15 days ago
Full-time
Junior
Mid Level
20.09.24
#grundsatzforschung#physik#teilchenbeschleuniger
Teamassistenz (d/m/w)
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Intro
Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit.
Tasks
- Bearbeitung, Dokumentation und Priorisierung von ein- und ausgehender Post sowie E-Mails
- Beantwortung von Emails und Telefon für Abteilung allg. und Abteilungsleitung
- Betreuung des Archivs
- Allg. Prozessbetreuung für die Abteilung (z.B. Bonitätsprüfungen, Rechnungen prüfen, Unterschriften einholen etc.)
- Organisation der Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter (z.B. Beantragung Account und Emailverteiler, Hardware-Bestellung, etc.)
- Reiseorganisation
- Terminkoordination und -Pflege intern/extern
- Besprechungs-/Tagungs- und Schulungsorganisation
- Organisation des Bürobedarfs für EKM
- Koordination von Besprechungen und sonstigen Terminen (inkl. Gästeempfang und -Bewirtung sowie Verwaltung der Räumlichkeiten)
- Fremdfirmen auf Zugangsberechtigung prüfen und freigeben
- Einkaufslaufwerk administrieren und organisieren nach Vorgaben der Abteilungsleitung bzw. auf Nachfrage der einzelnen Gruppenleitungen
- Erstellung von kleineren Bestellungen in SAP MM auf Basis Bedarfsanforderungen und Angeboten aus den Fachabteilungen
- Überwachung von Auftragsbestätigungen / Lieferterminen
- Ergreifen von Maßnahmen bei Termin- und Preisabweichungen.
Requirements
- Abgeschlossene (idealerweise kaufmännische) Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (v.a. Word, Outlook und PowerPoint)
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Arbeitssorgfalt, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Schnelle Auffassungsgabe, Organisationstalent, Kommunikationsgeschick
- Hohe Leistungsbereitschaft, Gewissenhaftigkeit, Service- und Teamorientierung.
Benefits
- Vielseitige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit
- Überdurchschnittlich gut ausgestatteter Arbeitsplatz
- Teamarbeit und Wille zur Weiterbildung
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Mobiles Arbeiten
- Angebote im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Betriebliche Sozialberatungsangebote
- Persönliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote
- Job-Ticket
- Leistungen zur Rentenzusatzversorgung
- Zusätzliche Betriebliche Freizeit
- Betriebssportverein „Schnelle Ionen“.
15 days ago
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