9 Teilzeit Dokumentenmanagement Jobs

Administration Hard- und Software zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) sowie technische Verantwortung für das System, Benutzungsverwaltung, Customizing, Behebung kleinerer Störungen, Updateplanung, -prüfung und –durchführung für die Windows- & Linux-Betriebssysteme sowie die Datenbank und DMS Applikation d.3 (d.velop documents), Durchführung technischer Systemtests, Wartung und Pflege der Schnittstellen zu anderen Systemen, Workflow-Beratung und –Entwicklung (inkl. Template Management), First-Level-Support für die Mitarbeitenden (Enduser) der THWS und Unterstützung bei den internen Anwendungsschulungen / Key-User-Schulungen, zentrale Ansprechperson zu den DMS-Systemen für Weisungen nach innen und außen, im Bereich Technik, Customizing und Monitoring

Konzeptionierung und Umsetzung neuer technischer Lösungen, Funktionen und Anwendungen in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam, den Fachbereichen und externen Partnern, Organisation, Durchführung und Teilnahme an internen und externen Arbeitsgruppen und Workshops, Ein- und Fortführung digitaler Geschäftsprozesse bei der Stadtverwaltung Sindelfingen in enger Abstimmung mit den Fachbereichen, Betreuung und Beratung der elektronischen Aktenführung in der gesamten Stadtverwaltung, von Einführung und Schulung über Support bis Dokumentation, Unterstützung und Beratung bei der technischen Ausgestaltung im Rahmen der Weiterentwicklung der Digitalisierung der Stadt und Stadtverwaltung Sindelfingen, Übernahme technischer Projektleitung von Digitalisierungsprojekten im Rahmen der Digitalen Transformation der Stadt Sindelfingen, Erarbeitung von Konzepten, Arbeitshilfen und strategischen Handlungsempfehlungen

Leitung und Steuerung von Projekten im Bereich Dokumenten Management Services, insbesondere Organisations- und Digitalisierungsprojekte sowie Softwareeinführungen, Sicherstellung der termingerechten Abwicklung, Zielerreichung und Budgeteinhaltung von Projekten, Unterstützung bei der Optimierung der Geschäftsprozesse im Fachbereich zur Anpassung und Verbesserung der Serviceleistungen, Unterstützung bei der Bearbeitung des Posteingangs, der Digitalisierung und Dokumentenarchivierung

Erstellung und Pflege von Vorlagen in allen Fachbereichen, vorwiegend in Excel und Word, sowie Umwandlung selbiger in PDF´s und/oder beschreibbare Formulare, Mitwirkung bei der Datenaufbereitung und -Migration im Rahmen von verschiedenen Digitalisierungsprojekten, formale Prüfung und Zuordnung von Dokumenten, Unterstützung der Führungskräfte bei der Vorlagenerstellung, der Überprüfung der Vorlagentreue und bei der Verbesserung und Optimierung der Ablageprozesse, Einweisung und Betreuung der Mitarbeitenden in den Aktenplan bzw. Teilpläne und Unterstützung der Belegschaft bei Fragen zur Ablage und zur Nutzung von Vorlagen, enge Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Qualitätsmanagement, Mitwirkung bei der Einführung eines digitalen Dokumenten- und Wissensmanagementsystems

Implementierung und Betreuung digitaler Lösungen zur Optimierung klinischer und administrativer Prozesse, Identifikation von Digitalisierungspotenzialen, Weiterentwicklung und Administration der digitalen Dokumentation, Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Anwendungen, Sicherstellung der IT-Sicherheit und Datenschutzkonformität bei digitalen Prozessen und Dokumenten, Unterstützung bei der Analyse, Optimierung und Betreuung der bestehenden IT-Infrastruktur und IT-Architektur inklusive digitaler Schnittstellen zur Medizintechnik, IT-Administration, Koordination und Support nach Jobprofil und Qualifikation im 1st, 2nd und ggf. 3rd Level, Interdisziplinäre Zusammenarbeit in einem Team mit IT- und Healthcare Professionals, Professionelles Projektmanagement und strukturierte Umsetzung von Veränderungsprozessen

Sie erfassen, digitalisieren, überprüfen und verwalten relevante Dokumente entsprechend unternehmensinterner sowie externer Anforderungen, Sie betreuen und entwickeln das Dokumentenmanagementsystem im Bereich Standortauswahl weiter und unterstützen die Fachabteilungen, Sie unterstützen bei der Durchführung und Weiterentwicklung der formalen Qualitätssicherung von Unterlagen, Sie bereiten Akteneinsichtsverfahren Dritter vor und begleiten diese, Zu Ihren Aufgaben gehört außerdem das Aufbereiten von Schriftstücken und Vorbereiten ihrer Veröffentlichung auf der Internetplattform des BASE sowie den Internetseiten der BGE

Umfassendes Bewerbermanagement (Verwaltung von Bewerberdokumenten, Kommunikation mit Bewerbern sowie interne Abstimmungsprozesse), Bearbeitung von Eintritts- und Austrittsprozessen, Pflege von Personalakten, Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Überwachen der Zeitkonten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Vorbereitende Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei den Themen betriebliches Gesundheitswesen sowie der betrieblichen Altersvorsorge, Erledigung anfallender Korrespondenz im Rahmen des Personalwesens

