und sonstiger Mitgliederformate, Unterstützung bei Pflege und Weiterentwicklung von Vereinsdokumenten (Satzung, Beitragsordnung, etc.), Zielgruppenspezifische Kommunikation (Mitgliederinformation, Newsletter), Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Services für Mitglieder, Persönliche Kontaktpflege zu Mitgliedern, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen (z. B. Messeauftritte, Netzwerktreffen, Webinare, u.a.), Entwicklung kreativer Veranstaltungskonzepte – auch mit Partnern und Sponsoren, Unterstützung bei der Umsetzung unserer Kommunikationsstrategie, insbesondere im Kontext von Events, Erarbeitung und Umsetzung von Marketingmaßnahmen zur Veranstaltungsbewerbung (Newsletter, Website, LinkedIn), Unterstützung bei der Erstellung von Pressetexten, Präsentationsmaterialien und Werbemitteln

Prozesse in der Geschäftsstelle und das Vertragsmanagement im Blick behalten., Budgetplanung, -kontrolle und Monitoring verantworten., Potenziale für neue Geschäftsfelder und Aktivitäten identifizieren., Projektanträge schreiben, Fördermittel akquirieren und Projekte managen., Personalverantwortung für die Hauptamtlichen des ADFC Hamburg tragen., Sparringspartner für die Mitarbeitenden sein, sie befähigen und eine gute Zusammenarbeit fördern., Kontakt zum ADFC-Bundesverband sowie anderen Landesverbänden pflegen und gestalten., Dem ehrenamtlichen Vorstand berichten, Entscheidungsvorlagen vorbereiten und ihn beraten.

Projekte voranbringen: Sie übernehmen die Leitung, Koordination und Überwachung strategisch wichtiger Projekte im Verband und gestalten aktiv die Strukturen und Arbeitsweisen im neuen Stab "Verbandsentwicklung" mit., Planung und Controlling: Sie erstellen klare Projektpläne, behalten Zeitpläne, Ressourcen und Budgets im Blick und sichern so den Erfolg der Projekte., Zusammenarbeit fördern: Sie sind die zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner*innen, moderieren Projektbesprechungen und gewährleisten einen reibungslosen Informationsaustausch., Verbesserungen anstoßen: Sie entwickeln unser klassisches Projektmanagement weiter und tragen dazu bei, ein effektives Multiprojektmanagement im Verband zu etablieren., Ergebnisse sichtbar machen: Sie bereiten Berichte und Präsentationen für den Vorstand und das Leitungsteam auf, um Fortschritte und Ergebnisse klar und verständlich darzustellen.

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Abstimmung der Konten, Banken- und Kassenbuchungen, Vorbereitung und Erstellung des Jahresabschlusses, Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen, Bereitstellung und Aufbereitung der für die Finanzsteuerung des Vereins / der Gesellschaft erforderlichen Zahlen aus der Buchhaltung, allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Projektleitung für Veranstaltungen, Verantwortung für die strategische (Weiter)Entwicklung und konzeptionelle Ausarbeitung der Veranstaltungen, Weiterentwicklung der Events für eine zukunftsgerichteten Ausrichtung, Verantwortung für Jahres-Planung (inkl. Budget), Kostenmanagement und Rechnungskoordination, Initiative Speaker- und Teilnehmerakquise sowie Kommunikation, Verantwortung für eine zielgruppenspezifische Bewerbung und Vermarktung, Eigenverantwortliche Steuerung externer Dienstleister, Agenturen sowie interne Schnittstellen, Projektleitung von interdisziplinären Projektteams, Hauptansprechpartner und verantwortlicher Entscheider auf den Veranstaltungen