Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*inbaito Pro Job

Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in in Vollzeit im Institut für Elektronische Struktur Dynamik und für den Rückbau des BER II

Kennziffer: PS 2024/11

• Sind Sie gern Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administrationund beraten zu administrativen Prozessen?
• Sind Sie gern das „Herz“ der Abteilung und erste Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden und Gäste aus aller Welt zu sein?
• Sind Sie ein Organisationstalent und verstehen sich darin, Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen?

Als Teamassistenz werden Sie ein zentrales Mitglied unseres internationalen Teams. Sie unterstützen die Forschenden bei ihrer Arbeit, gestalten die administrativen Abläufe des Instituts und seines Personals, koordinieren unsere Vorgänge innerhalb des HZB und mit externen Institutionen und betreuen unsere nationalen und internationalen Gäste und Kooperationen.

Zusätzlich unterstützen Sie den Institutsleiter in seiner Aufgabe als Verantwortlicher für den Rückbau des Forschungsreaktors BER II. Sie koordinieren die Zusammenarbeit der am Rückbau beteiligten Abteilungen des HZB und betreuen die Kommunikation mit den zuständigen Landes- und Bundesbehörden und Ministerien.

Bei uns erwartet Sie eine vielseitige Tätigkeit in einem familienfreundlichen Arbeitsumfeld – wir freuen uns auf Sie!

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen unsere Mitarbeitenden in allen administrativen Angelegenheiten
• Sie sind zuständig für die Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Einladungen, Berichte, Postverteilung, Ablage interner Vorgänge, Mithilfe bei der Organisation von Konferenzen und Sommerschulen und die Pflege unserer Internetseiten
• Sie planen, buchen und rechnen Dienstreisen ab
• Sie bearbeiten interne administrative Vorgänge, z.B. Anfragen, Bestellungen und Statistiken
• Sie kommunizieren mit internen und externen Geschäftspartner*innen
• Sie betreuen unsere Gäste und Kooperationspartner

Ihr Profil

• Erfahrung in der Organisation eines Sekretariats mit internationalem Umfeld
• sehr gute schriftliche und verbale Kommunikationsfähigkeit
• sehr gute Englischkenntnis in Sprache und Schrift
• EDV-Kenntnisse (MS Office, Internet, Datenbanken)
• kaufmännische Kenntnisse
• selbständige Arbeitsweise, Engagement, Zuverlässigkeit und Motivation

Unser Angebot

• Chance, gemeinsam mit internationalen Spitzenforscher\*innen Beitrag zur Entwicklung neuartiger Materialien und technologischer Lösungen für klimaneutrale Zukunft zu leisten
• Engagement für Diversität und Nachhaltigkeit durch inklusive Arbeitsumgebung,
• Förderung von Diversitätssensibilität sowie Umsetzung nachhaltiger und klimaneutraler Maßnahmen
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Fortbildungsangebote
• attraktive Vergütung durch Bezahlung nach TVöD Bund
• 30 Tage Urlaub/Jahr
• umfangreiche Zusatzleistungen, wie betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum Deutschlandticket Job sowie
• Betriebssportangebote
• gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch Beratungsangebote zu Familie und Beruf und flexiblen
• Arbeitszeitmodellen: Gleitzeit, Teilzeit, hybrides Arbeiten
• und ein Team, das sich auf Dich freut!

Der Arbeitsvertrag ist unbefristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).

Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis 10.11.2024. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns auf anderen Wegen (z.B. per E-Mail oder Post) erreichen, leider nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen.