9 Organisationstalent Jobs Remote

Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten wie der Vorbereitung von Dokumenten, Dateneingabe und der Organisation von Unterlagen., Mithilfe im Bewerbungsprozess durch das Schalten von Stellenanzeigen, Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Kandidat*innen., Mitwirkung im Einkauf durch Pflege von Bestellungen, Beständen und Rechnungen., Kommunikation mit Lieferanten und Unterstützung bei der Angebotseinholung., Organisation von Meetings und Events, einschließlich der Vorbereitung von Materialien und Abstimmung von Terminen., Pflege und Aktualisierung interner Datenbanken und Systeme., Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von personalbezogenen Richtlinien, Vorlagen und Dokumentationen.

Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie Termin- und Reiseplanung, Aktualisierung und Pflege des Dokumentenverwaltungssystems, Bearbeitung von vertraulichen Informationen und Dokumenten, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei verschiedenen Projekten z.B. Veranstaltungen, Tagungen

Organisatorische und administrative Unterstützung der technischen Abteilung im Bereich Wohnungsverwaltung, Erstellung und Aufbereitung von Projektunterlagen und Präsentationen, Terminmanagement und Organisation sämtlicher Datenbanken, Postbearbeitung und digital Archivierung von Dokumenten, Selbständige Erstellung von Antwortschreiben, sicherer Umgang mit Excel-Tabellen, Mitarbeit in der Angebotserstellung und eigenständige Rechnungsverfolgung

Erledigung von Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Sprachmittlung, Übersetzungen und Protokollführung von Meetings in Deutsch oder Englisch, Unterstützung bei Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter in den Forschungsgruppen, Organisation von Kolloquien und Gastwissenschaftler Aufenthalten, Organisation wissenschaftlicher Meetings und Vorträge, einschließlich Budgetplanung, Pflege von Datenbanken mit wissenschaftlichen Leistungsdaten, Planung und Organisation von Reisen der Forschenden, sowie Terminmanagement, Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten, Mitarbeit bei der Optimierung von Prozessen

Unterstützung der Bereichsleitung "Technology Transfer" im Projekt- und Tagesgeschäft, z.B. Terminkoordination mit internen und externen Stakeholdern, Erstellung von Präsentationen, Berichten, Analysen und Recherchen, Planung, Koordination und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen sowie Geschäftsreisen für die Bereichsleitung, Selbstständige und zuverlässige Erledigung anfallender organisatorischer sowie administrativer Aufgaben, z.B. Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen, Dokumenten- und Informationsmanagement, z.B. Archivierung und Wiedervorlage

Unterstützung der Geschäftsführung durch administrative, kommunikative und organisatorische Tätigkeiten, Fungieren als Kommunikationsschnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Stakeholdern, Recherchen und inhaltliches Aufbereiten von technischen und kaufmännischen Sachverhalten, Vorbereitung von Entscheidungen/Weisungen/Beschlüssen der Geschäftsführung, Zentrale Schnittstelle zwischen operativem Geschäft und externer Personalabteilung, Übernahme von Aufgaben im Bereich Personal, z.B. On-boarding neuer Kollegen, Vor- und Nachbereiten von Terminen und Besprechungen, Eigenständige Bearbeitung bereichsübergreifender Aufgaben und Projekte, Erarbeiten von Ansprachen und Präsentationsunterlagen für die Geschäftsführung, Erstellung und Pflege von Statistiken und Präsentationen, Planung und Koordination von Terminen und Feierlichkeiten

Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Organisation und Teilnahme von In-house-Schulungen und Abteilungsevents, Vorbereitung von Vorträgen und Präsentationen, Mitwirkung bei der Überwachung der Umsetzung der Vorgaben der Geschäftsführung, Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Kontrolle der angegliederten Gruppen, Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen sowie Steuer- und Überwachungsinstrumenten, Kontrolle der Fristen und Koordination der internen Abläufe, Recherche und Zuarbeit zu projektspezifischen bzw. fachlichen Fragestellungen, Unterstützung der Projektentwicklungsteams, Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für Herausforderungen in der Planung von Vorhaben zur Nutzung regenerativer Energien

selbstständige Organisation der Büro- und Verwaltungstätigkeiten in den beiden Abteilungen, Verwaltung der Haushalts- und Drittmittel in SAP, Vorbereitung und Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Bearbeitung und Vorbereitung von Vertragsangelegenheiten, administrative Betreuung der Finanzmittel, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Abrechnung der Reisekosten, Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen und Bestellungen, eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Schnittstelle zwischen Universitätsverwaltung und Abteilungen

Erster Ansprechpartner für Besucher:innen und Mitarbeitende, Organisatorische Aufgaben wie Verwaltung von Büromaterial und Catering, Unterstützung des CTO bei Assistenzaufgaben wie Kontaktmanagement und Terminplanung, Administrative Unterstützung des HR-Teams in Augsburg, Mitarbeit an Projekten zur Optimierung interner Prozesse

Erweiterung deiner Kenntnisse hinsichtlich aller relevanten Personalprozesse von Vertragsmanagement bis Zeugniserstellung, Unterstützung im Bewerbermanagement (z. B. Ausschreibung von Stellenanzeigen, Koordination von Vorstellungsgesprächen, Bewerberkommunikation etc.), Eigenständige Kommunikation mit unseren Mitarbeitenden bei Fragen, Problemen und Anregungen, Unterstützung bei der operativen Umsetzung der People relevanten Themen entlang des gesamten Employee-Lifecycles in enger Zusammenarbeit mit unseren People Partnern, Durchführung von Analysen zum aktuellen Marktgeschehen und Trends im Recruiting und der Personalentwicklung