Steuerung und Koordination zentraler Digitalisierungsprojekte – insbesondere die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), Planen, strukturieren und steuern Projekte zielgerichtet – von der Auswahl geeigneter Systeme bis zur erfolgreichen Umsetzung, Beraten unserer Organisationseinheiten zu Einsatzmöglichkeiten des DMS und begleiten den Wandel mit einem klaren Blick für praktikable Lösungen, Gestalten und optimieren Prozesse gemeinsam mit den Beteiligten – effizient, transparent und nachhaltig, Binden alle relevanten Akteur:innen und Interessensgruppen innerhalb der Hochschule ein und vertreten das Projekt sichtbar und überzeugend nach innen, Koordinieren interdisziplinäre Teams und sorgen für einen reibungslosen Austausch mit internen und externen Partner:innen, Entwickeln geeignete Kommunikations- und Change-Management-Strategien, um Veränderungsprozesse erfolgreich zu begleiten, Wirken aktiv im landesweiten Digitalpaktprojekt _„Einführung digitale dokumentengestützte Vorgangsbearbeitung“_ mit – durch: * die hochschulübergreifende Abstimmung von Fachverfahren * die Vertretung der HSRM auf Arbeitsebene * die fristgerechte Erfüllung von Berichtspflichten gegenüber dem HMWK * die Teilnahme an Netzwerktreffen, Vertreten die Projekte engagiert in Gremien, Lenkungskreisen und gegenüber der Hochschulleitung, Beteiligt am Aufbau eines effektiven Portfoliomanagementsystems für Digitalisierungsprojekte

Erfassung, Aktualisierung, Pflege sämtlicher Dokumentationsarten am Standort, Gewährleistung der projektbezogenen Informationsbereitstellung an interne und externe Personen, Einhaltung gesetzeskonformer Dokumentenorganisation, Sicherstellung und Umsetzung der digitalen Strategie, Erfassung, Validierung und Bereitstellung digitaler Modelldaten (BIM, PDM, CAD, CAE) in den Systemen, Soll/Ist Abgleich der digitalen Strategie auf die digitale Dokumentation der Fachbereiche, Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe von Leistungen

Bearbeitung und Pflege von klinischen Dokumenten, Erstellung von Statistiken für Audits und auf Anfrage, Aufbau, Dokumentation und Erweiterung von Registern, Erarbeitung und Anpassung von SOPs & Formularen, Kontaktperson für Ärzt:innen, Kollege:innen, Ansprechpartner für Verwaltung (Medizincontrolling: Datenvorbereitung/Dokumentation für Kassenverhandlungen), Retrospektives Erstellen und Verwalten von Datenbank, Datenmanagement, Internetrecherche, Qualitätsmanagement

Koordination sämtlicher Maßnahmen zur Umsetzung der DSGVO in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten wie auch mit den Prozess- und Applikationsverantwortlichen., Sie arbeiten unter dem Aspekt des Datenschutzes an Maßnahmen und Projekten mit und bearbeiten und koordinieren die datenschutzrelevanten Angelegenheiten in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Fachbereich., Koordination und Bearbeitung von externen und internen Anfragen zu den Themen Datenschutz und IT, Überwachung, Erarbeitung und Umsetzung von Vorgaben zur Erfüllung interner und externer Anforderungen im IT-Bereich., Etablierung und Durchführung eines Managementprozesses zur kontinuierlichen Aktualisierung und Einhaltung interner und externer Anforderungen., Ansprechpartner bzw. Koordinator sämtlicher IT-relevanter Fragestellungen., Koordination des externen IT-Dienstleisters und unterstützend verantwortlich bei sämtlichen IT-bezogenen Beschaffungsmaßnahmen.

Allgemeine Aufgaben der Aufbau- und Ablauforganisation wie Dienstposten- und Ämterbewertungen, Personalbedarfsrechnungen und Modellierungen von Geschäftsprozessanalysen, Verantwortung für das elektronische Dokumentenmanagementsystem, die Statistik- und Berichtsthemen sowie für Projektaufgaben

Optimierung von Prozessen und Systemen (inkl. Dokumentation von Prozessen und Arbeitsanweisungen), Einarbeitung von neuen Mitarbeitern in die bestehenden Systemlandschaften, System- und Prozessschulungen, Entwicklung und Anpassungen von Trainingsmaterialien, Operative Reports und KPI-Entwicklung (Aufsetzung von grafischen Darstellungen / Dashboards), Abteilungsübergreifende Koordination und Weitergabe von systemseitigen Fehlermeldungen in Richtung IT, Fachliche Anlaufstelle für systembezogene Fragen (Salesforce), Durchführung / Anpassungen von Datenuploads in Salesforce, Sonstige Projektmanagement-Aufgaben

Technische Applikationsverantwortung von Systemen und Webanwendungen übernehmen und diese mit Stakeholdern und Dienstleistern weiterentwickeln, Systematische Begleitung von (Änderungs-) Anforderungen mit Projektsteckbriefen, Epics und User-Stories, Steuerung von (Teil-)Projekten mit agilem oder hybridem Vorgehen in Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Planung, Einführung und Dokumentation neuer digitaler Workflows zur Förderung von Automatisierung und Standardisierung, Aufbereitung von Informationen für unterschiedliche Stakeholder, Vorbereitung von Workshops und Unterstützung von User*innen in der Nutzung der Tools, Erstellung notwendiger Dokumentationen (z.B. Betriebskonzept, Datenschutz, Datenmanagement, Prozesse, Compliance)