45 Chief of Staff Jobs

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Unterstützung des Teams der Geschäftsstelle und der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten und der Kommunikation, Verantwortung für internes Wissensmanagement und Prozesse, Erste Ansprechperson für Mitglieder und administrative Betreuung, Selbstständige Organisation von Vorstandssitzungen, Planung und Umsetzung von Mitgliederinternen Konferenzen und Sommerfest, Unterstützung der Geschäftsführung bei Reiseplanungen, Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie Präsentationen, Unterstützung bei Personalmanagement und vorbereitender Buchführung, Möglichkeit zur Einbringung bei der Betreuung von Communities of Practice

Be a sparring partner for C-levels in business operations and strategy topics and set and execute strategic initiatives, company priorities, and investor reporting, Support and coordinate investors and fundraising efforts, managing timelines, preparing materials, and steering the process alongside Co-Founders and investors, Accelerate organizational development and company growth from internal reporting and operating models to team structures and decision-making processes, Prepare strategic materials to support board presentations, investor updates, executive presentations, and internal communication initiatives that align and inspire, Develop dashboards and reports to track performance metrics and identify key data insights from different departments to provide actionable recommendations, Optimize internal workflows and decision-making frameworks to increase efficiency and scalability, Manage and execute high-impact, cross-functional initiatives working closely with top management to ensure alignment, clarity, and velocity across teams, Identify bottlenecks in company processes and work to resolve them proactively in alignment with company goals, Execute a diverse range of priorities and problems, managing critical projects and key initiatives end to end

Lead and execute high-impact, cross-functional initiatives—from scaling international partnerships to shaping policy, driving commercial excellence, and unlocking new revenue opportunities, Support and supercharge fundraising efforts—own timelines, prep materials, and steer the process alongside the CEO and investors, Drive global expansion—identify new markets, coordinate rollouts, and ensure Klim is ready to scale across borders, Accelerate organizational development—design and refine how we work, from operating models to team structures, Own the rhythm of the CEO office—manage priorities, streamline decision-making, and keep the leadership team focused on what matters most, Prepare strategic materials that move the needle—from board presentations to investor updates to internal narratives that align and inspire, Be the glue across functions—connect dots, surface blind spots, and build systems that ensure alignment, clarity, and velocity

Zusammenarbeit mit dem CEO an unternehmenskritischen Projekten, Unterstützung des CEOs bei täglichen Herausforderungen, Strategie- und Finanzplanung mit dem Top Leadership Team, Vorbereitung von Präsentationen für Shareholder, Analyse strategischer Fragen, Durchführung von Markt- und Wettbewerbsanalysen, Unterstützung bei M&A-Aktivitäten

Strategic Partnership: Act as a trusted advisor to the CEO, structuring priorities, providing data-driven insights, and translating strategic goals into actionable plans., Project Leadership: Oversee company-wide commercial projects from inception to completion, ensuring timely delivery, resource allocation, and alignment with business objectives., Cross-Departmental Project Coordination: Facilitate collaboration across teams by organising interdepartmental meetings, aligning goals, and resolving challenges to maintain operational momentum., Strategy Development: Assist in formulating and executing business strategies by analysing market trends, identifying growth opportunities, and monitoring progress against company goals.Operational Optimisation: Identify inefficiencies, implement process improvements, and drive operational excellence to enhance productivity.

Unterstützung der Leitung des Vorstandsstabs bei strategischen und operativen Aufgaben, Erstellung von Präsentationen, Berichten, fundierten Analysen und Entscheidungsvorlagen für den Vorstand und Aufsichtsrat, Koordination und Überwachung von Projekten und Sonderaufgaben, Schnittstellenfunktion im Beteiligungsmanagement, insbesondere die Abstimmung und Koordination mit Tochtergesellschaften, Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit internen sowie externen Stakeholdern, Unterstützung im Auslagerungsmanagement, einschließlich der Überwachung von Outsourcing-Prozessen

