Leitung des HR-Dokumentenmanagements: Verwalten von End-to-End HR-Dokumenten, einschließlich Personalakten, Verträgen und Änderungen, sowie E-Vault in Übereinstimmung mit dem deutschen Arbeitsrecht und den Anforderungen der DSGVO., Optimierung zentraler HR-Prozesse: Steuern und verbessern Sie zentrale HR-Prozesse wie Einstellungsunterlagen, Onboarding, Offboarding, HR-Berichterstattung, Leistungsmanagement, Abwesenheits- und Zeitmanagement durch HRIS, um eine einfache und ansprechende Mitarbeitererfahrung zu gewährleisten und operative Exzellenz zu fördern., Förderung von Automatisierung und KI: Treiben Sie die Automatisierung und Nutzung von KI in unseren internen HR-Prozessen durch HRIS und KI voran., Datenqualität und Compliance: Stellen Sie die Datenqualität und Compliance in HRIS-Plattformen (Workday, PeopleDoc, JIRA) sicher und unterstützen Sie kontinuierliche Systemverbesserungen., HR-Beratung: Dienen Sie als vertrauenswürdiger HR-Berater für Mitarbeiter und Manager, indem Sie Expertenrat zu HR-Richtlinien, -Verfahren und der Anwendung von arbeitsrechtlichen Vorschriften geben., Gestaltung skalierbarer HR-Richtlinien: Entwickeln und implementieren Sie skalierbare HR-Richtlinien und -Prozesse, die mit der Wachstumsstrategie und den Werten von Doctolib übereinstimmen., Internationale Zusammenarbeit: Arbeiten Sie an internationalen HR-Initiativen und funktionsübergreifenden Projekten in Deutsch und Englisch, um eine globale Denkweise mit lokaler Expertise zu fördern.

Als treibende Kraft gestalten Sie unser Recruiting von der Bedarfsanalyse über die Stellenbeschreibung bis hin zur Einstellung, Steuerung des gesamten Prozesses einer bedarfsgerechten (dezentralen) Personalgewinnung und Beratung unserer Führungskräfte, Entwicklung geeigneter Suchstrategien und eines effektiven Employer Brandings (in Zusammenarbeit mit unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit), Gewährleistung eines reibungslosen Bewerbermanagements und einer wertschätzenden Kommunikation mit Bewerber*innen, Reporting recruitingrelevanter Kennzahlen und Ableitung und Umsetzung von Handlungsstrategien

Beratung und Unterstützung bei der Anforderungsanalyse und Einführung neuer Lösungen im SAP HR (HCM) Umfeld, Betreuung und Weiterentwicklung der SAP HR-Systemlandschaft (Lifecycle Management), 2nd und 3rd Level Support, Erstellung von Schulungsunterlagen und Anwenderdokumentationen sowie Schulung der Anwender, Unterstützung des Risikomanagements bei der Risikobewertung von IT-Systemen

Koordination und Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM), Beratung und Unterstützung von Mitarbeitenden und Führungskräften, Erstellung von individuellen Eingliederungsplänen, Zusammenarbeit mit externen Partnern und Institutionen, Dokumentation und Reporting der BEM-Fälle

Personalbetreuung von A bis Z, Mitwirkung bei der Entwicklung und Umsetzung von Personalprojekten und Übernahme von themenübergreifenden Projekten (z.B. Personalmarketing, Personalentwicklung, Digitalisierung, Prozessentwicklung), Mitgestaltung der vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen der Klinikleitung und dem Betriebsrat, Eigenverantwortliche Erstellung von Arbeitsverträgen, Betriebsratsanhörungen, Vertragsänderungen sowie Umsetzung von personellen Einzelmaßnahmen wie Ein- und Austritten, Verantwortung des gesamten Rekrutierungsprozesses

Unterstützung bei der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Mitarbeit bei der Sichtung von Bewerbungen und Vorauswahl von Kandidaten, Teilnahme an Vorstellungsgesprächen und Auswahlverfahren, Mitarbeit bei der Planung und Durchführung von Weiterbildungsmaßnahmen, Analyse von Schulungsbedarfen und Entwicklung von Trainingskonzepten, Unterstützung im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung, inkl. der Pflege von Zeit- und Urlaubsdaten, Teilnahme an Mitarbeitergesprächen und Hilfe bei der Konfliktlösung, eigenständige Erarbeitung kleinerer Projekte, z. B. die Einführung neuer HR-Software oder die Implementierung von Mitarbeiterbefragungen

