Teamassistent*in für die Abteilung »Präzisionsoptische Komponenten und Systeme« (m/w/d)
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Intro
Das Fraunhofer-Institut für Angewandte Optik und Feinmechanik IOF in Jena sucht eine*n Teamassistent*in für die Abteilung »Präzisionsoptische Komponenten und Systeme«. Die Stelle umfasst die Unterstützung der Abteilungsleitung und Mitarbeitenden in administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie die Koordination von verschiedenen Prozessen und Veranstaltungen. Der Arbeitsplatz bietet abwechslungsreiche Tätigkeiten, persönliche und fachliche Weiterentwicklung, flexible Arbeitszeiten und Zusatzleistungen. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden und die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Die Anstellung ist zunächst auf 2 Jahre befristet.
Tasks
- Führung des Abteilungsleitungssekretariats, Terminmanagement und Reiseorganisation
- Koordination der Kapazitätsplanung und Anlegen von Vorgängen im SAP-System
- Unterstützung der Projektleitungen im Projektcontrolling und bei der Personaleinsatzplanung
- Koordination der abteilungsbezogenen Öffentlichkeitsarbeit
- Durchführung interner Onboarding-Prozesse
- Koordination und Organisation von Abteilungsveranstaltungen und Projektmeetings
- Führung der Korrespondenz zu Angeboten, Zwischen- und Abschlussdokumenten (Deutsch und Englisch)
Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Versierter Umgang mit SAP und den etablierten MS-Office-Programmen
- Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Sicheres und freundliches Auftreten
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Leistungsfähigkeit und Agilität
Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeiten an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz
- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung
- Mitarbeit in einem kollegialen und aufgeschlossenen internationalen Team
- Sorgfältige Einarbeitung
- Work-Life-Balance dank flexibler Arbeitszeiten, 30 Tagen Jahresurlaub, mobilem Arbeiten und familienfreundlichen Angeboten
- Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, Jobticket und attraktive Rabatte bei namhaften Herstellern und Marken
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