Office Management / Verwaltungsfachkraft (m/w/d/)

Festanstellung, Voll- oder Teilzeit · DR - Geschäftsstelle - Berlin

38.000 - 42.000 € pro Jahr

Das sind wir...

Die Drachenreiter gGmbH ist ein freier Träger der Kinder- und Jugendhilfe in Berlin. Wir begleiten Kinder, Jugendliche und Familien mit Herz und Fachlichkeit – in Kitas, ambulanter Einzelfallhilfe, Betreuungsangeboten und bald auch in der stationären Jugendhilfe.
Unsere Geschäftsstelle ist das organisatorische Herzstück – und genau hier kommst du ins Spiel.

Das ist die Stelle...

Du hast den Überblick – und ein gutes Gespür für Menschen.

Als Office Manager:in mit Teamverantwortung bist du bei uns genau dort, wo alles zusammenläuft. Du sorgst dafür, dass im Büroalltag nichts untergeht, alle das finden, was sie brauchen – und das Team sich aufeinander verlassen kann.

Klingt nach viel? Ist es manchmal auch. Aber du machst das mit links, weil du organisiert bist, den Laden gern am Laufen hältst und auch in trubeligen Momenten den Kopf oben behältst. Du merkst schnell, wenn irgendwo etwas hakt – und findest pragmatische Lösungen, die wirklich funktionieren.

Du führst unser Verwaltungsteam nicht mit harter Hand, sondern mit einem offenen Ohr, klarer Kommunikation und einem sicheren Gespür dafür, was gebraucht wird. Dabei bringst du nicht nur Struktur in Abläufe, sondern auch frischen Wind in unsere Prozesse – und entwickelst gemeinsam mit uns weiter, was wir besser machen können.

Wenn du Lust auf ein Team hast, in dem man sich auf Augenhöhe begegnet, miteinander lacht und anpackt, dann sag einfach Hallo – wir freuen uns auf dich.

für die mitzubringen ist...

Eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büro, Verwaltung oder Organisation – oder vergleichbare Berufserfahrung
Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Leitung oder Koordination eines Teams, idealerweise im Office- oder Verwaltungsbereich
Sicherer Umgang mit digitalen Tools – z. B. Outlook, Excel, MS Teams, Planner & Co.
Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und ein gutes Auge für Details
Du arbeitest lösungsorientiert und mit Blick fürs Ganze – die Verwaltung ist für dich kein Selbstzweck, sondern ein aktiver Beitrag zur Qualität und Stabilität unserer pädagogischen Arbeit
Serviceorientierung und Wirtschaftlichkeit gehören für dich zusammen: Du hast im Blick, was gebraucht wird – und wie es effizient umgesetzt werden kann
Führungskompetenz mit Klarheit und Herz – Du stärkst dein Team, behältst den Überblick und gibst Orientierung – auf eine Art, die Vertrauen schafft.
Freundliche, verbindliche Kommunikation und ein offener, teamorientierter Umgang
Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Gespür dafür, wo es hakt
Lust, Strukturen im Verwaltungsteam zu gestalten, zu pflegen und weiterzuentwickeln

Das sind die Aufgaben...

Büroorganisation & Tagesgeschäft

Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen
Posteingang/-ausgang, Korrespondenz & Ablage
Kopier- und Scanaufgaben
Koordination von Rückmeldungen und Aufträgen
Bearbeitung administrativer Aufgaben mit MS365, insbesondere mit Outlook, Word, Excel, Teams und Planner
Materialbestellungen & Lagerverwaltung sowie Recherche und Angebotsvergleiche
Terminplanung & Raumorganisation
On- & Offboardings von Mitarbeitenden
Digitale Dokumentenverwaltung und Ablage
Vertragsmanagement der Versicherungen, Wartungsverträge und Dienstleisterverträgen

Buchhaltung

Vorbereitende Buchhaltung
Rechnungslegung
Kassenbuchführung
Controlling der Trägerabrechnung
Pflege und Organisation von Verwaltungsdaten in Tools wie: Leandoo, ISBJ,

Teamleitung & Strukturaufbau

Fachliche Führung und Entwicklung des Verwaltungsteams
Teambuilding, Feedback, Tageskoordination
Schnittstelle zu Geschäftsführung, Leitungen & externen Partner:innen
Weiterentwicklung der internen Verwaltungsprozesse und Strukturen
Verfassen internen Leitfäden
Mitwirken an Optimierungen von weiteren Tools wie DocuSign, Personio, MS365, Windata, Agenda

...und das bieten wir

Flache Hierarchien und ein hilfsbereites, sympathisches Team
Strukturierte Einarbeitung & offene Kommunikation auf Augenhöhe
30 Urlaubstage – mit steigender Anzahl je nach Betriebszugehörigkeit
Zuschuss zum Job-Ticket
Betriebliche Altersvorsorge zur Absicherung deiner Zukunft
Corporate Benefits für Shopping, Freizeit & mehr
Suppe für alle – jeden Freitag!
An deinem Geburtstag arbeitest du nur einen halben Tag, der Rest gehört dir.
Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Bewerben? Geht bei uns so:

Bewerbung an: bewerbung@drachenreiter.berlin.
Oder nutze ganz einfach den „Jetzt bewerben“-Button & sende uns deine Bewerbungsunterlagen zu.
Rückfragen?
Fachlich: Roman Tannhäuser, Assistenz der Geschäftsführung
assistenz_GF@drachenreiter.berlin
Zum Bewerbungsprozess: Leyli Petruk, Recruiting Manager
recruiting@drachenreiter.berlin

Arbeitsort:
Drachenreiter gGmbH · Geschäftsstelle · Langhansstr. 97 · 13086 Berlin-Weißensee

Wir stehen für Vielfalt, Offenheit und eine gleichstellungsfördernde Unternehmenskultur. Diversität bedeutet für uns mehr als die gerechte Teilhabe an Führungspositionen – sie lebt in gleichen Zugangs- und Entwicklungschancen, gegenseitigem Respekt und einer wertschätzenden Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität bzw. Orientierung. Besonders ermutigen wir Menschen mit Migrationsgeschichte, People of Colour sowie Menschen mit Schwerbehinderung (oder ihnen Gleichgestellte), sich zu bewerben. Letztere werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt – gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

Vorstellungsgespräche sind bei uns auch telefonisch oder digital möglich – wir freuen uns auf dich!
Denn für uns zählen Potenzial und Persönlichkeit.