Bearbeitung administrativer Aufgaben der operativen Personalarbeit, Termingerechte Durchführung der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung unter Berücksichtigung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Anforderungen, Unterstützung der Mitarbeiter in sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Fragestellungen, Unterstützung bei Fragen bzgl. der Zusammenarbeit und Korrespondenz mit Behörden, Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern sowie Versicherungen, Erstellung von Statistiken und Auswertungen im Rahmen des Personalcontrollings, Bearbeitung des Melde- und Bescheinigungswesen und die Erstellung von personalrelevanten Statistiken, Anlage, Verwaltung und Pflege der Personalstammdaten, Planung, Umsetzung und Begleitung von strategischen Personal­projekten im Bereich Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung von HR-Prozessen

Fachliche, organisatorische und disziplinarische Leitung des gesamten Dezernats, Begleitung von herausgehobenen und komplexen Personalmaßnahmen, Vertretung des Arbeitgebers, Mitwirkung an den administrativen Strukturen und den strategischen Prozessen im Themenbereich Personal und Recht, Weiterentwicklung des Dezernats als zentrale Serviceeinheit der Hochschule, Gestaltung und Optimierung des operativen Geschäfts, Entwicklung neuer Konzepte und Ideen im Bereich Personal, Personalentwicklung und Arbeitgeberattraktivität, Gesamtverantwortung für die strategische Ausrichtung des Dezernats, Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit des Bereichs, Fokus auf Prozessoptimierung und Digitalisierungsprojekte, Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Kanzler, den Partnerdezernaten, den dezentralen Organisationseinheiten und Gremien der Hochschule, den Personalräten sowie den Beschäftigten

eigenständig alle Tätigkeiten zur Vorbereitung und Durchführung sämtlicher personaladministrativer Aufgaben im Rahmen der Personalbetreuung von Eintritt bis zum Austritt (ohne Entgeltabrechnung), das Erstellen von Arbeits- und Änderungsverträgen sowie Zusatzvereinbarungen, den Einrichtungsleitungen unterstützend zur Seite stehen und benötigte Unterlagen und Formulare zur Verfügung stellen

Ansprechpartner:in für Bewerber:innen, Durchführung von Interviews und Erstellung von qualifizierten Feedbacks, Ganzheitliche Betreuung der Bewerber:innen vom Erstkontakt bis zur Einstellung, Erstellung von Verträgen und Begleitung von Mitarbeiter:innen beim Onboarding-Prozess, Analyse und Auswahl passender Recruiting-Kanäle zur Gestaltung zielgruppenspezifischer Sourcing-Strategien und Stellenanzeigen, Active Sourcing im Social Media Bereich zur Direktansprache von Bewerber:innen, Perfekte Inszenierung der Benefits und Umsetzung von Trends zur Mitarbeitergewinnung, Ableitung von Empfehlungen für Maßnahmen im entsprechenden Fachbereich

Betreuung und Abwicklung des Fahrradleasings in Zusammenarbeit mit Jobrad, Mitarbeit bei der Klärung allgemeiner rechtlicher und personeller Fragestellungen, Mitarbeit bei Sonderaufgaben, Projekten und der Gestaltung von Prozessen

Beratung von Management, Fachbereichen und Verantwortungsträger/innen in allen standortspezifischen Rechtsangelegenheiten, Ansprechpartner/in am Standort für arbeitsrechtliche sowie allgemein juristische Fragestellungen für Sachverhalte, Umsetzung von Unternehmensrecht (z.B. CorporateGovernance, Compliance, Risk-Management, Umsetzung Konzernrichtlinien, Handels- und Gesellschaftsrechts, Aufsichtsrat der Gesellschaft), Interessensvertretung des Standortes bei (arbeits-) rechtlichen Sachverhalten vor Gerichten, Behörden sowie Verbänden, Rechtliche Bearbeitung von Themen in den Bereichen Compliance, Arbeitsschutz- und Umweltschutz, Werk- und Dienstverträge, Zeitarbeit, Fremdfirmen etc., Führen von Personalgesprächen

Führung von Vorstellungs- und Personalgesprächen sowie Vertragsverhandlungen, Implementierung und Umsetzung von Maßnahmen zur MA-Bindung, Personalbedarfsplanung und Mitarbeiterführung, Verantwortung und Ergebnissicherung der Kostenstellen/ Budgetverantwortung, Kommunikation mit Kund*innen, deren Angehörigen und externen Partner*innen

Führung von Vorstellungs- und Personalgesprächen sowie Vertragsverhandlungen, Implementierung und Umsetzung von Maßnahmen zur MA-Bindung, Personalbedarfsplanung und Mitarbeiterführung, Verantwortung und Ergebnissicherung der Kostenstellen/ Budgetverantwortung, Kommunikation mit Kund*innen, deren Angehörigen und externen Partner*innen

Selbstständige Erstellung der Gehaltsabrechnung für einen definierten Mitarbeiterkreis unter Berücksichtigung der steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen, Bearbeitung der gesamten Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt, Erfassung, Anlage und Verwaltung von Personalstammdaten, Vertragserstellung, Zeugniserstellung etc., Korrespondenz mit Krankenkassen, Ämtern und Behörden, Abwicklung des Melde- und Bescheinigungswesen, Eigenständige Bearbeitung von Projekten

Assistenz im Bewerbungsmanagement (Gestaltung von Stellenanzeigen, Kandidatenkommunikation etc.), Assistenz unseres Zentralen Bildungsmanagements (Planung von Seminarveranstaltungen, Personalentwicklungs-Maßnahmen u.v.m.), Mitarbeit in Projekten (z.B. Optimierung/Einführung neuer Prozesse), Gelegenheit zur selbständigen Mitarbeit

Unterstützung bei Stellenausschreibungen und im Bewerbermanagement, Erstellung einfacher Arbeitsverträge, Mitarbeit bei verschiedenen Aufgaben des operativen Tagesgeschäftes der Personalabteilung

Mitarbeit im Bewerbermanagement, vor allem die Pflege des HR-Managementsystems, Unterstützung bei anstehenden Projekten im HR-Bereich, z.B. Planung Mitarbeiterevents, Einführung und Weiterentwicklung neuer Tools, Karrieremessen, etc., Übernahme von operativen Aufgaben in den verschiedenen HR-Bereichen, z.B. Personalentwicklung, Zeiterfassung, Arbeitnehmerüberlassung, etc., Mitwirkung bei Maßnahmen für das Personalmarketing

Unterstützung des arbeitsrechtlichen Fallmanagements im Tagesgeschäft (z. B. Aufklärung der Sachverhalte, Vorbereitung der Ladungen und Maßnahmen), Teilnahme an Besprechungen, Personalgesprächen und Anhörungen sowie Protokollführung, Unterstützung in Angelegenheiten des individuellen und kollektiven Arbeitsrechts, Recherche zu relevanten Rechtsthemen und Rechtsprechung

Leitung und Führung des Personalteams sowie verantwortliche Steuerung, Koordination, Entwicklung und strategische Ausrichtung aller Personalthemen und -prozesse, Unterstützung und Beratung der Geschäftsführung, Klinikleitung und Führungskräfte bei der strategischen Personal- und Einsatzplanung, Steuerung, Koordination und Sicherstellung der umfassenden Betreuung aller Mitarbeiter*innen sowie Umsetzung aller vertraglichen, tariflichen & arbeitsrechtlichen Prozesse, Weiterentwicklung und Umsetzung einer systematischen, standortübergreifenden Personalentwicklung inkl. Koordination von Aus-, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, Weiterentwicklung und Umsetzung des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) sowie Schaffung und Erhaltung gesunder und sicherer Arbeitsbedingungen, Beratung der Geschäftsführung und Klinikleitung bei strukturellen Veränderungen der Organisationsstruktur sowie Begleiten von Führungskräften bei der Umsetzung von Organisationsveränderungen, Aktives Vorantreiben von Veränderungsprozessen sowie Leitung von oder Mitwirken an strategischen und operativen Projekten z.B. Digitalisierung der Personalprozesse (Einführung REXX), Mitwirken bei der Einführung unseres neuen Krankenhausinformationssystems (KIS)