Administrative, organisatorische und strategische Aufgaben im Tagesgeschäft verantwortungsvoll steuern, Terminmanagement, E-Mail Korrespondenz und Reiseorganisation der Geschäftsführung übernehmen, Identifikation und Priorisierung von Aufgaben, um Prozesse effizient zu gestalten und die Geschäftsführung optimal zu entlasten, Fundierte inhaltliche Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen, wie Geschäftsführungssitzungen, Aufsichtsratssitzungen oder Management Meetings, Erarbeitung und Analyse von relevanten Informationen und Konzeption der Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Adressatengerechte (vor- oder nachbereitende) Ausarbeitung von Präsentationen, Vorträgen, und Publikationen

Unterstützung des Bereichsleiters bei der Umsetzung strategischer Projekte durch Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Erstellung von Auswertungen, Reports und Dashboards zur Unterstützung der Entscheidungsprozesse, Mitwirkung an der Koordination bereichsübergreifender Projekte, Dokumentation der Zielerreichung und Überwachung der Termine, Koordination der internen und externen Kommunikation des Bereichsleiters und Erstellung von Präsentationen, Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Mitarbeitenden zur effektiven Zielerreichung, Etablierung und Pflege eines Netzwerks mit Entscheidungsträgern und strategischen Partnern

Unterstützung des COOs in strategischen und operativen Themen, Koordination interner und externer Termine, Vorbereitung von Präsentationen (PowerPoint & Co.), Eigenständige Übernahme von Projektaufgaben auf nationaler und internationaler Ebene, Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Effiziente Ablageorganisation, Überwachung von Fristen und Prioritäten

Kommunikation & Stakeholdermanagement: Strukturierung von Netzwerken, Management der Korrespondenz, Unterstützung bei Recherchen und der Erstellung von Dokumenten und Präsentationen, Administrative Unterstützung: Erstellung und Verwaltung von Berichten, Präsentationen und Protokollen, Pflege relevanter Datenbanken, Unterstützung bei Bewerbungsverfahren, Reiseorganisation: Planung und Buchung von Reisen, Unterkünften und Transfers, Abrechnung in Kooperation mit dem Office Management, Kalendermanagement: Organisation und Verwaltung der Termine des Geschäftsführers inklusive Vor- und Nachbereitung von Meetings (Briefings, Tagesordnungen, Protokolle), Event- & Sitzungsorganisation: Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Koordination von Vorstands- und Strategiemeetings, Vertrauliche Aufgaben: Bearbeitung sensibler Informationen mit höchster Diskretion, Zusammenarbeit mit dem Chief of Staff: Unterstützung bei strategischen Projekten und Abstimmung innerhalb der Organisation

Entwicklung und Umsetzung von Marketingstrategien zur Außendarstellung des Unternehmens, Etablierung und Koordination eines effizienten Beschwerdemanagements, Koordination des Bereichs Social Media & Kommunikation, Pflege der Website in Zusammenarbeit mit unserer Agentur, Erstellung und Koordination von Werbeanzeigen und Werbemittel bestellen, Projektmanagement, Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen, Koordination von Vorstandsaufgaben und Überwachung des Jahreskalenders in Stellvertretung, Unternehmensorganisation und IT Support Überwachung in Stellvertretung

vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ, Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle, Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen, Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften, Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen, Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung, selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug, vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen, Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle

Unterstützung des Geschäftsführers bei strategischen Fragestellungen der Unternehmensführung., Unterstützung des kaufmännischen Leiters bei strategischen Fragestellungen der Finanzplanung und des Controllings., Koordination von Entscheidungsprozessen und Vor- und Nachbereitung verschiedener Entscheidungsgremien., Erstellung von Präsentationen, Analysen und Berichten., Vorbereitung von Unterlagen für Präsentationen inkl. Vorausplanung anhand der Zieltermine., Enge Zusammenarbeit mit allen Führungskräften des Unternehmens., Begleitung und Mitwirkung an anspruchsvollen Projekten und Sonderaufgaben., Monitoring der Projekte des CEO und CFO und Verantwortung für die Verfolgung wesentlicher Meilensteine., Teilnahme an abteilungsübergreifenden Projekten (Leitung, Koordination, Begleitung, Nachverfolgung, Monitoring) und Förderung der Zusammenarbeit der verschiedenen Teams.

