4 Teilzeit Dokumentenmanagement Jobs

Als Teil des Teams DMS nehmen Sie eine wichtige Rolle in der Umsetzung der Digitalisierung beim Landkreis Hildesheim ein und arbeiten eng mit den einzelnen Organisationseinheiten zusammen., Sie sind für die Konfiguration, Pflege und Weiterentwicklung des DMS verantwortlich., Die Administration sowohl der Systeme als auch der Anwendungen des DMS liegt in Ihrem Zuständigkeitsbereich., Bei neuen DMS-Projekten analysieren Sie die Anforderungen und entwickeln gemeinsam mit allen Beteiligten geeignete Lösungskonzepte., Die Beratung und Betreuung der Anwender*innen sowie die Beseitigung von Störungen gehören zu Ihrem Tagesgeschäft.

Erstellung, Aktualisierung und Lenkung von Dokumenten im Fachbereich der Produktion und Produktionstechnik, Führung einer Schulungsmatrix und Verwaltung der Schulungsdokumentation, Schulung ausgewählter Dokumente und Unterstützung der Führungskräfte bei der Organisation ihrer Schulungen, Mitarbeit bei der firmeneinheitlichen Umsetzung und Digitalisierung des Dokumentenmanagements, Koordination und Begleitung von Betriebsbegehungen und Führung der Dokumentation

Implementierung und Betreuung digitaler Lösungen zur Optimierung klinischer und administrativer Prozesse, Identifikation von Digitalisierungspotenzialen, Weiterentwicklung und Administration der digitalen Dokumentation, Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Anwendungen, Sicherstellung der IT-Sicherheit und Datenschutzkonformität bei digitalen Prozessen und Dokumenten, Unterstützung bei der Analyse, Optimierung und Betreuung der bestehenden IT-Infrastruktur und IT-Architektur inklusive digitaler Schnittstellen zur Medizintechnik, IT-Administration, Koordination und Support nach Jobprofil und Qualifikation im 1st, 2nd und ggf. 3rd Level, Interdisziplinäre Zusammenarbeit in einem Team mit IT- und Healthcare Professionals, Professionelles Projektmanagement und strukturierte Umsetzung von Veränderungsprozessen

Umfassendes Bewerbermanagement (Verwaltung von Bewerberdokumenten, Kommunikation mit Bewerbern sowie interne Abstimmungsprozesse), Bearbeitung von Eintritts- und Austrittsprozessen, Pflege von Personalakten, Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Überwachen der Zeitkonten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Vorbereitende Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei den Themen betriebliches Gesundheitswesen sowie der betrieblichen Altersvorsorge, Erledigung anfallender Korrespondenz im Rahmen des Personalwesens

Unterstützung bei der Optimierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS), Tätigkeit in Absprache mit den Dokumenteneignern (z.B. Vertrieb, Projektmanagement, Einkauf, Produktion, Finanzen), Anforderungsbasierte Erstellung von Templates für Dokumente und Formulare (Word, Excel, PowerPoint), Überarbeitung und Übertragung bestehender Dokumente in ein DMS-System, Mitwirkung bei der Erarbeitung von dokumentenbezogenen Prozessen, Unterstützung bei allgemeinen Aufgabenstellungen im Bereich Qualitätsmanagement

Betreuung von Lösungen im Bereich Scannen und Archivierung für mehrere Kundenbereiche, einschließlich Qualitätssicherung und Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen., Verantwortung für die kaufmännische Schnittstelle zwischen Kunden, Herstellern und internen Bereichen mit Fokus auf Vertragsgestaltung, Anforderungsmanagement und Kundenberatung., Strategische Weiterentwicklung der Produkte, Anpassung an Kunden- und Marktanforderungen sowie Erstellung von Geschäftsmodellen und Business Cases zur Potenzialbewertung., Planung, Umsetzung und Stabilisierung neuer Produktkomponenten in Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern., Koordination von Kundenberatung, Beschwerdemanagement und Abrechnung der Produktleistungen.