Verantwortung für Gestaltung, Formulierung, Prüfung und Schaltung von Stellenausschreibungen, unter Beachtung gesetzlicher wie interner Vorgaben und den besonderen Gepflogenheiten in den Bereichen Wissenschaft, Forschungssupport und Verwaltung, Erfassung, Screening und Bearbeitung eingegangener Bewerbungen (u.a. notwendige Eingangsprüfungen, Zuordnung von geeigneten Assessoren, ggf. Nachforderung von Unterlagen, etc.), Kommunikation mit Bewerber:innen in englischer und deutscher Sprache (u.a. Erstkontakt, Beantwortung von Anfragen, Verfassen von Zu- und Absagen), Kommunikation mit Behörden (z.B. Vorschläge der Arbeitsagentur, Meldung an Arbeitsagentur), Bearbeitung der im Vorfeld der Vertragserstellung notwendigen Schritte (u.a. Sanktionslistenprüfung, Koordination von Einstellungsaufträgen und Tätigkeitsdarstellungen mit den jeweiligen Bedarfsträger:innen, Anforderungen weiterer Unterlagen, Übergabe an die Personalabteilung), Aktive Mitwirkung bei der Gestaltung und abteilungsübergreifend strategischen Weiterentwicklung des Bewerbungsprozesses, Dokumentation der jeweiligen Prozesse / Arbeitsvorgänge, Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen, Moderation der Gespräche, Beratung bei der Personalauswahl, Ordnungsgemäße Dokumentation der Gespräche und Entscheidungen

Erstellung der Protokolle der Teammeetings, Unterstützung der Projektkoordination und Projektleitung bei allgemeinen und projekt-spezifisch-administrativen Aufgaben, Literaturbeschaffung, Recherchen, Erstellen und Bearbeiten von Tabellen und Textdokumenten, Enge Zusammenarbeit mit den Projektmitarbeiter*innen aller Konsortialpartner, Unterstützung bei der Organisation der Abschlusskonferenz

Eigenverantwortliche Abwicklung von Kundenaufträgen (weltweit), vom Bestelleingang bis zur Lieferung (ERP System- proAlpha), Planung des Auftragsmanagements in enger Zusammenarbeit mit den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Engineering und Logistik, Erfassung der Bestellungen im System nach Auftragseingang und -klärung, Prüfung der Verfügbarkeit der Ware und Klärung von Lieferterminen, Ansprechpartner für Kunden im Bestell- und Auftragsbearbeitungsprozess auf nationaler und internationaler Ebene, Lieferterminüberwachung und Versandorganisation, Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung der aktuellen Prozesse im Auftragsmanagement

Führung der Personalakten und Personalkonten, Ausfertigung von Arbeitsverträgen und Bescheinigungen für die Beschäftigten, Erstellen der Personalkostenplanung und Stellenpläne, Erstellen der Personalunterlagen und Weiterleitung an den Personaldienstleister für die Einrichtung der Lohnkonten und Entgeltabrechnungen, Kontrolle der maschinellen Berechnungen und Meldungen an die Krankenkassen, die Zusatzversorgungskasse und das Finanzamt, Steuerung und Unterstützung des Recruiting-Prozesses beginnend bei der Stellenausschreibung bis zum Onboarding der neuen Mitarbeitenden, Mitwirkung bei der Erstellung von Reports, Statistiken und Auswertungen, Ansprechpartner:in für interne und externe Akteure (Beschäftigte, Krankenkassen, Sozialversicherungsträger und Behörden), Erstellen von Haushaltsplänen und Zuwendungsanträgen, Erstellen von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Erstellen des Jahresabschlusses für die Stiftung DZI und die Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung für den Förderverein sowie Begleitung der Jahresabschlussprüfung durch die externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Erstellen von Stellennahmen zu Prüfbescheiden von Zuwendungsgebern und Behörden, Kontrolle der Steuererklärungen und Bescheide des Finanzamts, Liquiditätsüberwachung und Erstellen von Mittelanforderungen, Unterstützung der Buchführung (Prüfung der Eingangsrechnungen und Kontierung, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Rechnungslegung) und Hausverwaltung (Angebotseinholung und Erstellen von Entscheidungsvorlagen), Ansprechpartner:in für interne und externe Akteure (Zuwendungs- und Drittmittelgeber, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Behörden)

Sicherstellung eines einladenden und professionellen Empfangsbereichs, Verantwortung für eine angenehme Welcome- und Feelgood-Atmosphäre, Freundlicher und kompetenter Erstkontakt für Gäste und Besucher, Koordination und Betreuung von Meetings, Terminen und Besuchern, Effiziente und fehlerfreie Bearbeitung von Rechnungen, Verantwortung für das Post- und Paketmanagement, Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Abläufen, Verwaltung und Bestellung von Verbrauchsmaterialien und Bürobedarf, Sicherstellung der Einsatzbereitschaft von IT-Zubehör und Büroressourcen, Qualitätskontrolle sowie proaktive Optimierung interner Abläufe, Planung und Betreuung von internen und externen Veranstaltungen, Organisation von Media Setups für Meetings und Präsentationen, Koordination des Caterings für Events und Meetings