Teamassistenz*in / Office Manager*in (m/w/d)

Wir sind eine Ingenieurgesellschaft mit derzeit 130 Mitarbeitern in den Tätigkeitsfeldern Gebäudetechnik, Anlagenbau, Infrastruktur und Energieconsulting. Unsere Standorte sind in Berlin, Frankfurt am Main, Greifswald, Düsseldorf, Gießen und Eisenhüttenstadt.

Für unser Büro auf dem innovativen EUREF-Campus in Berlin suchen wir in unbefristeter Festanstellung eine/n:

Teamassistenz / Office Manager / (m/w/d)

(Vollzeit 40 Std. / Teilzeit möglich min.30 Std.)

Dich erwartet ein Team, welches du bei den unterschiedlichsten Aufgaben (organisatorisch, administrativ, projektspezifisch) unterstützen kannst.

Was uns wichtig ist

Wir legen hohen Wert auf den Teamzusammenhalt, soziale Interaktion und interne Kommunikation. Gemeinsame Mittagessen und regelmäßige Team-Events gehören zu unserem Alltag. Unsere Entscheidungswege sind kurz und die Hierarchien flach. Eigene Meinungen, Ideen und Vorschläge werden gern gesehen, wertgeschätzt und gefördert. Wir sind bunt gemischt und freuen uns über Bewerbungen von Menschen jeglichen Alters, geschlechtlicher Identität, Schwerbehinderung, sexueller Orientierung, ethnisch-kulturellen Hintergrunds.

Ein vielseitiges Aufgabengebiet erwartet Dich:

• Selbstständiges Office Management mit starkem Blick auf Digitalisierung
• Beauftragen und Überwachen von Instandhaltungsmaßnahmen innerhalb der Büroräume, d.h. Einholen und Gegenüberstellen von Angeboten
• Eigenständiges Aufsetzen und Durchführen von kleinen Organisationsprojekten, z.B. Reorganisation der Archive, Inventarisierung von Büromöbeln
• Erstellen und Aufbereiten von Informationen zu Organisationsthemen und Verfassen von Büroregeln
• Einkauf von Büromaterialien, Büromöbeln und Dienstleistungen
• Strukturieren und Dokumentieren von Prozessen (Entscheidungsvorlagen erstellen, Kosten verfolgen, Ablagestrukturen aufbauen) und allgemeine administrative Aufgaben
• Aktive Unterstützung unseres Teams im operativen Tagesgeschäft sowie im Bereich Social Media
• Erstellung von Präsentationen im Angebots- und Akquiseprozess, Angebotskalkulation nach HOAI (bringen wir Dir auch gerne bei)
• Je nachdem in welchem Bereich du dich einbringen kannst: Unterstützung in den Bereichen Datenpflege, Rechnungswesen, Mahnwesen, Personalwesen

Deine Qualifikation:

• Gerne erste Berufserfahrung im Bereich Office Management oder Assistenz
• Sicherer Umgang mit MS-Office insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicheres und freundliches Auftreten mit Spaß an interner und externer Kommunikation
• Belastbarkeit und Flexibilität sowie Durchsetzungsvermögen
• Strukturierte Arbeitsweise, verantwortungsbewusst und zuverlässig

Das bieten wir:

• Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre in einem kleinen motivierten Team mit Du-Kultur
• Professionelle Arbeitsbedingungen in einem modernen Bürogebäude auf dem EUREF-Campus, einem neuen Stadtquartier der Zukunft mit innovativen Unternehmen
• Einen zukunftssicheren Job in unbefristeter Festanstellung, 30 Urlaubstage und eine leistungsgerechte Bezahlung
• Kostenfreie Getränke (Kaffee/Tee/Wasser/Saft)
• Zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder auch für eine gute Work-Life-Balance ist bei uns ein Arbeiten in Teilzeit möglich
• Zuschuss für JobRad und Deutschlandticket
• Firmenevents
• Sport- und Freizeitgruppen

Du bist interessiert?

Bei uns ist Recruiting noch Chefsache! Schick uns deine Bewerbung in deutscher Sprache per E-Mail an die unten aufgeführte Adresse. Bitte lass uns deinen frühestmöglichen Eintrittstermin bzw. deine Kündigungsfrist und deine Gehaltsvorstellungen wissen.

Gerne kannst du uns auf diesem Weg auch schon Fragen schicken. Mehr Infos findest du auf unserer Website www.bls-energieplan.de oder auf LinkedIn.