Rollenkonformer Auftritt und Kommunikation in alle Richtungen, auch mit ranghohen Vertreter:innen von Behörden und Unternehmen, Terminplanung und Organisation z.B. von Aufsichtsratssitzungen, Workshops und Großveranstaltungen, Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung, Priorisierung und Bearbeitung des Postfachs der Geschäftsführung und Folgeaufgaben, Eigenständige Verantwortung der Archivierung und des Wiedervorlage-Systems

Du unterstützt die beiden Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Aufgaben, Du übernimmst eigenverantwortlich das gesamte Büromanagement, insbesondere die Terminplanung, interne und externe Korrespondenz sowie die digitale Dokumentation für die Geschäftsführung, Du unterstützt die Geschäftsführung bei Sonderthemen, Du planst und organisierst Geschäftsreisen, gefolgt von einer präzisen Abwicklung der Reisekostenabrechnung sowie zugehöriges Kalendermanagement, Du erstellst und entwickelst wichtige Dokumente und Präsentationsunterlagen und übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Du bist die erste Anlaufstelle für Fragen und Anliegen der Mitarbeiter, agierst als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden und übernimmst als zentrale Schnittstelle im Unternehmen die Verantwortung für die effektive Kommunikation sowohl mit internen Mitarbeitenden als auch externen Geschäftspartnern, Du übernimmst das Lektorat von Texten für die interne und externe Kommunikation.

Leitung der Verwaltung mit den Teams Finanz/Controlling, Buchhaltung, Personal, Einkauf, Auftragsbearbeitung, IT, Verantwortung und Mitwirkung bei Finanzthemen, z. B. Quartals- und Jahresabschlüsse, Statistiken, Planungen, Ansprechpartner für externe Partner, z. B. Banken, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Marketing-Studio, Versicherungen, ERP-Provider, Unterstützung des internen und externen Marketings/Vertriebs, Reporting an die Geschäftsführung

Koordination und Organisation von internen Projekten sowie Prozessen rund um das Thema Bildung, Allgemeine administrative und operative Tätigkeiten, Recherche sowie Erarbeitung von Lösungsvorschlägen, Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Analysen, Ansprechpartner:in für externe sowie interne Anspruchsgruppen, Umfassende Korrespondenz und Verwaltung des Schriftverkehrs auch in englischer Sprache

Recherche und Analyse von Daten und Informationen, Erstellung von Konzepten und Präsentationen, Proaktive Professionalisierung und Optimierung von Geschäftsabläufen und Prozessen, Planung von Terminen und Reisen, Organisation und ggf. Moderation von Besprechungen

Führungsverantwortung für die Mitarbeitenden unter aktiver Gestaltung von Veränderungsprozessen, Entwicklung von digitalen Lösungen zur Effizienzsteigerung und Implementierung einer HR-Softwarelösung zur Verbesserung der Mitarbeitendenerfahrung, Prozessoptimierung: Analyse und Neugestaltung der Personalprozesse, mit der Option einer langfristigen Erweiterung auf andere Unternehmensbereiche, Beratung und Begleitung von Führungskräften und Teams bei der Weiterentwicklung der Organisation, insbesondere im Hinblick auf die Förderung einer agilen und flexiblen Unternehmenskultur, Eigenverantwortliche Leitung von bereichsübergreifenden Projekten zur Digitalisierung und organisatorischen Weiterentwicklung, Enge Zusammenarbeit mit der Vorstandsebene bei der Formulierung und Umsetzung von Digitalisierungsstrategien im Einklang mit den Unternehmenszielen.

Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats der Geschäftsführung, Projekt- und themenbezogene Übernahme von Mitverantwortung, Telefon- und Postbearbeitung, Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und internen Abläufen, Selbstständige Korrespondenzbearbeitung und nach Anweisung, Vorarbeit, Protokollierung und Nacharbeit von Terminen sowie Nachhalten der Festlegungen, Rechnungsprüfung und -freigabe, Organisation von Veranstaltungen sowie Reisen

Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, Erstellung von fundierten Analysen, detaillierte Statistiken und ansprechende Präsentationen, organisierte und strukturierte Terminvor- und -nachbereitung, aktive Mitarbeit an Sonderprojekten, Einbringen von frischen Ideen zur kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe