8 Organisationstalent Jobs München

Organisation des Büros (Bestellungen, Büromaterialien, IT Ausstattung, Arbeitskleidung), On- und Offboarding von Mitarbeitenden, Buchung von Hotels für Dienstreisen, Mitorganisation von Firmenfeiern, Unterstützung bei der Telefonzentrale und dem Besucherempfang, Postbearbeitung und Firmengebäudeverwaltung, Fuhrparkmanagement, Rotation durch verschiedene Abteilungen wie Projektmanagement, Personal, Vertrieb und Planung

Kalendermanagement: Planung, Koordination und Überwachung der Termine der Vorstände, Travelmanagement: Organisation von Geschäftsreisen, Buchungen und Reiseplänen, Raumvor- und Nachbereitung: Vorbereitung und Nachbereitung von Konferenzräumen, Kommunikation: Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, Digitale Kollaboration: Organisation von Büroprozessen über M365, Dokumentenmanagement: Verwaltung, Erstellung, Prüfung und Archivierung von Dokumenten, Veranstaltungsorganisation: Planung und Organisation von Veranstaltungen und Events, Unterstützung des Teams: Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Vorbereitung von Präsentationen

Zusammenarbeit mit Projektverantwortlichen bei der Akquise von neuen Projekten, Erstellung von Texten und Grafiken, Rechnungsstellung, organisatorische Aufgaben im Berufsalltag in der Architektur, der Umweltplanung und dem Ingenieurwesen

Als Organisations- und Kommunikationstalent unterstützen Sie unsere Anwälte und Anwältinnen bei der Beratung (inter-)nationaler Mandanten, Hierbei übernehmen Sie vielfältige Aufgaben: von der Kommunikation über die Aktenführung und Dokumentenverwaltung bis hin zur Bearbeitung von Frist- und Eilangelegenheiten, Sie kümmern sich selbständig um die Bearbeitung von Mahnverfahren sowie um Forderungsanmeldungen in Insolvenzverfahren, Sie erstellen Honorarabrechnungen nach dem RVG sowie nach Zeitaufwand und überwachen die Zahlungseingänge, Zuverlässig koordinieren Sie die (Gerichts-)Termine und haben alle Fristen und Wiedervorlagen im Blick, Eigenständig bearbeiten Sie Schriftsätze sowie Verträge und sorgen dafür, dass alle Unterlagen für Besprechungen nicht nur vollständig, sondern auch perfekt aufbereitet sind, Die Planung und Abrechnung von Dienstreisen geht Ihnen leicht von der Hand

erste Ansprechperson für Einrichtungsleitungen, pädagogische Fachkräfte sowie externe Besucher*innen, Unterstützung von aktuell zwei (von fünf) Abteilungsleitungen der Offenen Kinder- und Jugendarbeit im direkten Zuständigkeitsbereich, Übernahme von Sekretariatsaufgaben wie Protokollführung, Telefondienst, Postbearbeitung, reibungsloses Terminmanagement, Korrespondenz, Datenbankpflege, Erstellung von Präsentationen und Statistiken, Abrechnungswesen sowie Ablage, Organisation und Abwicklung von Konferenzen, Tagungen und Projekten inklusive einfacher Bewirtung, Gewährleistung von Informationsfluss zu allen relevanten internen und externen Schnittstellen, Durchführung von Buchungen im hauseigenen Haushaltssystem

Reiseplanung, –buchung und –abrechnung, Korrespondenz mit Dokumentenverwaltung und Ablage, Sie sorgen darüber hinaus für eine reibungslose interne und externe Kommunikation, Erstellung von Präsentationen und Dokumentation, Terminplanung und -organisation, Abwicklung von Bestellvorgängen (SAP), Rechnungsprüfung und – bearbeitung sowie Überwachung von Kosten/Budget, Sie unterstützen unser Team bei der Organisation und Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen, der Vorbereitung und Visualisierung von Workshops (vor Ort und digital), Proaktive Mitarbeit und (projektspezifische) Unterstützung bei den vielfältigen Aufgaben des Bereiches, auch in der Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen

Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung, Vor- und Nachbearbeitung von Veranstaltungen und Sitzungen, Büroorganisation, Bereiche der Personalsachbearbeitung, Buchhaltung und Rechnungsstellung

Entlastung und proaktive Unterstützung der Kundenbetreuung bei ihren tagesspezifischen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Unterstützung der Kolleg:innen im Vertrieb und der Bauleitung, Serviceorientierte Erstbetreuung der Kund:innen am Telefon, Administrative Aufgaben wie die Pflege der Aufträge im System sowie das Erstellen wichtiger Auftrags-Unterlagen (bspw. Projektbericht), Einholen und Bearbeiten von erforderlichen Dokumenten und Informationen von externen Partnern oder Kund:innen, Abwechslungsreiche und abteilungsübergreifende Tätigkeiten im administrativen Bereich, Koordination von Terminen

Beratung von Kunden und Interessenten zu unseren Dienstleistungen im Bereich Cyber Security, Begleitung der Kunden vom ersten Kontakt bis zum abgeschlossenen Projekt und Pflege langfristiger Kundenbeziehungen, Planung und Koordination der zeitlichen Durchführung von Projekten in Zusammenarbeit mit IT-Security Consultants, Sicherstellung des termingerechten und qualitätsgerechten Abschlusses der Projekte zur vollen Kundenzufriedenheit, Erstellung passgenauer Angebote und Abwicklung von Auftragsbestätigungen im CRM/ERP-System, Kontinuierlicher Ausbau des technischen Wissens im Bereich Cyber Security mit Unterstützung der Consultants

Unterstützung des Bereichs in organisatorischen und administrativen Aufgaben, insb. durch die Erstellung juristischer Schriftsätze, Anlage und Verwaltung von Akten und Posteingängen, Fristenverwaltung, Telefonannahme, Vorbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Schulungen – von der Erstellung von Präsentationen, Skripten und Schulungsunterlagen bis hin zur Protokollführung, Beitrag zur Umsetzung der strategischen Ziele des Bereichs, indem Prozesse effizient gestaltet und der Bereich bei der Neuentwicklung von juristischen Dienstleistungen unterstützt

Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von All Company Teamevents, Planung und Organisation der jährlichen RECUP-Workation, Regelmäßige Präsenz im Office zur Unterstützung bei administrativen Aufgaben, Schnittstelle zu Dienstleistern und Koordination von Office-Bestellungen, Koordination von Post und Paketen, Mitgestaltung einer ansprechenden Office-Kultur, Unterstützung des People and Organisation Teams in verschiedenen administrativen Themen und Projekten

First point of contact for employees regarding office-related questions, Ensure a professional and inviting office environment, maintaining cleanliness and order, Handle incoming mail and distribute it to the relevant departments, Manage the procurement of office supplies, equipment, and location-specific materials, including budget control, Oversee contracts with external service providers (cleaning, coffee, water, etc.) and independently order office supplies to ensure smooth daily operations, Coordinate the organization and booking of meeting rooms, Support the planning of company events

Teil des Teams sein und zentraler Ansprechpartner für Kollegen sein, Unmittelbarer Kontakt zu Mandanten, Vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben, Bearbeitung des zentralen Posteingangs der Kanzlei einschließlich Fristenberechnung sowie deren Notierung und Überwachung, Kanzleiweites Management des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA), Erstellung von Kostenrechnungen und -festsetzungen nach RVG sowie die Erstellung von Kostenrechnungen nach Stunden

Du gestaltest das Büro als einen einladenden und angenehmen Ort., Du übernimmst das Office-Management inklusive Bestellungen, Ausstattung und Raumplanung., Du koordinierst externe Dienstleister wie Reinigung, Catering und Backoffice., Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von Team Events, Workshops und Offsites zur Förderung des Teamspirits., Du entwickelst kreative Feelgood-Maßnahmen, um das Wohlbefinden und die Motivation unseres Teams zu steigern., Du unterstützt das People & Culture Team bei Onboarding-Prozessen und internen Initiativen., Du förderst aktiv eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur.

Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Bereich Arbeitssicherheit / HSE, Planung, Koordination und Organisation von Schulungen und Fortbildungen, Erstellung und Verwaltung sicherheitsrelevanter Dokumentationen und Berichte, Überprüfungen der Erste-Hilfe-Einrichtungen, Organisation und Fortbildung der Brandschutz- & Ersthelfer-/innen, Erstellen und Ausarbeiten von Gefährdungsbeurteilungen

Beratung und Entwicklung von Mailingaktionen, Planung, Steuerung und Durchführung von Mailingaktionen sowie kontinuierliche Optimierung der Prozesse, Koordination der Arbeitsabläufe mit externen Partnern (z. B. Druckereien, Lettershops) und Sicherstellung einer termingerechten Ausführung und Versand der Mailings, Enge Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern, um reibungslose Abläufe zu garantieren, Monitoring der Versandprozesse und Durchführung von Qualitätskontrollen zur Sicherstellung der hohen Standards, Erstellung von Kalkulationen zur Entscheidungsfindung hinsichtlich der Durchführung von Mailings, Verantwortung für die Optimierung der Beschaffungskosten und Identifizierung von Einsparpotenzialen

Sicherstellung eines einladenden und professionellen Empfangsbereichs, Verantwortung für eine angenehme Welcome- und Feelgood-Atmosphäre, Freundlicher und kompetenter Erstkontakt für Gäste und Besucher, Koordination und Betreuung von Meetings, Terminen und Besuchern, Effiziente und fehlerfreie Bearbeitung von Rechnungen, Verantwortung für das Post- und Paketmanagement, Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Abläufen, Verwaltung und Bestellung von Verbrauchsmaterialien und Bürobedarf, Sicherstellung der Einsatzbereitschaft von IT-Zubehör und Büroressourcen, Qualitätskontrolle sowie proaktive Optimierung interner Abläufe, Planung und Betreuung von internen und externen Veranstaltungen, Organisation von Media Setups für Meetings und Präsentationen, Koordination des Caterings für Events und Meetings

Steuerung, Konzeption und Vertrieb von kaufmännischen Dienstleistungen, Ansprechpartner für Kunden und Mitarbeiter*innen mit und ohne Einschränkung, Projekt- und Auftragsmanagement: Sicherstellung der Auftragsabwicklung und der Prozesse, Personalplanung, Servicemanagement, Ressourcensteuerung und Effizienzsteigerung, Account Management: Bedarfserfassung, Beratung und Betreuung von Kunden, Angebotsstellung, Preis- und Vertragsverhandlungen, Vertrieb und Neukundengewinnung, Team Lead: Recruiting, Personalplanung, Teamleitung mit fachlicher und disziplinarischer Führung sowie Mitarbeiterbetreuung, Budgetverantwortung inklusive Planung und Steuerung, Rechnungsstellung sowie Verbesserung der Wirtschaftlichkeit und Reporting

Mitwirkung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung des Seminarmanagements sowie der Reiseorganisation, Erstellung und Pflege der Schulungsübersichten und Auswertungen, Abwicklung und Abrechnung der Reisekostenabrechnungen, Beratung der Mitarbeitenden für Fragen zur Reisekostenabrechnung und des Seminarmanagements, Administrative Unterstützung in der Abteilung Personalentwicklung und Personalcontrolling, einschließlich der Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen sowie Mitarbeit an Projekten und Sonderaufgaben, Mitwirkung bei der Umsetzung von Konzepten und Projekten für Auszubildende und Nachwuchstalente