Teamassistenz (m/w/d)

An der Deutschen Universität für Verwaltungswissenschaften (DUV) Speyer ist baldmöglichst eine Stelle als

Teamassistenz im Rektorat (m/w/d)

zu besetzen.

Wir bieten eine abwechslungsreiche, interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung in einem guten Team in Vollzeit. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Auf die Stelle findet der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) Anwendung. Die Bezahlung erfolgt nach Entgeltgruppe (EG) 6 bzw. 8 TV-L. Die Neueinstellung erfolgt in der EG 6 mit der Möglichkeit eines Aufstiegs nach EG 8 nach einer entsprechenden Bewährung; Bewerberinnen und Bewerber, die bereits in der EG 8 bei einem öffentlichen Arbeitgeber eingruppiert sind, können mit dieser Entgeltgruppe übernommen werden.

Aufgrund der Vielfalt der Aufgaben innerhalb des Rektorats, dem an der DUV Speyer auch das Prüfungsamt angegliedert ist, gibt es für die dortige Teamassistenz eine große Anzahl verschiedener interessanter Tätigkeiten. In den unterschiedlichen Aufgabenbereichen ist die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber weitgehend selbständig für die zu erledigenden Aufgaben verantwortlich.

Das Aufgabenportfolio umfasst unter anderem für das Rektorat:

• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben im Büro der Universitätsleitung,
• Stellvertretung der Büroleitung,
• Unterstützung bei Büroorganisation und Koordination der Arbeitsabläufe der Büroleitung,
• Überwachung von Lehrdeputaten,
• Dienstreisemanagement des Rektors,
• Unterstützung bei den Repräsentationsaufgaben des Rektors sowie
• Mitarbeit bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Gremiensitzungen sowie bei der Umsetzung dort getroffener Beschlüsse.

Für das Prüfungsamt fallen unter anderem folgende Aufgaben an:

• Erstansprechpartnerin oder -partner für Studierende und Dozierende in Prüfungsfragen,
• Prüfung von Unterlagen, Informationsweiterleitung, Fristenüberwachung in Prüfungsverfahren mit Kontrolle, Bearbeitung und Weiterleitung von Postein- und -ausgängen,
• Unterstützung in der Abwicklung von prüfungsrechtlichen Anfragen und Verfahren sowie
• Vorbereitung von Schriftsätzen an Gerichte und Bescheide einschließlich zugehöriger Dokumente und Aktenvermerke nebst erforderlicher Außenkorrespondenz.

Die DUV Speyer ist derzeit in der Umstrukturierung der Leitungsstruktur auf dem Weg hin zur Einführung einer Kanzler-/innenstelle. Die hier ausgeschriebene Stelle als Assistenz soll nach Besetzung insbesondere den/die Kanzler/in unterstützen, so dass dann auch eine Umstrukturierung der Aufgaben und Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Aufbau und der Organisation der Kanzler/innen-Stelle erfolgen kann. Hierbei ist die Übertragung selbständiger und eigenverantwortlicher Sachbearbeitungen und Projektbetreuungen in Abstimmung mit dem Rektorat vorgesehen.

Ihre Qualifikation:

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Angestelltenlehrgang I oder eine abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise als Justiz- bzw. Rechtsanwaltsfachangestellte/r, im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise mehrjährige Berufserfahrung.

Ihr Profil:

• Gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift,
• gute Kenntnisse in den üblichen Office-Programmen,
• Bereitschaft, sich in die Anwendung eines Campus-Management-Systems einzuarbeiten,
• Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit, inklusive Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit in den Abendstunden oder an Wochenenden im Rahmen von Universitätsveranstaltungen,
• sicheres Auftreten mit guter Team- und Kooperationsfähigkeit,
• gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeit,
• Fähigkeit zu selbstständigem und lösungsorientiertem Arbeiten sowie
• nach Möglichkeit gute Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aus Gründen der Personalentwicklung und Umstrukturierung sind an der DUV Speyer hausinterne Umsetzungen möglich. Von den Bewerberinnen und Bewerbern wird daher die Bereitschaft erwartet, sich flexibel in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten.

Schwerbehinderte werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.