1 Organisationstalent Jobs Leipzig

Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten wie der Vorbereitung von Dokumenten, Dateneingabe und der Organisation von Unterlagen., Mithilfe im Bewerbungsprozess durch das Schalten von Stellenanzeigen, Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Kandidat*innen., Mitwirkung im Einkauf durch Pflege von Bestellungen, Beständen und Rechnungen., Kommunikation mit Lieferanten und Unterstützung bei der Angebotseinholung., Organisation von Meetings und Events, einschließlich der Vorbereitung von Materialien und Abstimmung von Terminen., Pflege und Aktualisierung interner Datenbanken und Systeme., Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von personalbezogenen Richtlinien, Vorlagen und Dokumentationen.

Proaktive Terminplanung, Koordination und Organisation, Bearbeitung und Strukturierung des Posteingangs und proaktive Übernahme von to dos, Unterstützung des CEO in allen täglichen Belangen, Professionelle Externe Kommunikation mit allen nationalen und internationalen Partnern, erste Ansprechperson bei internen Abstimmungsbedarfen mit der Geschäftsführung, selbstständige inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung der Termine und Meetings und deren Agenden, Unterstützung des CEO in allen strategischen und operativen Belangen, offene, wertschätzende Kommunikation im Team und mit Partner:innen

Effiziente Gestaltung der Tagesabläufe des Vorstands sowie der Büroorganisation, Sicherstellung des Informationsflusses zwischen Vorstand und Stabsstellen sowie Vorstand und Externen, Planung und Koordination von Reisen des Vorstands, Fristen- und Terminmanagement, Unterstützung von Organisation und Begleitung der Durchführung von internen und externen Besprechungen sowie von Veranstaltungen des Instituts, Unterstützung des Vorstands in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und ggf. Protokollführung, Inhaltliche Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen, insbesondere für den Technologietransfer und bei der Administration von EU-Projekten, Mitwirkung in Digitalisierungsprojekten und der Optimierung von Arbeitsabläufen, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten, Übernahme von Sonderaufgaben, Vertretung für das Reisekosten- und Veranstaltungsmanagement

Koordination der Eigen- und Kooperationsveranstaltungen des Programms im Bereich des Wissenstransfers (Workshops, Gesprächspodien, Regionalkonferenzen, bundesweite Kongresse u. ä.), Koordination der Veröffentlichungen des Programms im Bereich des Wissenstransfers, Kommunikation mit Kooperationspartnerinnen und -partnern, Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, Referentinnen und Referenten, Ansprechperson für die Evaluations-Agentur, Organisation von Terminen und Zusammenstellung von Materialien, Erstellung von Protokollen zu relevanten Sitzungen, Terminkoordination, Administrative Bearbeitung der Vertrags- und Vergabevorgänge im Bereich des Wissensmanagement