Weiterentwicklung des pädagogischen Dokumentationssystems Doku Expert, Zusammenarbeit mit IT-Produktmanagement und externen Dienstleistern, Mitarbeit in Projekten mit digitalem Bezug, Unterstützung der Anwender im Tagesgeschäft, Teilnahme an der Projektgruppe „KI & Robotik in der Eingliederungshilfe“, Lokale Administration des digitalen Dokumentationssystems (DokuExpert)

Bearbeitung und Pflege von klinischen Dokumenten, Erstellung von Statistiken für Audits und auf Anfrage, Aufbau, Dokumentation und Erweiterung von Registern, Erarbeitung und Anpassung von SOPs & Formularen, Kontaktperson für Ärzt:innen, Kollege:innen, Ansprechpartner für Verwaltung (Medizincontrolling: Datenvorbereitung/Dokumentation für Kassenverhandlungen), Retrospektives Erstellen und Verwalten von Datenbank, Datenmanagement, Internetrecherche, Qualitätsmanagement

Koordination sämtlicher Maßnahmen zur Umsetzung der DSGVO in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten wie auch mit den Prozess- und Applikationsverantwortlichen., Sie arbeiten unter dem Aspekt des Datenschutzes an Maßnahmen und Projekten mit und bearbeiten und koordinieren die datenschutzrelevanten Angelegenheiten in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Fachbereich., Koordination und Bearbeitung von externen und internen Anfragen zu den Themen Datenschutz und IT, Überwachung, Erarbeitung und Umsetzung von Vorgaben zur Erfüllung interner und externer Anforderungen im IT-Bereich., Etablierung und Durchführung eines Managementprozesses zur kontinuierlichen Aktualisierung und Einhaltung interner und externer Anforderungen., Ansprechpartner bzw. Koordinator sämtlicher IT-relevanter Fragestellungen., Koordination des externen IT-Dienstleisters und unterstützend verantwortlich bei sämtlichen IT-bezogenen Beschaffungsmaßnahmen.

Definition der funktionalen und technischen Anforderungen an Softwarelösungen mit Schwerpunkt auf der internen/externen Unternehmenskommunikation, Eigenständige Konfiguration von Anwendungen zur Erfüllung der Kundenanforderungen, Koordination der Umsetzung von Kundenanforderungen in bestehenden Lösungen/Anwendungen, Selbstständige Initiierung von und Beteiligung an Weiterentwicklungen und Verbesserungen der vom Produktteam betreuten Software, Sicherstellung des Betriebs und der Wartung der Anwendungen zusammen mit dem Produktteam, Kompetente Beratung von internen und externen User*innen mit verschiedenen Knowledge-Leveln zu Best Practices, Unterstützung des Product Owners bei Lizenzverhandlungen, Definition von SLAs und beim Lieferantenmanagement - bei Bedarf auch bei IT-Kostenschätzungen

Betreuung bestehender Integrationslösungen, Sicherstellung des Betriebs, Weiterentwicklung von Integrationslösungen und proaktive Fehleranalyse und -behebung, Planung und Implementierung der Migration bestehender Schnittstellen, insbesondere der EDI- und API-basierten Verbindungen, zu einer neuen Integrationsplattform, Verwaltung und Dokumentation von API-Schnittstellen, Pflege einer umfassenden technischen Dokumentation und Erstellung von Leitlinien und Standards für die Dokumentation und Versionierung, Durchführung regelmäßiger Wartungsarbeiten und Updates bestehender Systeme zur Sicherstellung der Unternehmensstandards, Mitwirkung in Projekten und Sicherstellung der Einführung und Optimierung der neuen Integrationsplattform durch fundiertes API- und EDI-Management

Optimierung von Prozessen und Systemen (inkl. Dokumentation von Prozessen und Arbeitsanweisungen), Einarbeitung von neuen Mitarbeitern in die bestehenden Systemlandschaften, System- und Prozessschulungen, Entwicklung und Anpassungen von Trainingsmaterialien, Operative Reports und KPI-Entwicklung (Aufsetzung von grafischen Darstellungen / Dashboards), Abteilungsübergreifende Koordination und Weitergabe von systemseitigen Fehlermeldungen in Richtung IT, Fachliche Anlaufstelle für systembezogene Fragen (Salesforce), Durchführung / Anpassungen von Datenuploads in Salesforce, Sonstige Projektmanagement-Aufgaben